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Déclaration sociale nominative : une nouvelle étape est franchie

Publié le par dans Rémunération.

Depuis le 19 novembre, la DSN peut remplacer de nouvelles déclarations telles que le bordereau récapitulatif des cotisations et contributions sociales. La procédure à suivre pour faire une DSN a aussi été précisée. Autant d’éléments qui vont permettre à davantage d’entreprises de franchir le cap de ce changement obligatoire. Attention, la mise en place de la DSN étant longue, s’y préparer à l’avance semble indispensable.

La déclaration sociale nominative (DSN) doit remplacer la plupart des déclarations périodiques liées à la paie. Elle entre en vigueur :
• au 1er avril 2015 pour les entreprises qui dépassent un certain montant de contributions et cotisations sociales en 2013 (voir notre article « Déclaration sociale nominative : nouveau calendrier ») ;
• au 1er janvier 2016 pour les autres.

Cependant, il est déjà possible à titre facultatif de recourir à la DSN. Plus de 800 entreprises ont déjà franchi le cap et 100.000 ont déclaré qu’elles allaient le faire d’ici début 2015.

L’avantage de cette période expérimentale étant de permettre aux entreprises de bénéficier d’une phase test pour se préparer à cette nouvelle obligation. Sans oublier que la mise en place de la DSN peut prendre plusieurs mois, selon la taille et les spécificités des entreprises, ce qui incite largement à ne pas s’y prendre au dernier moment.

Nous vous proposons de télécharger un dossier chronologique de toute l’actualité liée à la DSN :

Déclaration sociale nominative : étendue de l’expérimentation

Il est d’ores et déjà possible de recourir à la DSN dans le cadre d’une phase test. Pour cela, il faut disposer d’un logiciel de paie adapté pour effectuer une DSN. 60 éditeurs de paie se sont déjà engagés à permettre la DSN.

Il faut également normalement intégrer la totalité de ses salariés à ce dispositif ou tout du moins limiter les cas d’exclusion. Autre condition : ne pas pratiquer un décalage de paie trop important et être en métropole.

  • La DSN remplace pour le moment les déclarations suivantes :
  • la radiation d’un salarié auprès des organismes gérant les contrats groupes complémentaires ou supplémentaires tels que la mutuelle, ou la prévoyance ;
  • la déclaration mensuelle de mouvement de main d’œuvre pour les entreprises d’au moins 50 salariés ou les enquêtes mensuelles de mouvements de main d’œuvre pour celles d’un effectif moindre ;
  • les attestations de salaire pour le versement des IJSS (remplacement après l’envoi de la 3e DSN), y compris dorénavant en cas d’AT-MP ;
  • l’attestation employeur destinée à Pôle emploi.

Depuis le 19 novembre, la DSN remplace aussi :

  • la déclaration unifiée de cotisations sociales (DUCS) ;
  • le bordereau récapitulatif des cotisations et contributions sociales (BRC) ;
  • le tableau récapitulatif (TR) utilisé pour la régularisation des cotisations sociales de l’année civile ;
  • le relevé mensuel des contrats de travail temporaire.
   
D’autres déclarations seront peu à peu intégrées au champ de la DSN : la déclaration d’emploi des travailleurs handicapés (DOETH), la DADS, etc.

En pratique, toutes ces nouvelles déclarations se situent dans une phase dite 2. Les entreprises qui commencent la DSN ne sont pas obligées de passer, de suite, par cette phase 2 mais peuvent d’abord n’effectuer que les déclarations de la phase 1.

Déclaration sociale nominative : précisions sur la procédure

Vous devez transmettre à l’URSSAF la DSN tous les mois : pour chacun des salariés, vous devez déclarer les événements survenus au cours du mois.
La DSN comporte ainsi des données qui permettent d’identifier l’employeur, le salarié, les caractéristiques de l’emploi, les rémunérations versées, ainsi que les cotisations qui y sont attachées.

La DSN est effectuée par un échange de données informatisées.
Lorsque l’URSSAF reçoit les DSN dématérialisées, elle délivre à l’employeur un certificat de conformité pour chaque déclaration. Sinon elle l’informe des anomalies ou données manquantes.

   
Ce certificat n’empêche pas l’URSSAF, ni les salariés de demander la rectification de données inexactes ou incomplètes dans la prochaine DSN.

Déclaration sociale nominative : délai de transmission

Lorsque le contrat prend fin ou qu’il y a un arrêt de travail pour maladie, congé maternité, adoption, paternité et accueil de l’enfant (sauf subrogation de l’employeur), cet événement doit être déclaré dans un délai de 5 jours ouvrés.

Par exception certains événements n’ont pas à être transmis dans ce délai mais en même temps que la DSN relative au mois au cours duquel l’événement est intervenu. C’est le cas notamment pour :

  • les arrêts de travail pour lesquels aucune retenue sur salaire n’a eu lieu au cours du mois où l’arrêt a débuté ;
  • les fins de contrats de missions, de CDD saisonniers ou d’usage (sauf si le salarié demande le respect du délai de 5 jours).
Le fait de ne pas faire de DSN dans les délais, d’omettre des salariés devant y figurer ou de mentionner des rémunérations inexactes entraîne une pénalité fixée à 7,50 euros par salarié. Le total des pénalités ne peut excéder 750 euros par bordereau ou déclaration. Si la déclaration est effectuée par un autre moyen que la DSN, la pénalité est égale au tiers de cette pénalité (soit 2,50 euros).

Pour connaitre plus en détail la DSN, inscrivez-vous à notre « Formation établir et gérer la déclaration sociale nominative ».

Anne-Lise Castell

Décret n° 2014–1371 du 17 novembre 2014 relatif à la déclaration sociale nominative, Jo du 18

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