Déclarations à effectuer, documents à remettre… : pour ne rien oublier lors de l’embauche

Les déclarations auprès des organismes sociaux

La déclaration unique d’embauche à l’URSSAF

La déclaration unique d’embauche (DUE) facilite vos démarches administratives : en une seule déclaration, vous remplissez sept formalités.

Elle regroupe en effet :

• la déclaration préalable à l’embauche (DPAE) ;
• le cas échéant, la déclaration de première embauche dans un établissement ;
• la demande d’immatriculation du salarié au régime général de la Sécurité sociale (s’il n’est pas déjà immatriculé, c’est-à-dire s’il s’agit de son premier emploi) ;
• la demande d’affiliation au régime d’assurance chômage (pour la première embauche) ;
• la demande d’adhésion à un service de santé au travail ;
• la déclaration d’embauche du salarié auprès du service de santé au travail en vue de la visite médicale obligatoire ;
• la liste des salariés embauchés pour le pré-établissement de la déclaration annuelle des données sociales (DADS) sur support papier.

Et vous permet :

• d’ouvrir tous les droits sociaux de votre salarié et de le couvrir en cas d’accident du travail ;
• de bénéficier de tous vos droits à exonérations éventuelles de cotisations.

Vous transmettez votre DUE à l’URSSAF dont dépend l’établissement qui embauche le salarié. La transmission peut s’effectuer en plusieurs fois, vous avez la possibilité de la compléter si vous n’avez pas toutes les informations.

Certaines des sept formalités de la DUE doivent être remises dans des délais limités. C’est notamment le cas de la DPAE, qui doit être transmise avant l’embauche.

Nous vous conseillons donc de communiquer la DUE au plus tôt dans les 8 jours précédant l’embauche et au plus tard :

• le dernier jour ouvrable précédant l’embauche, le cachet de la poste faisant foi, de préférence par lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR) ;
• dans les instants qui précédent la prise de fonctions, par fax ou Internet.

Pour plus de sécurité, vous pouvez remplir votre DUE sur les sites www.due.fr ou www.net-entreprises.fr.

L’URSSAF vous adresse un accusé de réception de votre DUE, comportant un volet détachable à remettre au salarié.

Notez-le : en absence de déclaration unique d’embauche, vous pouvez être condamné au paiement :

• des sommes correspondant aux contributions sociales et leurs majorations de retard ;
• de sanctions pénales ;
• d’une amende pour travail dissimulé.

La déclaration à la caisse des congés payés

Tout salarié embauché dans votre entreprise, même s’il est le premier et quel que soit sa qualification et son contrat, doit être déclaré à la Caisse des congés payés. Celle-ci vous fera parvenir une « carte d’identification professionnelle » nominative pour le salarié déclaré. A la réception de cette carte, vous devrez coller la photo du salarié et lui remettre la carte.

L’affiliation à une caisse de retraite complémentaire

Tout salarié embauché doit légalement être affilié :

• auprès d’une institution ARCCO (tous les salariés, cadres et non cadres)
• auprès d’une institution AGIRC (les seuls cadres).

En pratique, aucune démarche particulière ne doit être effectuée au moment de l’embauche : le nouveau salarié, quel que soient la nature et la durée de son contrat, doit simplement être signalé au moment des déclarations sociales (DADS et DUCS).


Les formalités internes

L’inscription sur le registre unique du personnel

Quel que soit le nombre de salariés de votre entreprise, vous devez tenir à jour un registre unique du personnel (RUP), dans lequel doivent figurer, dans l’ordre d’embauchage, tous les salariés occupés par votre établissement, y compris les travailleurs à domicile et les intérimaires.

Ce registre contient des mentions obligatoires qui doivent être conservées pendant 5 ans à compter de la date du départ des salariés (démission, licenciement, etc.). Nous vous conseillons toutefois de les conserver au-delà de ce délai de 5 ans.

Dans le RUP, vous inscrivez :

• les nom, prénom, nationalité, date de naissance et sexe de chaque salarié ;
• son emploi, sa qualification, la date d’entrée dans l’établissement ;
• pour les travailleurs étrangers, le type et le numéro d’ordre valant autorisation de travail.

Vous devez également y préciser le type de contrat : apprentissage, contrat à durée déterminée, travailleur temporaire, travailleur mis à disposition par un groupement d’employeurs, etc.

La visite médicale d’embauche

Votre nouveau salarié doit effectuer une visite médicale avant sa prise de fonctions ou, au plus tard, avant la fin de sa période d’essai.

Notez-le : pour les salariés soumis à une surveillance médicale spéciale, la visite médicale s’effectue impérativement avant la prise de fonctions. Sont notamment concernés les salariés affectés à certains travaux comportant des risques spéciaux, les salariés handicapés, les femmes enceintes, les jeunes de moins de 18 ans, etc.

Pour plus de précisions sur la visite médicale d’embauche, vous pouvez consulter un extrait de notre ouvrage « Formulaire Social BTP commenté »


Les documents à remettre au salarié

Vous remettez au nouveau salarié :

• un document écrit reprenant les informations contenues dans la déclaration préalable d’embauche (DPAE) et mentionnant l’identité de l’URSSAF destinataire de la déclaration ;
• le volet détachable de l’accusé de réception adressé par l’URSSAF suite à la déclaration unique d’embauche.

Vous êtes dispensé de ces formalités si le contrat de travail comporte l’identification de l’URSSAF et qu’il rappelle au salarié qu’il dispose d’un droit de consultation et de rectification des données informatisées le concernant.

N’oubliez pas également de l’informer de la convention collective applicable dans l’entreprise (et où il peut la consulter) et de lui remettre les documentations relatives à l’épargne salariale (livret d’épargne salarial) et aux garanties de prévoyance (complémentaire maladie),les éventuelles chartes (respect de l’environnement, sécurité, informatique, etc.), et autres documents qui existent au sein de votre entreprise (livret d’accueil par exemple).
De plus, si l’effectif de votre entreprise est de 20 salariés ou plus, vous devrez lui remettre une copie du règlement intérieur.

Notez-le : dans certains cas particuliers d’embauche (mineurs de moins de 16 ans, étrangers), des formalités supplémentaires peuvent vous être demandées.