Déclarer les mouvements de personnel à la Caisse congés

Signaler l’embauche de tout salarié

Le recrutement d’un nouveau salarié doit être signalé à la caisse de congés-intempéries.

Ce signalement doit permettre à ses services de disposer des informations nécessaires pour créer le dossier de la personne embauchée et, lui délivrer sa carte d’identification professionnelle.

Les déclarations des salariés nouvellement embauchés permettent en outre de mettre à jour la déclaration nominative annuelle (DNA) de l’entreprise, et donc, d’accélérer le traitement des congés et le remboursement des arrêts intempéries éventuels.

Pour plus d’informations sur la DNa, vous pouvez consulter notre article Mode d’emploi de la déclaration nominative annuelle (DNA).

Toute nouvelle embauche peut être signalée à la Caisse directement sur son site, à partir de votre espace personnel, dans la rubrique « Déclarations ». Ceci vous dispense de retourner les imprimés papier à la Caisse.

Vous pouvez également adresser à ses services, la fiche de mouvement de personnel (téléchargeable sur le site de la caisse) ou, à défaut, envoyer la déclaration préalable à l’embauche (DPAE) du nouvel embauché, en y joignant son RIB, annoté de son numéro de Sécurité sociale.

Nous vous proposons de télécharger gratuitement la fiche de mouvement de personnel :

Fiche de mouvement de personnel(pdf | 3p. | 988Ko)

Télécharger gratuitement

En pratique, cette déclaration vise à communiquer à la Caisse des informations deux types d’informations sur la personne recrutée :

• Informations générales : nom, prénom, adresse, téléphone, mail, date et lieu de naissance ;
• informations d’ordre professionnel : le code métier et la qualification du salarié, le cas échéant, sa qualité de tâcheron, son horaire de travail et son taux horaire, ainsi que sa date d’entrée dans l’entreprise, son ancienneté dans la profession et la caisse de retraite dont il dépend (PRO BTP ou tout autre caisse).

Informer la Caisse de tout départ

Dès lors qu’un salarié quitte l’entreprise, vous devez lui remettre au moment de son départ, un certificat bleu (en double exemplaire), lui permettant de justifier de ses droits à congé envers la Caisse. Pour obtenir ce certificat, vous devez obligatoirement faire une déclaration nominative pour chaque salarié « sortant ».

Vous pouvez pour cela, soit, déclarer directement le départ du salarié sur le site de la caisse, dans votre espace personnel (rubrique déclarations), soit, adresser à la Caisse une fiche de mouvement de personnel.

Vous devez indiquer sur ce document : les nom, prénom et numéro de Sécurité sociale du salarié, la date et la cause de son départ de l’entreprise, ainsi que les éléments de décompte (temps, salaires), pour la période comprise entre le 1er avril (ou la date de prise d’effet du contrat si elle est postérieure), et la date de sortie des effectifs.

A défaut, il est possible d’utiliser la déclaration nominative débauché (DND) jointe à la déclaration de salaires. Quelles que soient les modalités de déclaration choisies, vous devez porter les salariés sortis sur la déclaration de salaires correspondante.

A la réception de votre déclaration de débauche, la Caisse éditera le certificat-de congés dont le volet bleu doit être transmis au salarié (pour un paiement des congés à partir du mois de mai suivant la date du départ de l’entreprise).

Pour plus d’informations sur la déclaration de mouvement de personnel, les Editions Tissot vous conseillent leur publication Gérer le personnel du BTP.

Florence Labbé