Droit du travail & RH

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Déclarer les mouvements de personnel à la Caisse congés intempéries

Publié le par dans Embauche BTP.

Embauche de personnels, départs volontaires, fin de CDD, rupture de CDI : autant d’évènements à signaler à la Caisse, afin d’actualiser au plus vite le traitement des droits de vos salariés. Quelles sont les déclarations à effectuer ? Par quels moyens et dans quel délai ? Explications.

Une photographie du personnel au 31 mars

Comme chaque année, vous allez recevoir de la Caisse, courant mars, la Déclaration Nominative Annuelle (DNA), à lui retourner avant la fin du mois d’avril 2013.

Les éléments portés sur ce document concernent la période d’emploi de chaque salarié au cours de l’exercice de référence : soit du 1er avril 2012 au 31 mars 2013.

Par exemple, pour un ouvrier engagé le 22 mai de l’année précédente, du 22/05/2012 au 31/03/2013. Pour un départ de l’entreprise le 23 janvier de l’année en cours du 01/04/2012 au 23/01/2013. Et pour une embauche le 22 mai et un départ le 23 janvier, du 22/05/2012 au 23/01/2013.

Les informations portées sur la DNA donnent à la Caisse une photographie des entrées et sorties de personnels dans l’entreprise au cours de la période de référence. Cet état doit toutefois être actualisé par une déclaration systématique de tous les mouvements intervenant dans l’entreprise, dans l’intervalle de chaque DNA.

Actualisée par la déclaration de tout nouvel arrivant

L’accueil d’un nouveau salarié doit être systématiquement porté à la connaissance de la caisse dans les plus brefs délais. Ceci afin de permettre l’édition d’une carte d’identification BTP au nom de l’intéressé et de déclencher l’ouverture de ses droits à congés.

   
Cette déclaration permet aussi de mettre à jour la DNA de l’entreprise, et donc, d’accélérer le traitement des congés et, le remboursement des arrêts pour cause d’intempéries.

Toute nouvelle embauche peut être signalée en créant vous-même le nouveau salarié sur le site Internet de la Caisse, dans votre espace personnel. A réception de ces informations, ses services créeront un dossier à son nom ou, noteront son appartenance à l’entreprise et vous adresserons une carte d’identification BTP au nom du salarié.

Cette déclaration peut être aussi effectuée via la fiche de mouvement de personnel proposée en téléchargement sur le site de chaque caisse.

   
N’oubliez pas d’y joindre un relevé d’identité bancaire (RIB) au nom du salarié ou en compte joint.

Ce document regroupe toutes les informations nécessaires à l’enregistrement du nouveau salarié. Des renseignements d’ordre général (nom, prénom, adresse, téléphone, mail, date et lieu de naissance), mais aussi professionnel : code métier et qualification du salarié (préciser s’il y a lieu sa qualité de tâcheron), date d’entrée dans l’entreprise, ancienneté dans la profession, horaire de travail et taux horaire. Indiquez également s’il cotise à Pôle emploi et quelle est la caisse de retraite dont il dépend (PRO BTP ou autre caisse).

A défaut, vous pouvez envoyer à la Caisse au fur et à mesure, la copie de la déclaration préalable à l’embauche de chaque nouvel embauché, en y joignant son RIB ou celui du compte joint, annoté de son numéro de Sécurité sociale.  
Et le signalement de tout salarié sorti

Toute sortie d’un salarié doit être signalée à la Caisse au plus tôt, quel que soit le motif de son départ (démission, fin de contrat, licenciement, retraite, décès, etc.). Comme pour les embauches, cette déclaration peut être effectuée en ligne ou, au moyen de la fiche de mouvement de personnel.

Fiche de mouvement de personnel  
(pdf | 3 p. | 513 Ko)

Vous devez y indiquer : les nom, prénom et numéro de Sécurité sociale du salarié, la date et le motif de son départ, ainsi que les éléments de décompte (temps, salaires), pour la période comprise entre le 1er avril (ou la date de prise d’effet du contrat, si postérieure), et sa date de sortie des effectifs.

A défaut, retournez au fur et à mesure des départs, la déclaration nominative débauché (DND), jointe à la déclaration de salaires.

Vous devez par ailleurs demander à votre caisse de vous adresser un formulaire « Demande de certificat pour salarié sorti » à lui retourner. A réception, ses services éditeront un certificat de congés à remettre au salarié lors de son départ, pour une validation de ses droits à partir du mois de mai suivant la date de son départ.

La Caisse ne règle en effet les congés par anticipation que dans les seuls cas de décès, de départ en retraite, de licenciement pour inaptitude, de départ définitif à l’étranger ou de reprise des études ou création d’entreprise.

Si le salarié a perçu des indemnités de chômage intempéries pendant l’année civile en cours, délivrez-lui enfin lors de son départ un certificat indiquant le nombre d’heures et les périodes pendant lesquelles il a bénéficié de cette indemnisation.

   
N’oubliez pas de récupérer la carte d’identification professionnelle du salarié et retournez-la à votre Caisse congés/intempéries.

Pour en savoir plus sur les autres formalités qui s’imposent à vous en cas d’embauche de personnel, les Editions Tissot vous proposent leur documentation « Social Bâtiment ».

Florence Labbé

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