Droit du travail & RH

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Déduire la TVA sur les dépenses engagées au profit des salariés

Publié le par dans Fiscalité des entreprises.

Qu’elles soient payées directement par votre entreprise, ou prises en charge par le biais de remboursements en faveur des salariés, certaines dépenses peuvent ouvrir droit à une déduction de la TVA. Cette déductibilité qui varie selon la nature des frais n’est toutefois possible qu’à certaines conditions.

Frais de restauration et d’hôtel

La TVA sur les frais de restaurant réglés par votre entreprise au bénéfice de ses salariés, ouvre droit à déduction uniquement si ces frais sont nécessaires à l’exploitation.

En pratique, cette déductibilité s’applique aux seules dépenses de représentation, c’est-à-dire aux repas d’affaires organisés avec les partenaires de l’entreprise (clients, fournisseurs, architectes…)

Ces frais en règle générale sont présumés être engagés dans l’intérêt de l’entreprise.

Pour pouvoir récupérer la TVA sur ces frais, votre entreprise doit disposer d’une facture valable et originale à son nom. Une souche TVA ne suffit pas.

Dès lors que les dépenses engagées au bénéfice de salariés ont pour seule finalité d’octroyer un avantage aux intéressés, la TVA sur leurs factures personnelles de restaurant ne peut être admise en déduction, y compris pour des frais exposés lors d’un déplacement de longue durée sur un site éloigné du domicile des intéressés.

En pratique, la preuve de l’engagement de frais par les salariés dans l’intérêt de l’entreprise, pourra être rapportée si la finalité du déplacement a pour but par exemple, l’acquisition d’un nouveau contrat de travaux, la prospection de clientèle, le règlement de litiges commerciaux…

Même si ces dépenses sont engagées dans l’intérêt de l’activité, votre entreprise ne peut en revanche déduire la TVA appliquée sur les frais d’hôtel ou d’hébergement temporaire engagés pour loger ses salariés lors d’un déplacement professionnel, de courte ou de longue durée, notamment en grand déplacement.

   
Cette limitation ne concerne pas les dépenses de logement engagées pour le personnel de sécurité ou de gardiennage d’un chantier ou des locaux de l’entreprise.

Frais de transport et de carburant

La TVA sur les frais de transport (avion, train, taxi, location de voiture) engagés par vos salariés à l’occasion de déplacements professionnels n’est en principe pas déductible. Pour les carburants, il en va de même pour l’essence (super avec ou sans plomb) qui n’ouvre pas droit à déduction de la TVA.
 
Pour le gazole et le superéthanol E85, la déductibilité de la TVA dépend du type de véhicule utilisé. Elle est ainsi récupérable à hauteur de 80 % pour les véhicules de tourisme et de 100 %, s’il s’agit d’un véhicule utilitaire.

La TVA sur le GPL (gaz de pétrole liquéfié) et le GNV (gaz naturel véhicules) est enfin intégralement déductible, quel que soit le type de véhicule (VP ou VU).

   
Cette déduction n’est possible qu’à la condition d’affecter ce carburant aux seuls besoins de l’exploitation. En cas d’utilisation privative d’une voiture particulière, cette déduction ne peut s’appliquer.


 

Frais de péage, de parking et de stationnement

La TVA sur les frais de péage est récupérable, quelle que soit la manière dont sont engagés les frais (abonnement ou passage ponctuel). Pour avoir valeur de facture, le ticket remis lors du passage doit comporter le taux et le montant de la TVA. Pour les abonnements, la délivrance d’une facture comportant toutes les mentions obligatoires est requise pour ouvrir droit à la déduction de la TVA.

   
Au dos de chaque reçu, vous devez impérativement porter la dénomination sociale de votre société, son adresse, le numéro d’immatriculation du véhicule et l’objet du déplacement effectué par les salariés.


En revanche, la TVA acquittée lors de déplacements professionnels des salariés pour stationner dans un parking public ou privé n’est déductible que s’il s’agit d’un véhicule utilitaire. Elle ne peut en revanche être récupérée, s’il s’agit d’un véhicule particulier (VP).

Dans tous les cas où la récupération de la TVA est admise, les conditions suivantes doivent être impérativement respectées :

  • les dépenses doivent être engagées dans l’intérêt de l’entreprise, et pour les besoins d’opérations ouvrant droit à déduction de la TVA ;
  • les factures justifiant des dépenses engagées doivent comporter toutes les mentions obligatoires requises (CGI, annexe II, art. 242 nonies A).

Vous trouverez plus d’informations sur cette possibilité dans l’ouvrage « Comptabilité, fiscalité et paie pour les entreprises du BTP ».

Florence Labbé

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