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Départ du salarié : rédaction et mise à disposition de son certificat de travail

Publié le par dans Rupture du contrat de travail BTP.

Le certificat de travail permet au salarié qui quitte définitivement l’entreprise de prouver qu’il est libre de tout engagement. Mis à sa disposition à la fin de son contrat de travail, il comporte certaines mentions obligatoires. Voici les clés pour bien rédiger le certificat de travail.

Le certificat de travail permet au salarié de prouver qu’il est libre de tout engagement et de postuler ainsi auprès d’un autre employeur. Il lui permet également de faire valoir ses droits auprès de Pôle emploi.

Lorsqu’un salarié quitte définitivement l’entreprise, vous devez tenir à sa disposition son certificat de travail sous peine de sanctions financières (amende, dommages et intérêts).

Informez le salarié, par écrit, que son certificat de travail est à sa disposition au siège de votre entreprise ou dans votre établissement. Vous disposerez ainsi d’une preuve en cas de litige.

Attention, ne confondez pas ce certificat de travail avec le certificat remis au salarié pour lui permettre de justifier ses droits auprès de la Caisse des congés payés du BTP.

Rédaction du certificat de travail

Aucune forme spéciale n’est exigée, mais il est recommandé d’établir ce certificat de travail sur un papier à en-tête de l’établissement.

Certificat de travail : mentions obligatoires

Le certificat de travail doit obligatoirement mentionner :

  • la date d’entrée du salarié dans l’entreprise, celle-ci incluant la période d’essai ou d’apprentissage ;
  •  la date de sortie, qui correspond à la date de fin de contrat (préavis inclus même s’il n’est pas travaillé) ;
  • la nature de l’emploi ou des emplois successivement occupés et les périodes correspondantes : vous devez mentionner la qualification exacte des fonctions réellement remplies par le salarié, notamment par référence au contrat de travail, aux bulletins de paie ou aux classifications professionnelles. Attention, l’indication de la seule catégorie professionnelle ne suffit pas ;
  • informations relatives au droit individuel à la formation (DIF) (pour plus de précisions, voir ci-dessous).

Bien que la loi ne le précise pas, vous devez également indiquer :

  • les nom et prénom(s) du salarié ;
  • le nom, l’adresse et la raison sociale de votre entreprise ;
  • les lieu et date de délivrance.

Notez-le

La loi de sécurisation de l’emploi, publiée le 16 juin 2013, prévoit de nouvelles informations dans le certificat de travail relatives à la portabilité des garanties de la prévoyance. Ces mentions deviendront obligatoires dès lors que la portabilité sera mise en place c’est-à-dire au 1er juin 2014 pour les garanties liées aux frais de santé et au 1er juin 2015 pour les garanties prévoyance.

Certificat de travail : les mentions liées à la portabilité du DIF

Tout salarié dont le contrat de travail est rompu (sauf pour faute lourde) doit pouvoir bénéficier des heures qu’il a acquises au titre du droit individuel à la formation et qu’il n’a pas encore utilisées.

Pour son information, et afin qu’il puisse bénéficier de ses heures même après avoir quitté l’entreprise, les mentions relatives au DIF doivent figurer sur le certificat de travail.

Le certificat de travail inclut ainsi les deux mentions complémentaires suivantes :

  • le solde du nombre d’heures acquises au titre du droit individuel à la formation (DIF) et non utilisées, ainsi que la somme correspondant à ce solde (nombre d’heures x 9,15 euros, sauf disposition particulière dans votre branche) ;
  • les coordonnées de votre OPCA compétent pour financer le DIF (depuis le 1er janvier 2012, un seul OPCA existe pour le BTP : il s’agit de Constructys).

Pour n’oublier aucune mention, aidez-vous du modèle de certificat de travail que nous mettons à votre disposition :

Certificat de travail : modèle personnalisable (doc | 2 p. | 83 Ko)

Mentions facultatives

Si vous avez l’accord du salarié, vous pouvez faire d’autres remarques (sur la qualité de son travail, par exemple).

Le certificat de travail ne doit comporter aucune mention diffamatoire, discriminatoire ou préjudiciable au salarié.

Certificat de travail : modalités de la délivrance

Le certificat doit être tenu à la disposition du salarié. C’est votre seule obligation. Vous n’êtes donc pas contraint de lui faire parvenir à son domicile.

Pour des raisons pratiques, vous pouvez choisir de transmettre le certificat de travail au salarié :

  • par voie postale avec les autres documents de fin de contrat : reçu pour solde de tout compte, attestation Pôle emploi, etc. ;
  • par remise en main propre : pour des raisons de preuve, il est recommandé de faire signer une décharge au salarié dans laquelle il reconnaît avoir reçu ce document.

Notez-le

    En cas d’envoi du certificat de travail, pensez à en conserver un second exemplaire que vous tiendrez à la disposition du salarié.

Date de mise à disposition du certificat de travail

Il est tenu à disposition du salarié à l’expiration du contrat de travail, c’est-à-dire à la fin du préavis, qu’il soit effectué ou non. Si vous dispensez le salarié d’exécuter son préavis, vous pouvez lui délivrer une attestation précisant qu’il est libre de tout engagement, et que son contrat vient à expiration à telle date. Ce n’est donc qu’à cette date que vous serez tenu de lui remettre son certificat de travail.

Sanctions encourues

En cas d’inobservation des mentions obligatoires, de mention(s) inexacte(s) ou encore de non-délivrance du certificat de travail, vous encourez des sanctions :

  • pénales : amende pouvant atteindre 750 euros (peines doublées en cas de récidive) ;
  • civiles :
    • remise du certificat avec paiement d’une amende par jour de retard,
    • paiement de dommages et intérêts pour défaut de remise du certificat. Dans une telle situation, le salarié n’aura pas à prouver un quelconque préjudice. En effet, les juges considèrent que le défaut de remise entraîne nécessairement un préjudice.

Notez-le

    Si vous êtes condamné à délivrer le certificat de travail au salarié, vous serez alors tenu de le lui faire parvenir et non plus seulement de le tenir à sa disposition.

Pour connaître les différentes formalités de fin de contrat (attestation Pôle emploi, reçu pour solde de tout compte, etc.) les Éditions Tissot vous proposent leur documentation « Gestion pratique du personnel et des rémunérations du BTP ».

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