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Départ du salarié : rédaction et mise à disposition de son certificat de travail

Publié le par dans Licenciement BTP.

Le certificat de travail permet au salarié qui quitte définitivement l’entreprise de prouver qu’il est libre de tout engagement. Mis à sa disposition à la fin de son contrat de travail, il comporte certaines mentions obligatoires qui ont évolué au 1er juin dernier. Voici les clés pour bien rédiger le certificat de travail.

Le certificat de travail permet au salarié de prouver qu’il est libre de tout engagement et de postuler ainsi auprès d’un autre employeur. Il lui permet également de faire valoir ses droits auprès de Pôle emploi.

Lorsqu’un salarié quitte définitivement l’entreprise, vous devez tenir à sa disposition son certificat de travail sous peine de sanctions financières (amende, dommages et intérêts).

Informez le salarié, par écrit, que son certificat de travail est à sa disposition au siège de votre entreprise ou dans votre établissement. Vous disposerez ainsi d’une preuve en cas de litige.

Attention, ne confondez pas ce certificat de travail avec le certificat remis au salarié pour lui permettre de justifier ses droits auprès de la Caisse des congés payés du BTP.

Rédaction du certificat de travail

Aucune forme spéciale n’est exigée, mais il est recommandé d’établir ce certificat de travail sur un papier à en-tête de l’établissement.

Certificat de travail : mentions obligatoires

Le certificat de travail doit obligatoirement mentionner :

  • la date d’entrée du salarié dans l’entreprise, celle-ci incluant la période d’essai ou d’apprentissage ;
  • la date de sortie, qui correspond à la date de fin de contrat (préavis inclus même s’il n’est pas travaillé) ;
  • la nature de l’emploi ou des emplois successivement occupés et les périodes correspondantes : vous devez mentionner la qualification exacte des fonctions réellement remplies par le salarié, notamment par référence au contrat de travail, aux bulletins de paie ou aux classifications professionnelles. Attention, l’indication de la seule catégorie professionnelle ne suffit pas ;

Depuis le 1er juin 2014, vous devez également mentionner la portabilité de la mutuelle (si vous en avez une bien entendu) dans le certificat de travail remis à votre salarié.

Vous devez également, depuis le 1er juin 2015, mentionner la portabilité de la prévoyance (voir notre article « Portabilité des droits à prévoyance dans le BTP : rappel sur les nouvelles obligations »).

Bien que la loi ne le précise pas, vous devez également indiquer :

  • les nom et prénom(s) du salarié ;
  • le nom, l’adresse et la raison sociale de votre entreprise ;
  • les lieu et date de délivrance.

Pour n’oublier aucune mention, aidez-vous du modèle de certificat de travail que nous mettons à votre disposition :

Mentions facultatives

Si vous avez l’accord du salarié, vous pouvez faire d’autres remarques (sur la qualité de son travail, par exemple).

Le certificat de travail ne doit comporter aucune mention diffamatoire, discriminatoire ou préjudiciable au salarié.

Certificat de travail : modalités de la délivrance

Le certificat doit être tenu à la disposition du salarié. C’est votre seule obligation. Vous n’êtes donc pas contraint de lui faire parvenir à son domicile.

Pour des raisons pratiques, vous pouvez choisir de transmettre le certificat de travail au salarié :

  • par voie postale avec les autres documents de fin de contrat : reçu pour solde de tout compte, attestation Pôle emploi, etc. ;
  • par remise en main propre : pour des raisons de preuve, il est recommandé de faire signer une décharge au salarié dans laquelle il reconnaît avoir reçu ce document.
   
En cas d’envoi du certificat de travail, pensez à en conserver un second exemplaire que vous tiendrez à la disposition du salarié.

Date de mise à disposition du certificat de travail

Il est tenu à disposition du salarié à l’expiration du contrat de travail, c’est-à-dire à la fin du préavis, qu’il soit effectué ou non. Si vous dispensez le salarié d’exécuter son préavis, vous pouvez lui délivrer une attestation précisant qu’il est libre de tout engagement, et que son contrat vient à expiration à telle date. Ce n’est donc qu’à cette date que vous serez tenu de lui remettre son certificat de travail.

Sanctions encourues

En cas d’inobservation des mentions obligatoires, de mention(s) inexacte(s) ou encore de non-délivrance du certificat de travail, vous encourez des sanctions :

  • pénales : amende pouvant atteindre 750 euros (peines doublées en cas de récidive) ;
  • civiles :
    • remise du certificat avec paiement d’une amende par jour de retard,
    • paiement de dommages et intérêts pour défaut de remise du certificat. Dans une telle situation, le salarié n’aura pas à prouver un quelconque préjudice. En effet, les juges considèrent que le défaut de remise entraîne nécessairement un préjudice.

Pour être sûr de n’oublier aucune des formalités de fin de contrat, les Editions Tissot vous proposent leur documentation « Gestion pratique du personnel et des rémunérations du BTP ».

   
Si vous êtes condamné à délivrer le certificat de travail au salarié, vous serez alors tenu de le lui faire parvenir et non plus seulement de le tenir à sa disposition.

Sources :
Code du travail, art. L. 1234–19 (certificat de travail), D. 1234–6 (contenu), L. 1132–1 (mentions discriminatoires interdites), R. 1238–3 (sanctions)

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