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Déplacements hors de l’hexagone : quel mode d’indemnisation des frais choisir ?

Publié le par dans Rémunération BTP.

Votre entreprise qui va devoir détacher des salariés sur un chantier situé en Outre-mer ou à l’étranger se pose la question de l’indemnisation de leurs frais de séjour. Quelles sont les dispositions prévues ? Quel mode d’indemnisation privilégier ? Quel est le traitement des dépenses prises en charges ? Tour d’horizon de la question.

Ce que prévoient les conventions collectives

Le régime d’indemnisation des grands déplacements étant limité aux chantiers situés en métropole, aucune modalité particulière n’est prévue pour l’indemnisation des frais de séjour des ouvriers, en mission sur un chantier hors de l’hexagone. Les modalités de prise en charge de ces frais doivent donc être fixées contractuellement.

La situation est la même pour les ETAM et les cadres, pour lesquels aucun barème d’indemnisation n’existe.

A la différence des ouvriers, les modalités de prise en charge de leurs frais de séjour doivent toutefois être fixées par une lettre de mission pour les déplacements de moins de 3 mois ou, par un avenant au contrat de travail, pour ceux de plus de 3 mois.

C’est donc à votre entreprise de choisir la manière dont elle indemnisera les frais de repas et d’hébergement de ses salariés lors de leur séjour hors de la métropole.

Si vous ne prenez pas directement en charge ces frais, vous pouvez opter pour :

  • leur remboursement sur la base des dépenses réellement engagées par le salarié ;
  • le versement d’allocations forfaitaires;
  • ou, le panachage de ces deux modes d’indemnisation, pour les déplacements à l’étranger.
   
Cette prise en charge peut être fixée au cas par cas. Elle peut ainsi varier en fonction des particularités d’un chantier et du lieu de la mission, notamment du pays dans lequel se situe le grand déplacement.

Opter pour des remboursements forfaitaires ou au réel

Si votre entreprise choisit de rembourser les frais de repas et d’hébergement exposés par ses salariés lors de leur détachement sur un chantier hors de l’hexagone, les sommes prises en charge seront exonérées de cotisations sociales, sans limite, à concurrence du montant des dépenses réelles, justifiées par la production de factures.

Si vous optez pour le versement d’allocations forfaitaires, celles-ci ne seront pas soumises à cotisations, dans la limite d’un barème forfaitaire.

En pratique, la fraction des allocations qui n’excède pas le montant des indemnités de mission allouées aux personnels civils et militaires de l’Etat envoyés en mission temporaire en Outre-mer et à l’étranger, sera exonérée de cotisations sociales.

La déduction forfaitaire de 10 % ne peut s’appliquer en cas de grand déplacement sur un chantier situé à l’étranger ou en Outre-mer.



Le montant des limites d’exonération fixées selon ces barèmes doit être réduit dans certaines situations.

D’abord, lorsque le logement ou le repas est fourni aux salariés, notamment si votre entreprise prend en charge ces frais en les réglant directement à l’hôtelier et/ou au restaurateur. Dans ce cas, la limite d’exclusion de l’allocation journalière versée au salarié est réduite :

  • de 17,50 %, s’il est nourri à l’un des repas ;
  • de 35 %, s’il est nourri aux deux repas ;
  • de 65 %, s’il est logé gratuitement.

De même, lorsque la durée du grand déplacement du salarié sur un même chantier se prolonge au-delà de 3 mois (de façon continue ou discontinue), la limite d’exonération des indemnités fixée pour le pays à l’étranger et pour les DOM-TOM doit être réduite de 15 %. Et, au-delà de 24 mois et dans la limite de 4 ans, de 30 %.

Panacher les modes de remboursement

En principe, les limites d’exonération des indemnités forfaitaires de grand déplacement ne peuvent s’appliquer si votre entreprise combine plusieurs modes de remboursement (prise en charge forfaitaire et au réel des frais).

Il est toutefois admis pour les seuls déplacements à l’étranger que l’employeur puisse panacher deux modes d’indemnisation :

  • le remboursement du montant réel des frais d’hébergement justifiés par le salarié ;
  • la prise en charge des frais de repas sous forme d’allocations forfaitaires.

Les dépenses supplémentaires de repas sont alors exonérées sans justificatif, pour la fraction qui n’excède pas 40 % du montant de l’indemnité de mission à l’étranger fixé par barème, pour le pays concerné.


Pour un détachement sur un chantier en Allemagne, les frais d’hôtel seront remboursés au salarié à hauteur du montant réglé, sur présentation de la facture. L’indemnité forfaitaire de repas versée sera exonérée dans la limite de 65,60 euros (40 % de 164 €).


Pour en savoir plus sur les limites et la durée des exonérations sociales relatives aux grands déplacements, les Editions Tissot vous proposent leur ouvrage « Rémunération et Paie Bâtiment ».

Florence Labbé

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