Document unique : comment bien évaluer les risques dans votre entreprise ?

Le document unique (DU) regroupe l’ensemble des données relatives à l’évaluation des risques professionnels de votre entreprise et indique quelles actions de prévention doivent être menées. Il constitue un véritable point de repère pour l’ensemble des acteurs de l’entreprise. Si votre entreprise est composée de plusieurs établissements, l’évaluation des risques est faite dans chaque établissement.

La rédaction du document unique est une étape importante dans l’amélioration des conditions de travail et de la sécurité des salariés. L’ensemble de ces améliorations permettra à l’entreprise de diminuer les risques, donc de diminuer les accidents du travail et les maladies professionnelles survenant en l’absence de mesures de prévention adaptées.

Il est obligatoire dans toutes les entreprises, quels que soient leur effectif et le secteur d’activité sous réserve d’exception (Code du travail, art. L. 4111–1).

Document unique : évaluer les risques de l’entreprise

Le document unique (DU) est un inventaire des risques de chaque unité de travail de l’entreprise.

Le document unique doit comporter au moins 3 parties :

• la liste des unités de travail ;
• les échelles utilisées pour évaluer l’importance des risques (gravité, fréquence, maîtrise, etc.) ;
• la partie proprement dite des fiches d’unités de travail comportant l’inventaire des risques pour chaque unité de travail.

Définition de l’unité de travail

Elle peut s’étendre d’un poste de travail à plusieurs types de postes occupés par des travailleurs ou des situations de travail présentant les mêmes caractéristiques (employés de bureau, chauffeurs, etc.).

D’un point de vue géographique, l’unité de travail peut couvrir des lieux différents selon la nature de l’activité (manutentions, chantiers, transports, etc.).

Inventaire des risques

Pour évaluer les risques, vous devez procéder en 2 étapes :

• identifier les dangers : équipements, substances, méthodes de travail susceptibles de causer un dommage pour la santé de vos travailleurs ;
• analyser les risques : étude des conditions d’exposition de vos travailleurs à ces dangers.

La loi pour l’égalité réelle entre les femmes et les hommes impose une nouvelle donnée à prendre en compte lors de l’évaluation des risques professionnels. En effet, toute analyse de risques doit désormais être réalisée en tenant compte de l’impact différencié de l’exposition au risque en fonction du sexe. En conséquence, le document unique doit contenir, face à chaque danger identifié, une évaluation propre aux femmes et une évaluation propre aux hommes.

Elaboration du document unique : faire participer les salariés à l’évaluation des risques

La rédaction du document unique peut être fastidieuse. Outre une parfaite connaissance de tous les postes de travail de l’entreprise, vous devez être capable de lister tous les dangers qu’ils recèlent. Faire participer vos salariés aura un double avantage : vous faciliter la tâche et les sensibiliser à votre démarche.

Participation des salariés

La meilleure façon d’être certain de ne rien oublier consiste à impliquer les salariés dans l’évaluation des risques. Ils ont une vision concrète et complète de leurs tâches. En effet, le travail effectué réellement peut être différent du travail prescrit.

Réunissez vos salariés et expliquez-leur le but de ce DU (vous pouvez vous faire aider du médecin du travail). Demandez-leur de vous faire part de leurs idées et de leurs constatations sur le terrain. Cette collaboration permet un gain de temps considérable.

Responsabiliser vos salariés

Cette collaboration est précieuse, car en encourageant vos salariés à vous faire remonter leurs observations, vous les responsabilisez. Ils prennent davantage conscience des dangers et sont plus prudents.

Autre avantage, vous renforcez la cohésion au sein de votre équipe.

Rédiger le document unique

Sous quelle forme ?

Aucune forme n’est imposée au DU. Vous devez simplement retranscrire les résultats de votre évaluation des risques sur un document unique. Cela peut être sur un support écrit (classeur, cahier, etc.) ou numérique (cd-rom, logiciel, etc.).

A quoi ça sert ?

N’oubliez pas que votre document unique n’est pas qu’un simple inventaire des risques de votre entreprise, il est un outil pour prévenir les risques, mener vos actions de prévention, etc.

Outre l’identification des risques, vous pouvez indiquer dans votre DU :

• le classement des risques de votre entreprise selon vos propres critères : gravité, probabilité de réalisation du risque, fréquence d’exposition, etc. ;
• les mesures de prévention qui ont été prises, ou que vous envisagez de mettre en place. Le DU pourra ensuite servir de base à votre démarche de prévention ;
• etc.

Actualiser le document unique

Votre document unique doit être mis à jour au moins une fois par an.

De plus, vous devez obligatoirement l’actualiser :

• dès qu’une décision d’aménagement importante modifie les conditions d’hygiène et de sécurité ou les conditions de travail de vos travailleurs (modifications de l’outillage, cadences ou normes de productivité, changements de produits ou d’organisation du travail, etc.). Bref, vous devez lister dans le DU toutes les décisions que vous adoptez qui ont un impact sur les postes de travail ;
• lorsqu’une information supplémentaire concernant l’évaluation d’un risque dans une unité de travail est recueillie. Notamment, lorsqu’une maladie professionnelle ou un accident du travail résulte d’un risque non encore identifié. Il doit être répertorié dans le DU et analysé afin de comprendre en quoi il révèle un facteur de risque particulier.

La loi Warsmann prévoit que cette mise à jour pourrait être moins fréquente dans les entreprises de moins de 11 salariés, sous réserve que soit garanti un niveau équivalent de protection de la santé et de la sécurité des travailleurs, dans des conditions qui seront fixées par décret après avis des organisations professionnelles concernées (Code du travail, art. L. 4121–3).Toutefois ce décret n’a pas été publié…

Nouveauté : A compter du 1^er janvier 2015, devront être consignées en annexe du document unique :

• les données collectives utiles à l’évaluation des expositions individuelles aux facteurs de risques de nature à faciliter l’établissement des fiches de prévention des expositions, notamment à partir de l’identification de situations types d’exposition ;
• la proportion de salariés exposés aux facteurs de risques professionnels au-delà des seuils.

Gare aux sanctions !

Ne pas rédiger votre document unique ou ne pas le mettre à jour au moins une fois par an, c’est prendre le risque d’être condamné à payer une amende de 1.500 euros en cas de contrôle (Code du travail, art. R. 4741–1).

Cette amende peut être doublée si vous n’avez pas régularisé votre situation dans un délai d’un an à compter de l’expiration ou de la prescription de la précédente peine.

Sachez que si vous ne rédigez pas de document unique, vous serez tenu de verser des dommages et intérêts à vos salariés.

Le DU doit par ailleurs être mis à la disposition :

• de l’inspection du travail ;
• des représentants du personnel ;
• de tous les travailleurs de l’entreprise. Sont également inclus sous le terme de « travailleurs » les travailleurs intérimaires, les stagiaires, les sous-traitants, etc.

Affichage obligatoire

Un avis indiquant les modalités d’accès des travailleurs au document unique est affiché à une place convenable et aisément accessible dans les lieux de travail. Si votre entreprise est dotée d’un règlement intérieur, cet avis est affiché au même emplacement que celui réservé au règlement intérieur (Code du travail, art. R. 4121–4).

Pour vous aider dans vos démarches de prévention des risques, les Editions Tissot vous proposent de suivre leurs formations « Santé et sécurité au travail », et plus particulièrement la formation « Document unique ».