Droit du travail & RH

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Droit individuel à la formation (DIF) : préparez-vous !

Publié le par dans Formation professionnelle.

Peu de salariés ont déjà utilisé leur droit individuel à la formation (DIF), alors que certains auront acquis jusqu’à 100 heures dès le mois de mai prochain. Vous devez être vigilant, car nous approchons du plafond de 120 heures. De nombreux salariés pourraient donc vous solliciter pour les utiliser en même temps. Soyez prêt à gérer au mieux ces demandes.

Le droit individuel à la formation (DIF) permet aux salariés de se constituer un crédit d’heures afin de bénéficier, à leur initiative, d’actions de formation. Si l’utilisation des droits à la formation appartient aux salariés, c’est à vous, employeur, de donner votre accord sur l’action de formation.


Bénéficiaires

Peuvent bénéficier du DIF :

  • les salariés en CDI avec au moins 1 an d’ancienneté dans l’entreprise ;
  • les salariés en CDD avec au moins 4 mois d’ancienneté (consécutifs ou non) au cours des 12 derniers mois (renouvellements éventuels compris).

Notez-le : le DIF ne s’applique pas au contrat d’apprentissage et au contrat de professionnalisation.


Heures de formation acquises

Le nombre d’heures varie selon la nature du contrat de travail :
  • salariés en CDI travaillant à temps complet : 20 heures de formation par an (sauf dispositions conventionnelles plus favorables) ;
  • salariés à temps partiel ou en CDD : le nombre d’heures de formation est calculé au prorata de leur temps de travail.

Exemple :
Un salarié en CDI travaillant à mi-temps acquerra 10 heures de formation par an, tout comme un salarié en CDD d’une durée de 6 mois à temps plein.

Pour le calcul des droits ouverts au titre du DIF, la période d’absence du salarié pour un congé de maternité, d’adoption, de présence parentale, de soutien familial ou pour un congé parental d’éducation est intégralement prise en compte.


Information aux salariés

Tous les ans, vous devez informer vos salariés par écrit du total de leurs droits acquis au titre du dispositif DIF.
Les premières demandes de DIF pouvant être formulées depuis le 7 mai 2005 (soit 1 an après sa création officielle), il vous est possible de faire le décompte annuel des heures de formation acquises :
  • soit tous les 7 mai ;
  • soit de choisir l’année civile comme période de référence.

Le DIF étant rentré en vigueur le 7 mai 2004, vous pouvez faire le décompte annuel des heures de formation acquises :
  • soit tous les 7 mai ;
  • soit en choisissant l’année civile comme période de référence.

Notez-le : n’oubliez pas d’informer tout salarié licencié, pour un motif autre qu’une faute grave, du nombre d’heures qu’il a acquis au titre du DIF. Cette information doit figurer dans la lettre de notification du licenciement. Vous devez également préciser qu’il peut, avant la fin de son préavis, demander à bénéficier de ses heures.


Cumul des heures de formation

Les heures de formation acquises peuvent se cumuler d’une année sur l’autre (6 ans pour les salariés à temps complet) sans pouvoir dépasser 120 heures. Lorsque ce plafond est atteint, le salarié ne peut plus acquérir de droits à formation au titre du DIF (sauf dispositions conventionnelles plus favorables).

En revanche, si une partie des heures de formation a été utilisée, le salarié peut cumuler de nouvelles heures, toujours dans la limite de 120 heures.

Attention : le DIF existe depuis bientôt 5 ans. Nous nous approchons donc sérieusement du plafond de 120 heures pour les salariés à temps plein présents depuis l’entrée en vigueur du DIF…
Or, de nombreux salariés n’ont pas encore utilisé leurs droits. Veillez à anticiper les demandes de formation pour ne pas être pris au dépourvu. L’entretien annuel d’évaluationpeut se révéler un outil utile.


Mise en œuvre

La mise en œuvre du DIF relève de l’initiative du salarié, mais nécessite votre accord.

Formations éligibles. Les actions de formation choisies par le salarié doivent tenir compte des priorités définies par les dispositions conventionnelles applicables dans l’entreprise. A défaut, elles doivent relever de l’une des catégories suivantes :
  • actions de promotion permettant d’acquérir une qualification plus élevée ;
  • actions d’acquisition, d’entretien ou de perfectionnement des connaissances ;
  • actions visant à l’obtention d’une nouvelle qualification.

Demande du salarié. Nous vous conseillons de solliciter du salarié qu’il effectue sa demande de formation par écrit en indiquant la formation souhaitée, la durée, le coût, le nom de l’organisme prestataire, etc. Vous pouvez également prévoir une procédure interne qui précisera notamment les périodes pendant lesquelles ces demandes pourront être faites (par exemple, en dehors des périodes de vacances scolaires) et si les accords collectifs prévoient des délais de présentation.

Notre conseil : pour éviter toute contestation sur les délais et/ou sur votreaccord, il est préférable que la demande du salarié et votre répondre se fassent par lettre recommandée avec accusé de réception.

Votre réponse. Vous devez répondre dans le délai d’un mois. Passé ce délai, une absence de réponse de votre partvaut acceptation.

Si vous acceptez, le choix de l’action de formation doit faire l’objet d’un accord écrit entre le salarié et vous. Elle sera financée sur le plan de formation (budget de 0,9 % de la masse salariale).

Si vous refusez, sachez que vous n’avez aucune obligation de motiver votre refus, sauf dispositions conventionnelles contraires. Cependant, pour éviter tout litige et notamment toute accusation de discrimination, il est préférable de le faire.

Après deux refus consécutifs, le salarié peut déposer sa demande dans le cadre du congé individuel de formation (CIF). L’organisme paritaire de gestion (OPCA) du CIF dont dépend votre entreprise doit alors examiner sa demande en priorité.

En cas d’acceptation par cet organisme, vous serez alors tenu de verser à ce dernier :
  • une somme équivalant au montant de l’allocation de formation correspondant aux droits acquis par le salarié au titre du DIF ;
  • les frais de formation.

Notre conseil : avant de refuser une seconde fois la demande de votre salarié, analysez la situation, car, que ce soit d’un point de vue financière ou pour favoriser un bon climat social, il est souvent préférable de l’accorder.



Pour bien gérer une demande de DIF, les Editions Tissot vous proposent un extrait de leur ouvrage « Le droit individuel à la formation ».


En collaboration avec Nathalie Godard
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