DSN : déclarer le salarié qui n’a pas de numéro de Sécurité sociale

Dans le cadre des formalités d’embauche, la personne que vous avez recrutée doit vous fournir son numéro de Sécurité sociale (numéro d’inscription au répertoire de l’INSEE - NIR). Ce numéro permet aux organismes de la Sécurité sociale (assurance maladie, retraite, allocations familiales) d’identifier le salarié.

Si le salarié n’a pas de numéro de Sécurité sociale, il doit s’adresser à la CPAM (ou MSA pour le régime agricole) afin de procéder à cette immatriculation auprès de la Sécurité sociale française. Pour cela, il a besoin :

• s’il est né en France, de sa carte d’identité ou son passeport ;
• s’il est né à l’étranger, d’une pièce d’état civil (copie ou extrait d’acte de naissance ou une pièce établie par un consulat) et une pièce d’identité (carte d’identité, passeport ou titre de séjour).

Une fois qu’il aura obtenu son numéro, il doit vous le communiquer afin que celui-ci soit reporté lors de la déclaration sociale nominative.

Mais, en attendant que son immatriculation auprès de la Sécurité sociale soit formalisée, vous devez lui attribuer un numéro technique temporaire (NTT) au moment de l’émission de la DSN. Ce numéro temporaire est destiné au système d’information DSN afin de garantir la traçabilité du salarié d’une déclaration à une autre.

Attention, ce NTT doit répondre à certains critères. Il doit être conforme à ce qui est prévu dans le cahier technique (entre 11 et 40 caractères). Il ne doit pas contenir d’espace.

Ce numéro est unique. Il est rattaché à un seul salarié :

• il doit commencer par « 1 » ou « 2 » selon le sexe du salarié (comme le NIR) et être suivi du SIREN de l'entreprise et d'un identifiant unique et pérenne du salarié ;
• il doit désigner un seul salarié dans l'entreprise ;
• le salarié doit garder ce numéro d'une DSN à l'autre afin de permettre le bon chaînage des individus ;
• le salarié conservera ce NTT en cas de réaffectation dans un autre établissement de l'entreprise ;
• en présence de multi-contrats au sein d'une même entreprise, il faut attribuer le même NTT pour déclarer l'ensemble des contrats du salarié ;
• si le salarié a eu plusieurs NTT, vous devez utiliser le NTT le plus ancien en cours de validité pour vos déclarations.

L’utilisation d’un NTT est tolérée pendant une durée de 3 mois. Une fois que le salarié vous transmet son numéro de Sécurité sociale, vous communiquez les deux numéros sur la première DSN, NTT et NIR afin de faire le lien entre les 2 numéros.

Ainsi, afin de permettre le chaînage et l’identification du salarié, vous le déclarez dans le bloc « Individu - S21.G00.30 ».

Vous déclarez simultanément, les rubriques « Numéro d'inscription au répertoire - S21.G00.30.001 » (avec le NIR définitif) et « Numéro technique temporaire - S21.G00.30.020 » (avec le NTT du salarié).

Net-entreprises.fr, actualité, comment déclarer un salarié qui n’a pas encore de NIR ou de NIA ?, 5 juin 2023