DSN : le mode d’emploi pour déclarer des avenants

En tant qu’employeur privé, vous avez l’obligation de réaliser chaque mois une déclaration sociale nominative (DSN) pour chacun de vos salariés. Cela vous permet d’effectuer la majorité des déclarations sociales auxquelles vous êtes soumises (attestations de salaire pour les arrêts de travail, attestation Pôle emploi, etc.).

La DSN mensuelle vous permet notamment de déclarer les caractéristiques de l’emploi et du contrat de travail de vos salariés (durée de travail, rémunération, etc.). Mais ces éléments peuvent parfois évoluer au cours de la relation de travail. Vous avez en effet la possibilité de modifier le contrat de travail de vos salariés avec leur accord en signant un avenant.

Pour déclarer un avenant en DSN, vous devez déclarer un contrat unique dans la DSN du mois au cours duquel l’avenant s’applique, via un unique bloc « Contrat (contrat de travail, convention, mandat) – S21.G00.40 ». Vous devrez déclarer dans ce bloc les modalités d’exécution du contrat à la date de réalisation de la paie.

La date de début de l’avenant et les anciennes modalités du contrat devront être saisies dans le bloc « Changements contrat – S21.G00.41 ».

Vous pouvez télécharger un exemple de déclaration ci-dessous.

Si vous commettez des erreurs dans la déclaration d’avenants en DSN, les organismes qui réceptionnent les données risquent de ne pas pouvoir reconstituer l’historique des contrats de vos salariés. Leur carrière sera alors erronée, ce qui impactera leurs droits à chômage et maladie.

Vous devez donc corriger vos erreurs. La marche à suivre dépend de la nature de l’erreur commise.

Si vous avez oublié de déclarer un avenant

Vous pouvez le déclarer rétroactivement en effectuant la procédure de déclaration d’avenant dans la DSN du mois au cours duquel vous constatez cet oubli.

Si vous avez déclaré 2 contrats (1 avec les anciennes modalités et 1 avec les nouvelles)

Vous devez supprimer la double déclaration et rattacher les informations contenues dans l’avenant au contrat unique du salarié concerné. Pour ce faire, vous devez effectuer les démarches suivantes :

• sur le contrat de travail initial créé pour votre salarié : vous devez effectuer la procédure de déclaration d’avenant et ajouter les éléments de rémunération versés postérieurement à la prise en compte de l’avenant, que vous avez déclarés sous un autre contrat ;
• sur le contrat que vous avez créé pour déclarer l’avenant : vous devez annuler les rémunérations déclarées suite à la prise en compte de l’avenant et insérer un bloc « Fin du contrat – S21.G00.62 » précisant la date de fin de contrat. Si vous aviez créé un bloc changement faisant le lien entre les deux contrats, vous devez créer un bloc « Changements contrat – S21.G00.41 » portant le numéro du second contrat au niveau de la rubrique « Ancien numéro du contrat S21.G00.41.014 ».

Si vous avez déclaré un seul bloc contrat mais que vous n’avez pas déclaré le changement de numéro de contrat

Vous devrez insérer un bloc « Changements contrat – S21.G00.41 » dans une DSN ultérieure afin de permettre à tous les organismes destinataires des données contenues dans la DSN de faire le lien entre les numéros de contrats et de reconstituer correctement l’historique de la carrière du salarié.

Pour en savoir plus sur la DSN, vous pouvez consulter notre documentation :

Net entreprises, Actualités, Gestion des avenants des contrats en DSN, 19 mai 2022