Droit du travail & RH

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DSN : n’oubliez pas d’informer vos salariés !

Publié le par dans Rémunération.

La DSN va prochainement devenir obligatoire dans votre entreprise (si ce n’est pas déjà le cas !). Or le passage à la DSN vous impose d’informer les salariés des conséquences en matière de gestion administrative du personnel et en matière de protection des données personnelles. Comment devez-vous procéder ?

DSN : un passage obligatoire

La DSN a pour but de simplifier les déclarations en matière de paie puisqu’elle doit remplacer la plupart des déclarations périodiques (DADS, attestation de salaire, etc.) et va être automatisée.

Elle entre en vigueur progressivement et devrait se généraliser dans tous les entreprises au 1er janvier prochain (sauf pour le secteur agricole) : voir notre article « DSN : le nouveau calendrier ».

Le nombre de déclarations remplacées par la DSN augmente également peu à peu, la phase 3, actuellement en phase de test dans le cadre d’un dispositif pilote, devant s’ouvrir fin septembre.

   
Un projet de décret relatif à la DSN prévoit d’ajouter aux déclarations déjà remplacées par la DSN celles regroupées au travers de la DADS (par exemple la déclaration sur l’exposition à la pénibilité).

DSN : les modalités de l’information des salariés

Dans le cadre de la DSN, vous devez informer vos salariés :

  • sur les données personnelles accessibles via la DSN (leur nom, le détail de leur rémunération, etc.) ;
  • sur les modalités d’exercice du droit d’accès et du droit de rectification des données.

En pratique, vous devez notamment indiquer aux salariés à quel organisme il faut s’adresser en fonction de la catégorie de données à modifier, et quelles sont les modalités à suivre.

 
 Pour rectifier une donnée relative à un arrêt maladie, il faut normalement s’adresser à la CPAM en adressant un courrier au directeur.
 

À cet effet, vous disposez d’une fiche d’information destinée aux salariés sur le site www.dsn-info.fr que vous pouvez transmettre à vos salariés. Cette fiche peut être annexée aux bulletins de paie d’un mois donné. Il est conseillé après sa transmission de l’afficher dans l’entreprise sur les panneaux dédiés.

Il est également recommandé de prévoir, pour les nouveaux embauchés, d’insérer une clause dans leur contrat de travail. Vous en trouverez un modèle dans notre documentation « Modèles commentés pour la gestion du personnel ».


Anne-Lise Castell
 

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