Embauche : les modèles d'informations à remettre aux salariés depuis le 1er novembre 2023 sont enfin publiés

Cette nouvelle obligation a commencé le 1er novembre 2023. Elle concerne la transmission des informations relatives à la relation de travail avec les nouveaux embauchés mais pas seulement.

Cette communication ne représente pas moins de 14 informations. Elles doivent être transmises en respectant un délai de 7 ou 30 jours suivant l’embauche selon la nature du document.

Ainsi, sont communiquées directement au salarié au plus tard 7 jours calendaires à compter de son embauche, les informations relatives à :

• l’identité des parties à la relation de travail ;

• le lieu ou les lieux de travail et, si elle est distincte, l'adresse de l'employeur ;

• l'intitulé du poste, les fonctions, la catégorie socioprofessionnelle ou la catégorie d'emploi ;

• la date d'embauche ;

• en cas de CDD, la date de fin ou la durée prévue de celle-ci ;

• si elle est prévue, la durée et les conditions de la période d'essai ;

• les éléments constitutifs de la rémunération, y compris les majorations pour les heures supplémentaires, ainsi que la périodicité et les modalités de paiement de la rémunération ;

• la durée de travail quotidienne, hebdomadaire, mensuelle ou ses modalités d'aménagement sur une autre période de référence sous certaines conditions, les conditions dans lesquelles le salarié peut être conduit à effectuer des heures supplémentaires ou complémentaires, ainsi que, le cas échéant, toute modalité concernant les changements d'équipe en cas d'organisation du travail en équipes successives alternantes.

D’autres informations sont communiquées au plus tard un mois à compter de l’embauche. Pour plus de précisions, vous pouvez consulter l’article : Informations à fournir aux salariés sur la relation de travail : de nouvelles obligations à partir du 1er novembre 2023.

Il faut savoir également que le décret qui fixe cette liste indique que certaines informations peuvent prendre la forme d’un renvoi aux dispositions législatives et réglementaires ou aux stipulations conventionnelles applicables dans l’entreprise.

Entre les différents délais à respecter, les informations à transmettre et les renvois possibles à des dispositions légales, conventionnelles, etc., on peut vite s’y perdre. Un arrêté publié le 16 juin 2024 fixe ces modèles de documents afin de faciliter la mise en œuvre de ces nouvelles obligations.

Pour plus de précisions sur ces informations qui sont à transmettre depuis le 1er novembre 2023, les Editions Tissot vous conseillent leur documentation « Tissot social entreprise ACTIV ».

Vous devez adresser ces informations sous format papier, par tout moyen conférant date certaine. Il est également possible de procéder sous format électronique si :

• le salarié dispose d'un moyen d'accéder à une information sous format électronique ;

• les informations peuvent être enregistrées et imprimées ;

• en tant qu’employeur, vous conservez un justificatif de la transmission ou de la réception de ces informations.

Arrêté du 3 juin 2024 fixant les modèles de documents d'information prévus par l'article R. 1221-38 dans sa rédaction résultant de l'article 1er du décret n° 2023-1004 du 30 octobre 2023 portant transposition de la directive (UE) 2019/1152 du Parlement européen et du Conseil du 20 juin 2019 relative à des conditions de travail transparentes et prévisibles dans l'Union européenne, Jo du 16