Embauche : quelles informations transmettre ?

Lorsque vous recrutez un salarié et ce, quelle que soit la nature et la durée de son contrat de travail, vous devez respecter différentes formalités.

Parmi celles-ci, il y a la déclaration préalable à l’embauche (DPAE). Elle est obligatoirement transmise à l’URSSAF avant l’embauche (au plus tôt 8 jours avant).

Elle permet de remplir, en une seule formalité, l'essentiel de vos obligations, notamment :

• immatriculation au régime général de la Sécurité sociale ;
• immatriculation du salarié à la CPAM ;
• affiliation au régime d’assurance chômage ;
• demande d’adhésion à un service de prévention et de santé au travail.

Pour faire votre DPAE, munissez-vous des renseignements suivants :

• dénomination sociale de votre entreprise ou vos nom et prénoms ainsi que l’adresse de l'établissement ;
• code APE/NAF ;
• numéro de Siret de l'établissement ou, si votre immatriculation est en cours, numéro de liasse que vous a délivré le centre de formalités des entreprises ;
• coordonnées du service de prévention et de santé au travail dont vous dépendez ;
• nom, prénoms, sexe, date et lieu de naissance, numéro de Sécurité sociale du salarié ;
• date et heure d'embauche prévisibles ;
• nature, durée du contrat et de la période d'essai pour les CDI et les CDD supérieurs à 6 mois.

L’URSSAF communique alors les renseignements portés sur la DPAE à chaque administration, service, organisme ou institution selon leurs compétences respectives.

Si vous n’effectuez pas la DPAE, vous vous exposez aux sanctions suivantes :

• la régularisation par l'URSSAF des cotisations de Sécurité sociale non payées du fait de l'absence de déclaration ;
• une pénalité d'un montant égal à 300 fois le taux horaire du minimum garanti, soit 1182 € par salarié concerné ;
• des sanctions pénales, car l'absence intentionnelle de DPAE constitue un délit de travail dissimulé par dissimulation d'emploi salarié.

Inscrivez toute nouvelle embauche dans le registre unique du personnel (RUP). Précisons que la tenue de ce registre est obligatoire dès le 1^er salarié embauché (y compris s’il s’agit d’un stagiaire).

Les Editions Tissot ont conçu pour vous un document comprenant toutes les informations obligatoires à mentionner dans un registre unique du personnel.

Vous devez également affilier vos salariés aux institutions des retraites complémentaires de l'Agirc-Arrco. Cette affiliation s'effectue par la transmission unique et dématérialisée de la déclaration sociale nominative (DSN) à l'ensemble des organismes qui gèrent la protection sociale des salariés.

Enfin, vous devez organiser une visite d'information et de prévention ou un examen médical d'aptitude à l'embauche.

Lorsque vous embauchez un salarié, vous devez transmettre à ce dernier un certain nombre d’informations, outre son contrat de travail écrit.

Vous devez fournir une copie de la déclaration préalable à l’embauche (DPAE) ou de l’accusé de réception délivré par l’URSSAF. Cette obligation de remise est considérée comme satisfaite dès lors que votre salarié dispose d’un contrat de travail écrit, accompagné de la mention de l’organisme destinataire de la déclaration.

Vous devez également lui communiquer les informations suivantes :

• le statut collectif en vigueur dans l'entreprise : convention collective et/ou accords collectifs applicables ,
• les dispositifs collectifs d'épargne salariale (intéressement, participation, PEE, etc.) existants dans l'entreprise en lui remettant un livret d'épargne salariale. Les accords doivent être communiqués par tout moyen (par exemple : sur l’Intranet auquel le salarié a accès) ;
• la mutuelle d'entreprise obligatoire. Remettez au salarié une notice complète sur les garanties ouvertes lorsqu'un régime de prévoyance est en place dans l'entreprise.