Embauche : synthèse des formalités à remplir

L’embauche d’un salarié ne se limite pas à la signature de son contrat de travail : des déclarations doivent être adressées auprès d’organismes tels que l’URSSAF, l’ASSEDIC, les services de santé, etc.


La déclaration unique d’embauche simplifie vos formalités

La déclaration unique d’embauche (DUE) facilite vos démarches administratives : en une seule déclaration, vous remplissez sept formalités administratives.

La DUE : sept formalités en une déclaration

La déclaration unique d’embauche permet de regrouper :

• la déclaration préalable à l’embauche (DPAE) ;
• le cas échéant, la déclaration de première embauche dans un établissement ;
• la demande d’immatriculation du salarié au régime général de la Sécurité sociale (s’il n’est pas déjà immatriculé, c’est-à-dire s’il s’agit de son premier emploi) ;
• la demande d’affiliation au régime d’assurance chômage (pour la première embauche) ;
• la demande d’adhésion à un service de santé au travail ;
• la déclaration d’embauche du salarié auprès du service de santé au travail en vue de la visite médicale obligatoire ;
• la liste des salariés embauchés pour le pré-établissement de la déclaration annuelle des données sociales (DADS) sur support papier.

Les délais de transmission de la DUE

Vous transmettez votre DUE à l’URSSAF dont dépend l’établissement qui embauche le salarié. Si c’est un salarié agricole, elle est adressée à la Mutualité sociale agricole (MSA).

La transmission peut s’effectuer en plusieurs fois, vous avez la possibilité de la compléter si vous n’avez pas toutes les informations.

Certaines des sept formalités de la DUE doivent être remises dans des délais limités. C’est notamment le cas de la DPAE, qui doit être transmise avant l’embauche.

Nous vous conseillons donc de communiquer la DUE au plus tôt dans les 8 jours précédant l’embauche et au plus tard :

• par courrier, le dernier jour ouvrable précédant la date prévue de l’embauche. Le cachet de la poste fait foi. Nous vous conseillons d’adresser la DUE par lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR) ;
• par fax ou Internet dans les instants qui précédent la prise de fonctions.

Notez-le : pour plus de sécurité, vous pouvez remplir votre DUE sur le site www.net-entreprises.fr.

L’URSSAF (ou la MSA) vous adresse un accusé de réception de votre DUE.

L’objet de la DUE

Elle vous permet :

• d’ouvrir tous les droits sociaux de votre salarié et de le couvrir en cas d’accident du travail ;
• de bénéficier de tous vos droits à exonérations éventuelles de cotisations.

Notez-le : en l’absence de déclaration unique d’embauche, vous pouvez être condamné au paiement :

• des sommes correspondant aux contributions sociales et leurs majorations de retard ;
• de sanctions pénales ;
• d’une amende pour travail dissimulé.

Les autres formalités administratives

Inscription du nouveau salarié sur le registre unique du personnel

Quel que soit le nombre de salariés dans votre entreprise, vous devez tenir à jour un registre unique du personnel (RUP), dans lequel doivent figurer, dans l’ordre d’embauchage, toutes les personnes occupées par votre établissement, y compris les travailleurs à domicile et les intérimaires.

Ce registre contient des mentions obligatoires qui doivent être conservées pendant 5 ans à compter de la date du départ des salariés. Nous vous conseillons toutefois de les conserver le plus longtemps possible.

Dans le RUP, vous inscrivez :

• les nom, prénom, nationalité, date de naissance et sexe de chaque salarié ;
• son emploi, sa qualification, la date d’entrée dans l’établissement ;
• pour les travailleurs étrangers, le type et le numéro d’ordre valant autorisation de travail.

Vous devez également y préciser le type de contrat : apprentissage, contrat à durée déterminée, travailleur temporaire, travailleur mis à disposition par un groupement d’employeurs, etc.

L’affiliation à une caisse de retraite complémentaire

Tout salarié embauché doit légalement être affilié à l’institution de retraite dont relève l’entreprise, quelle que soit sa position hiérarchique. Les formalités sont à votre charge.

L’affiliation est effectuée auprès d’une institution relevant de l’ARRCO (tous les salariés) ou de l’AGIRC (pour les cadres). Elle ne se fait pas par le biais de la DUE.

Notez-le : même si votre entreprise n’a pas de salarié, vous devez vous affilier auprès d’une caisse de retraite complémentaire obligatoirement dans les 3 mois suivant la création de votre entreprise.

La visite médicale d’embauche

Votre nouveau salarié doit effectuer une visite médicale avant sa prise de fonctions ou, au plus tard, avant la fin de sa période d’essai.

Notez-le : pour les salariés soumis à une surveillance médicale spéciale, la visite médicale s’effectue impérativement avant la prise de fonctions. Sont notamment concernés les salariés affectés à certains travaux comportant des risques spéciaux, les salariés handicapés, les femmes enceintes, les jeunes de moins de 18 ans, etc.

Pour plus de précisions sur la visite médicale d’embauche, vous pouvez consulter un extrait de notre ouvrage « Modèles commentés pour la gestion du personnel ».


Documents à remettre au salarié

Vous remettez au nouveau salarié :

• un document écrit reprenant les informations contenues dans la déclaration préalable d’embauche (DPAE) et mentionnant l’identité de l’URSSAF (ou de la MSA) destinataire de la déclaration ;
• le volet détachable de l’accusé de réception adressé par l’URSSAF (ou la MSA) suite à la déclaration unique d’embauche.

Vous êtes dispensé de ces formalités si le contrat de travail comporte l’identification de l’URSSAF et qu’il rappelle au salarié qu’il dispose d’un droit de consultation et de rectification des données informatisées le concernant.

N’oubliez pas également de l’informer de la convention collective applicable dans l’entreprise, où il peut la consulter, lui remettre la documentation relative à l’épargne salariale (le livret d’épargne salarial), la mutuelle, etc.

Notez-le : dans certains cas particuliers d’embauche (mineurs de moins de 16 ans, étrangers), des formalités supplémentaires peuvent vous être demandées.