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Embaucher un collaborateur : les formalités à respecter

Publié le 02/05/2022 à 09:00 dans Embauche.

Temps de lecture : 6 min

L’embauche d’un salarié vous impose d’effectuer un certain nombre de formalités obligatoires, auprès de l’administration mais également vis-à-vis du nouveau salarié.

En cas de non-respect des formalités liées à l’embauche d’un salarié, vous encourez notamment des sanctions pour travail dissimulé. Le point sur les formalités à accomplir pour l’embauche d’un nouveau collaborateur.

Rédiger et signer un contrat de travail

La première formalité d’embauche consiste à rédiger et à signer un contrat de travail précisant les modalités de fonctionnement du poste négociées avec le collaborateur au cours de l’entretien d’embauche. Pour encadrer au mieux le contrat de travail, il est important d’y spécifier un certain nombre de clauses :

  • l’emploi et la qualification professionnelle du salarié ;
  • les principales missions du salarié ;
  • l’intitulé de la convention collective applicable ;
  • la durée de travail ;
  • le lieu de travail ;
  • le montant de la rémunération ;
  • la date de fin du contrat dans le cas d’un CDD, etc.

Vous pouvez également insérer dans le contrat de travail des clauses spécifiques, adaptées à votre entreprise et au poste qui va être occupé par le salarié : clause de période d’essai, de mobilité, de non-concurrence, etc.

Notez le

Un contrat de travail écrit n’est pas obligatoire pour une embauche en CDI à temps complet. Néanmoins, il est vivement conseillé de rédiger un contrat écrit pour éviter toute contestation sur son contenu et ajouter des clauses facultatives, qui ne s’appliquent que si elles sont écrites.

Déclarer le salarié auprès des organismes sociaux

Vous ne pouvez pas embaucher un salarié avant de l’avoir déclaré aux organismes sociaux. Cette déclaration peut être effectuée selon deux moyens.

La déclaration préalable à l'embauche (DPAE) auprès de l'URSSAF ou de la MSA

La DPAE permet de remplir, en une seule formalité, l'essentiel des obligations incombant à l'employeur lors de l'embauche de salariés, et notamment :

  • l’immatriculation de l’employeur et du salarié à la Sécurité sociale ;
  • l’affiliation du salarié au régime d’assurance chômage ;
  • l’adhésion à un service de prévention et de santé au travail ;
  • la demande de visite d’information et de prévention ou d’examen médical d’aptitude ;
  • l’affiliation aux organismes de prévoyance et de retraite complémentaire pour les salariés agricoles.

Cette déclaration doit être adressée à l'URSSAF ou à la MSA au plus tôt 8 jours avant la date prévisible de l’embauche, et au plus tard au moment de l'entrée en fonction du salarié. Elle doit obligatoirement être effectuée par voie électronique si vous relevez du régime général et avez adressé plus de 50 déclarations au cours de l'année civile précédente.

L'URSSAF vous adressera un document accusant réception de la déclaration et reprenant les informations enregistrées. Ce document constitue une preuve de la déclaration.

Notez le

Vous devez informer le salarié de cette démarche, soit :

  • en lui fournissant une copie de la déclaration ;
  • en lui transmettant l’accusé de réception ;
  • en indiquant dans son contrat de travail l’organisme destinataire de la déclaration.

Le Titre emploi-services entreprise (TESE)

Il permet de simplifier les formalités administratives liées, notamment, à l’embauche d’un collaborateur. Un seul formulaire en ligne permet aux entreprises relevant du régime général de la Sécurité sociale, quel que soit l’effectif, d’effectuer les formalités d’embauche : DPAE et contrat de travail.

Affilier le salarié aux organismes de retraites complémentaires obligatoires, mutuelle et prévoyance de l’entreprise

Lors de l’embauche d’un salarié, vous devez l’affilier à une caisse de retraite complémentaire : l’ARRCO pour tous les salariés, ou l’AGIRC pour les salariés cadres.

Vous devez également l’affilier auprès des organismes de mutuelle et de prévoyance auxquels adhère l'entreprise. N’oubliez pas d’informer le salarié de cette affiliation et des droits qui en découlent, notamment en matière de garanties.

Mettre à jour le registre unique du personnel

Quel que soit l’effectif de votre entreprise, vous devez tenir un registre du personnel, qui mentionne les entrées et les sorties de tous les salariés embauchés, dans l’ordre de leur arrivée.

Ce registre permet notamment à l’administration de contrôler les mouvements de personnel. Vous devez également le tenir à disposition du comité social et économique (CSE).

Veillez donc, dès l’embauche, à inscrire le salarié sur ce registre.

Organiser la visite d’information et de prévention (VIP)

Vous êtes tenu d’organiser une première visite médicale à destination de votre nouveau collaborateur afin de vérifier son état de santé général, de l'informer sur les risques auxquels l’expose son poste de travail et de le sensibiliser sur les moyens de prévention à mettre en œuvre.

Cette visite médicale d’information et de prévention, effectuée par le médecin du travail ou par l'un des membres de l'équipe pluridisciplinaire de santé, doit intervenir dans les 3 mois qui suivent la prise de poste, et être renouvelée tous les 5 ans. Une attestation de suivi vous sera délivrée à l’issue de chaque visite médicale.

Notez le

La visite doit être organisée préalablement à l’embauche s’il s’agit d’un jeune de moins de 18 ans ou que l’emploi implique un travail de nuit. Pour les apprentis, elle doit être organisée dans les 2 mois suivant la prise effective de poste.

Un suivi individuel renforcé doit être proposé aux salariés affectés à un poste de travail présentant des risques particuliers pour leur santé ou leur sécurité. Ces salariés doivent bénéficier d’un examen médical d’aptitude en lieu et place de la visite d’information et de prévention. Cet examen médical est réalisé par le médecin du travail avant l’embauche.

Autres formalités spécifiques

Si le salarié est de nationalité étrangère

Vous devez impérativement vérifier qu’il possède une autorisation de travail en cours de validité, excepté s’il est ressortissant de l'Espace économique européen (Union européenne ainsi que l'Islande, la Norvège et le Liechtenstein) et de la Suisse.

Si l’embauche concerne un mineur âgé de 14 à 16 ans

Si vous souhaitez embaucher un jeune âgé de 14 à 16 ans pendant les vacances scolaires, vous devez effectuer une demande d’autorisation préalable à l’inspection du travail, dans les 15 jours avant la date prévue pour la prise de fonction. Cette demande doit être accompagnée de l'accord écrit du représentant légal. L'absence de réponse dans les 8 jours francs vaut autorisation.

Si le salarié est reconnu travailleur handicapé

Vous devez indiquer chaque mois dans la DSN le statut de travailleur handicapé des salariés. Vous devez effectuer, chaque année, une déclaration annuelle sur les modalités de mise en œuvre de votre obligation d’emploi de travailleurs handicapés, dans laquelle figurent l'effectif de l'entreprise et le nombre d'emplois réservés aux travailleurs handicapés.

Pour vous accompagner dans la rédaction d’un contrat de travail et l’accomplissement des formalités d'embauche, les Editions Tissot vous proposent leur documentation « Gérer le personnel ACTIV’ », et notamment la procédure intéractive Lumio « Embaucher en CDI ».