Entretien annuel d’évaluation : un usage des données personnelles encadré

La CNIL contrôle notamment l’usage des fichiers informatisés, dont les données permettent une identification directe ou indirecte d’individus, qui doivent lui être déclarés.

Entretien annuel d’évaluation : vigilance particulière pour les « zones de commentaires »

Les données personnelles sur vos salariés ne peuvent être collectées que dans le but d’apprécier leur aptitude professionnelle (Code du travail, art. L. 1222–2). Il est interdit de collecter des données dites « sensibles » telles qu’une maladie, un divorce en cours, une situation financière critique, etc.

La CNIL rappelle que les données collectées peuvent porter sur :

• la formation ;
• la gestion de la carrière ;
• l’évaluation professionnelle ;
• la validation des acquis de l’expérience.

Généralement, les grilles d’évaluation sont faites de manière à éviter de collecter des informations non autorisées. C’est d’ailleurs ce qui peut les rendre parfois arides et complexes, et peu propices à l’instauration d’un réel échange. Vous pouvez télécharger gratuitement notre modèle ci-dessous, et prendre connaissance de nos recommandations pratiques contenues dans l’ouvrage « Gérer le personnel » des Editions Tissot.

Grille d’évaluation d’entretien (xls | 9 p. | 143 Ko)

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L’attention de la CNIL se porte donc plus particulièrement sur les « zones de commentaires », au contenu moins « formaté », qui doivent de ce fait être renseignées avec la plus grande prudence.

Quelles que soient les modalités retenues (menus déroulants, questions à choix multiples, etc.), les appréciations doivent impérativement être :

• objectives ;
• pertinentes ;
• adéquates ;
• et non excessives.

La CNIL rappelle que ces mentions peuvent être consultées à tout moment par le salarié et ses contrôleurs. Notez qu’en cas d’irrégularité, ces derniers peuvent prononcer des sanctions financières, ou choisir de rendre public leurs avertissements.

Entretien annuel d’évaluation : l’accès aux données enregistrées

Il faut rappeler au préalable qu’avant de mettre en œuvre des méthodes et techniques d’évaluation professionnelle, vous devez informer vos salariés notamment sur l’objectif poursuivi et sur le caractère obligatoire ou facultatif de ses réponses (Code du travail, art. L. 1222–3).

Les données collectées lors de l’entretien peuvent être consultées par les supérieurs hiérarchiques et par les salariés chargés de la gestion du personnel. Tous sont tenus à une obligation de confidentialité.

Par ailleurs, chaque salarié doit pouvoir accéder à ses propres données d’évaluation. Il peut s’agir des données collectées lors de l’entretien, mais également aux éventuelles « valeurs de classement », aussi appelées « ranking », et au potentiel de carrière, qui peuvent être utilisés par vos services RH.

Enfin, ces fichiers ne peuvent en principe être conservés au-delà de la période d’emploi, sauf dans le but de se prémunir d’une éventuelle action en justice. Auquel cas, ces fichiers doivent être transférés sur un serveur spécifique, dont l’accessibilité est limitée à certaines personnes. Vous devez également prévoir un dispositif de traçabilité des éventuelles consultations.

Les Editions Tissot proposent une « Formation à l’entretien d’évaluation annuel » basée sur des mises en situations, qui vous permettront d’améliorer votre capacité à dynamiser positivement ces moments d’échange.

Florent Allard

Recommandations de la CNIL du 11 mai 2011 « l’évaluation des salariés : droits et obligations des employeurs »