Droit du travail & RH

Entretien professionnel : quand le mettre en place pour ne pas payer de pénalité ?

Publié le par dans Formation professionnelle.

Parmi les entretiens RH à mener obligatoirement, il y a l’entretien professionnel. A quelle fréquence devez-vous recevoir vos salariés si vous ne souhaitez pas être sanctionné ?

Je dois recevoir mes salariés dans le cadre des entretiens professionnels. Quelle est la périodicité à respecter ? Quelles sont les sanctions en cas de non-respect ?

Entretien professionnel : organisé tous les 2 ans ou au retour de certaines absences

Tous les 2 ans, vous êtes tenu de recevoir vos salariés dans le cadre d’un entretien professionnel. Vous devez donc organiser un tel entretien pour tous vos salariés, que ceux-ci soient en CDI, CDD ou alternance, à temps plein comme à temps partiel.

Notez-le
Un entretien professionnel doit être organisé avec vos salariés lors de leur retour au sein de votre entreprise suite à certaines absences (congé de maternité, congé parental, congé sabbatique, par exemple), après une période d’activité à temps partiel ou à l’issue d’un mandat syndical. Celui-ci est à programmer y compris si votre salarié a bénéficié d’un entretien professionnel depuis moins de 2 ans.

La loi prévoit donc une périodicité de 2 ans. Néanmoins, rien ne vous empêche de retenir une périodicité plus courte si vous jugez cela pertinent.
La période de 2 ans s’apprécie à compter de la date d’embauche du salarié. Vous pouvez donc programmer les entretiens professionnels de vos salariés selon leurs dates d’entrée au sein de votre entreprise, mais le risque est d’en oublier un. Il est peut-être plus simple en termes d’organisation de lancer des campagnes d’entretien tous les 2 ans, ainsi les risques d’oublis sont plus limités.

Rappelons que cet entretien professionnel a pour principal objet d’échanger avec votre salarié sur ses perspectives d’évolution professionnelle, notamment en termes de qualifications et d’emploi. Il ne porte donc pas sur l’évaluation de son travail. Préparez en amont une trame d’entretien professionnel. Cela vous simplifiera grandement la tâche.

Votre obligation ne s’arrête toutefois pas à un entretien tous les 2 ans.

Notez-le
Un accord d’entreprise ou, à défaut de branche, peut définir une périodicité différente de l’entretien professionnel ainsi que d'autres modalités d'appréciation du parcours professionnel.

Entretien professionnel : l’état des lieux récapitulatif du parcours professionnel

En effet, vous êtes de plus tenu, tous les 6 ans, de faire un état des lieux récapitulatif du parcours professionnel de vos salariés (Code du travail, art. L. 6315-1).

Notez-le
Cette durée de 6 ans s’apprécie notamment par référence à l’ancienneté de votre salarié au sein de votre entreprise.

Cet état des lieux permet de vérifier que votre salarié a bénéficié au cours des 6 dernières années des entretiens professionnels et d'apprécier s'il a :

  • suivi au moins une action de formation non obligatoire ;
  • acquis des éléments de certification par la formation ou par une validation des acquis de son expérience ;
  • bénéficié d'une progression salariale ou professionnelle.

Ces règles ont été modifées par la loi avenir professionnel. Dans les entreprises d'au moins 50 salariés, il n'y a pas d'abondement s'il ressort que le salarié a bénéficié des entretiens prévus et qu'il a eu au moins une formation non obligatoire. Plus de précision dans notre article " Entretien professionnel : une période transitoire pour éviter les sanctions ".

Les premiers entretiens d’états des lieux devront intervenir à compter de mars 2020 (6 ans après l’entrée en vigueur de la loi du 5 mars 2014), faute de quoi, vous serez passible de sanctions financières si votre entreprise compte au moins 50 salariés.

Néanmoins, une ordonnance du 21 août 2019 a mis en place un régime dérogatoire jusqu’au 31 décembre 2020. Elle a allégé les obligations pouvant, en cas de manquement, donner lieu à sanction. Vous pouvez justifier de l'accomplissement de vos obligations dans les conditions en vigueur au 31 décembre 2018, soit avant la loi avenir professionnel.

Ainsi selon ces "anciennes règles" , si votre entreprise compte au moins 50 salariés et que votre salarié n’a pas, au cours des 6 années, bénéficié des entretiens prévus et d'au moins 2 des 3 actions susmentionnées (formation non obligatoire, VAE, progression salariale ou professionnelle), vous devrez alors abonder son compte personnel de formation de 3000 euros (abondement correctif) et verser une somme d’un montant égal à la Caisse des dépôts et des consignations.

Néanmoins, à compter du 1er janvier 2021, cet abondement s’appliquera lorsque votre salarié n’aura pas bénéficié au cours des 6 années des entretiens prévus et d’au moins une formation non obligatoire.

Notez-le
Une formation est obligatoire lorsqu’elle est prévue par la réglementation ou lorsqu’elle conditionne l’exercice d’une activité ou d’une fonction en application d'une convention internationale ou de dispositions légales et réglementaires.

En cas de non-respect de ces dispositions et si vous ne versez pas de vous-même ces sommes, vous prenez le risque, en cas de contrôle, de devoir verser en plus au Trésor public, un montant équivalent à l'insuffisance constatée majorée de 100 %.

De plus, en cas de non-respect de ces règles, le salarié pourrait obtenir, s’il saisit le conseil de prud’hommes, des dommages et intérêts.

Manquer cet entretien peut donc vous coûter cher, notamment si ce manquement concerne plusieurs salariés !

Pour respecter le cadre légal des entretiens professionnels, notre partenaire Lucca a réalisé avec plusieurs experts un modèle de grille complet.

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Ordonnance n° 2019-861 du 21 août 2019 visant à assurer la cohérence de diverses dispositions législatives avec la loi n° 2018-771 du 5 septembre 2018 pour la liberté de choisir son avenir professionnel, Jo du 22

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