Faire face à un contrôle de l’URSSAF

Le déclenchement du contrôle

Le contrôle de l’URSSAF a lieu soit dans l’entreprise, soit sur pièces.

Dans le premier cas, un inspecteur de l’URSSAF se déplace sur site.

Dans le second cas, il opère, depuis son bureau, un examen critique des documents à fournir périodiquement (BRC, DADS, etc.) afin de repérer d’éventuelles anomalies. Ce type de contrôle peut constituer un préliminaire à un contrôle sur place en entreprise.

Notez-le : les URSSAF peuvent pratiquer un contrôle sur pièces, dès lors que le contrôle concerne les employeurs et les travailleurs indépendants occupant 9 salariés au plus.

Chaque URSSAF détermine sa propre politique de contrôle. Ainsi, il peut être décidé :

• d’un contrôle systématique dans une zone géographique donnée, dans un secteur d’activité ;
• d’un contrôle périodique : les URSSAF aimeraient pouvoir contrôler les entreprises tous les 3 ans, mais cette exigence est difficilement conciliable avec le nombre d’entreprises, le nombre d’agents de contrôle et la durée moyenne des contrôles ;
• d’un contrôle par rapport à des critères purement subjectifs : entreprises nouvellement créées, changement de forme juridique ou modification de la situation juridique de l’employeur, changement ou extension d’activité, incident de paiement brutal, instauration ou abandon du décalage de la paie.

Le déroulement du contrôle

La visite de l’agent de contrôle

Tout contrôle URSSAF doit être précédé d’un avis de contrôle qui vous est adressé par lettre recommandée avec AR. Le délai minimum entre l’avis de passage et l’arrivée de l’inspecteur de l’URSSAF est au minimum de 15 jours (il est souvent plus long). Cela vous laisse le temps de vérifier avec votre comptable que tout est en ordre sur la période ciblée.

Cet avis indique :

• la date de la première visite de l’agent de contrôle ;
• la référence à la charte du cotisant contrôlé ;
• la possibilité d’assistance par un conseil.

Cet avis précise souvent la liste des pièces à tenir à la disposition de l’agent de contrôle.

Il vous est recommandé d’assurer au moins le premier rendez-vous personnellement. Si la date de la première visite mentionnée ne vous convient pas, il est possible de solliciter un report du contrôle. Si un motif légitime est avancé (maladie, voyage, etc.), celui-ci est souvent accepté.

Quels sont les outils de contrôle ?

Les documents contrôlés

Le contrôleur bénéficie d’un droit d’accès à tout local professionnel et à tout document qu’il estime nécessaire à l’exercice du contrôle.

Cette formule très large permet d’exiger, sous forme papier ou informatique : les bulletins de paie, les contrats de travail, la DUE, les bordereaux de cotisations, la DADS, les justificatifs des exonérations de cotisations sociales, les frais professionnels, les livres de comptabilité et pièces comptables, les conventions collectives, accords de salaires et accords d’intéressement, procès-verbaux de comité d’entreprise, etc.

Deux limites sont apportées aux pouvoirs des contrôleurs :

• ils ne peuvent pas réclamer la communication de documents qui ne sont d’aucune utilité pour le contrôle, soit parce qu’ils sont sans lien direct avec lui, soit parce qu’ils concernent des faits anciens sans rapport avec ceux sur lesquels porte le contrôle actuel ;
• ils ne peuvent pas d’eux-même rechercher les documents dont ils auraient besoin, ni procéder à leur saisie sous peine de voir la procédure entachée de nullité ;
• l’accord de l’employeur reste nécessaire pour procéder par voie d’échantillonnage ou d’extrapolation.

Attention : lorsque la comptabilité de l’entreprise est inexacte ou inexistante et qu’elle ne permet pas de chiffrer les rémunérations qui ont servi de base au calcul des cotisations, l’URSSAF arrête forfaitairement le montant des cotisations qui serviront de base au redressement. C’est ce que l’on appelle la taxation forfaitaire.

Les enquêtes

Le contrôleur peut compléter ses recherches en effectuant des interrogatoires.

Les enquêtes auprès des salariés. L’agent de contrôle peut auditionner toute personne rémunérée par l’entreprise. Il peut s’agir des personne encore en activité dans l’entreprise ou d’autres qui n’en font plus partie à la date du contrôle (salariés licenciés, démissionnaires, retraités, etc.) pour connaître les éléments de rémunération qu’ils ont perçus sur la période contrôlée.

Les inspecteurs ne peuvent entendre les salariés que dans l’entreprise ou sur les lieux de travail. Ils ne peuvent pas les interroger à leur domicile, ni leur envoyer un questionnaire, sinon le redressement est annulé.

Les enquêtes auprès des tiers. Les contrôleurs peuvent procéder à des interrogatoires de personnes étrangères à l’entreprise et peuvent adresser des questionnaires aux entreprises clientes ou fournisseurs de l’entreprise, aux travailleurs indépendants pour vérifier l’assujettissement de leurs honoraires.

Attention : si vous vous livrez à des manœuvres dilatoires ou faites preuve de réticences préjudiciables au bon déroulement du contrôle, vous pouvez vous rendre coupable d’un obstacle à contrôle, délit sévèrement sanctionné sur un plan civil et pénal.

La durée du contrôle

Il n’existe pas de durée fixe des contrôles. Un contrôle dure entre une demi-journée et 5 jours et peut atteindre 1 mois ou plus. Tout dépend de l’activité, de la taille et de la structure de votre entreprise, de la nature des investigations de l’agent de contrôle.


La clôture du contrôle

Il n’existe pas véritablement de procédure de clôture du contrôle, puisque l’agent peut effectuer sa vérification en plusieurs fois et ses visites peuvent être irrégulières.

La lettre d’observations

Le contrôleur doit vous communiquer, même si aucune infraction n’est relevée, un document daté et signé, appelé « lettre d’observations ».

Ce document mentionne obligatoirement :

• l’objet du contrôle ;
• les documents consultés ;
• la période vérifiée ;
• la date de fin du contrôle ;
• ainsi que, le cas échéant, les observations faites au cours du contrôle, assorties de la nature, du mode de calcul et du montant des redressements envisagés.

Vous avez alors un délai de 30 jours pour répondre à cette lettre d’observations. Pour disposer d’un modèle de lettre personnalisable, cliquez-ici.

Pour mettre en recouvrement les cotisations impayées, l’URSSAF doit adresser une mise en demeure par lettre recommandée avec demande d’avis de réception, vous invitant à régulariser votre situation dans le mois qui suit la réception de la mise en demeure. Ce n’est qu’à l’expiration du délai imparti que des poursuites peuvent être engagées.

L’agent de contrôle est tenu, avant clôture de son rapport, de vous présenter ses observations pour provoquer éventuellement des explications de votre part sur les irrégularités relevées.

La communication intégrale du rapport de contrôle n’est pas n’exigée. Il suffit que vous ayez été informé des omissions et des erreurs qui vous sont reprochées, ainsi que des bases du redressement proposé.

A l’issue de la vérification, l’entreprise peut se trouver confrontée à deux situations :

• soit l’inspecteur n’a décelé aucune irrégularité : il vous notifie un état de redressement portant la mention « NEANT » ;
• soit il constate des irrégularités et opère un redressement de cotisations.

Si, lors d’un précédent contrôle, l’inspecteur n’opère aucun redressement ou mise en garde, il est tenu par cette décision lors du contrôle suivant. Il ne peut pas redresser l’entreprise en l’absence de faits nouveaux.

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Pour plus de précisions sur les contrôles de l’URSSAF, les Editions Tissot vous proposent un extrait de leur ouvrage « Gestion du personnel simplifiée ».


Article publié le 14 avril 2009