Fiscalité des entreprises : conditions pour assurer la déduction des charges

La déductibilité des charges est une appréciation concrète de l’intérêt de l’entreprise. Mais il faut également qu’elle soit réelle, justifiée et déduite sur son exercice d’engagement.

Pour être admises en déduction des bénéfices imposables, les charges doivent remplir trois conditions.

Première condition : être exposés dans l’intérêt direct de l’exploitation ou se rattacher à la gestion normale de l’entreprise

L’entreprise est en principe libre de sa gestion et des dépenses qu’elle engage pour son fonctionnement.

Bien que l’Administration ne soit pas autorisée à s’immiscer dans la gestion des entreprises, elle peut remettre en cause les dépenses qui ne se rattacheraient pas à une gestion normale ou n’auraient pas été exposées dans l’intérêt direct de l’entreprise.

Tel est le cas notamment :

• des dépenses personnelles de l’exploitant ou des associés (loyers, impôts, frais de déplacement, etc.) ;
• des dépenses supportées dans l’intérêt des dirigeants lorsqu’elles ne peuvent pas être considérées comme un complément de rémunération (frais de déplacements et de réceptions privés) ;
• des dépenses afférentes à des biens meubles ou immeubles non affectés à l’exploitation ;
• des sommes facturées à l’entreprise pour des prestations fictives ;
• de la prise en charge de frais incombant à des entreprises tierces lorsqu’elle ne s’accompagne d’aucune contrepartie ;
• de dépenses dont le montant est excessif.

Cette condition tenant à l’intérêt de l’entreprise conduit l’Administration et la jurisprudence à écarter les frais dont l’engagement peut être considéré comme relevant d’un acte anormal de gestion.

L’Administration peut donc valablement écarter la déduction de certaines dépenses engagées en dehors de l’intérêt propre de l’entreprise, mais dans certaines limites : elle ne peut pas contester l’opportunité des décisions de gestion prises par les dirigeants dans l’exercice de leurs fonctions.

Ainsi, une opération ne peut être considérée comme anormale au seul motif qu’elle comporte un avantage pour un tiers. En revanche, si l’opération n’apporte à l’entreprise qu’un intérêt minime hors de proportion avec l’avantage que le tiers peut en retirer, elle constitue un acte anormal de gestion.

De manière générale, les critères d’analyse retenus pour apprécier l’intérêt de l’entreprise justifiant la déductibilité des charges et l’existence d’une gestion normale ou anormale sont l’appréciation de la réalité des dépenses engagées et des contreparties pour l’entreprise. Ils nécessitent une appréciation au cas par cas des circonstances.

Deuxième condition : correspondre à une charge comptabilisée et justifiée

Cette condition sera remplie si la comptabilité est appuyée de pièces justificatives destinées à permettre le contrôle de la réalité des frais et charges portés en déduction du bénéfice imposable (factures, pièces de caisse, reçus, carnets de paie, etc.).

Certaines catégories de dépenses doivent être inscrites sur le relevé des frais généraux. Elles peuvent être réintégrées aux résultats imposables dans la mesure où elles sont excessives et où la preuve n’a pas été apportée qu’elles ont été engagées dans l’intérêt direct de l’entreprise. Par ailleurs, lorsque leur montant augmente dans une proportion importante, l’Administration peut demander à l’entreprise de justifier qu’elles sont nécessitées par sa gestion.

Sont visées par ces mesures particulières de contrôle les rémunérations directes et indirectes, y compris les remboursements de frais, versées aux cinq ou dix personnes les mieux rémunérées, suivant que l’effectif de l’entreprise excède ou non 200 salariés, les frais de voyage et de déplacement exposés par ces mêmes personnes, les dépenses et charges afférentes aux véhicules et autres biens dont elles peuvent disposer en dehors des locaux professionnels, les dépenses et charges de toute nature afférentes aux immeubles qui ne sont pas affectés à l’exploitation, les cadeaux de toute nature, à l’exception des objets de faible valeur conçus spécialement pour la publicité et les frais de réception, y compris les frais de restaurant et de spectacles.

Troisième condition : être compris dans les charges de l’exercice au cours duquel ils ont été engagés

Pour être déductibles, les charges doivent se traduire par une diminution de l’actif net de l’entreprise, ce qui conduit à distinguer frais généraux et coût d’acquisition des immobilisations.

Les dépenses qui se traduisent par une augmentation de l’actif de l’entreprise ne peuvent pas être admises en déduction, qu’il s’agisse de dépenses ayant pour effet l’entrée dans l’actif d’un nouvel élément ou entraînant une augmentation de la valeur d’une immobilisation existante.

Cet article est un extrait de la fiche « Assurer la déduction des charges » de notre nouvel ouvrage « Comptabilité, fiscalité et paie pour les PME ». Pour savoir sur quel exercice déduire les charges et connaître s’il existe des charges qui ne sont pas déductibles, les Editions Tissot vous proposent de télécharger l’intégralité de cette fiche.

Assurer la déduction des charges (pdf | 5 p. | 230 Ko)

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