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Flex office : avantages et inconvénients

Publié le 22/02/2022 à 07:04 dans Management.

Temps de lecture : 5 min

On pensait, au début de la crise sanitaire, que le télétravail serait une solution conjoncturelle… En fait, elle perdure et le phénomène pourrait bien devenir structurel ! Mais alors que de nombreux salariés ont des difficultés à travailler de chez eux, et demandent à mixer le présentiel et le distanciel, le flex office fait figure de très bonne alternative. Faisons le point sur les PLUS et les MOINS de cette nouvelle organisation du travail.

Qu’est-ce que le flex office ?

Le terme « flex office » induit immédiatement la notion de flexibilité… Attention cependant à ne pas confondre la pratique (en anglais : « desk sharing » pour « bureau partagé ») avec celle du « bureau flexible ». Cela étant un terme propre à l’immobilier d’entreprise désignant un principe de location d’espace de travail pour des durées allant de 1 h à 3 ans. Le flex office n’est pas non plus la faculté pour le salarié d’aller au bureau quand il en a envie… Ce serait bien trop beau ! En fait, il s’agit tout simplement d’un mode d’organisation du travail qui consiste à aménager et répartir les espaces en fonction des usages. Le salarié n’a donc plus de bureau attitré, mais un bureau partagé. Concrètement, lorsqu’il arrive sur le site, il se rend dans la zone qui convient le mieux à sa tâche du jour et retrouve son espace de travail digital personnel en se « loguant » avec des identifiants qui lui sont propres. Cela induit des conditions et équipements optimaux – utilisation généralisée d’ordinateurs portables, Internet en Wi-Fi très haut débit… – et des conditions de confort et d’ergonomie permettant d’optimiser le bien-être au travail.

Les avantages du flex office

Le flex office présente de multiples qualités, tant pour l’entreprise que pour le collaborateur. Voici les principales :

Une solution de travail hybride

Tous les salariés n’apprécient pas le télétravail. Certains ont la nostalgie du bureau, de la cantine, des collègues, bref, se sentent désociabilisés. En ces temps où le contexte sanitaire demeure à risque, le flex office permet d’accueillir les collaborateurs de manière occasionnelle. Le bureau devient alors autant un lieu de rencontre qu’un lieu de travail, tout en répondant aux nécessités logistiques. Le salarié récupère en effet instantanément l’ensemble de ses données professionnelles, et peut également assister aux meetings, réunions d’équipe, avec un respect des protocoles sanitaires qui est facilité. En effet, les espaces n’étant pas personnalisés, ils sont plus aisés à désinfecter en totalité. Par ailleurs, les distances entre les différents postes de travail peuvent être davantage respectées.

Une « anti-routine »

En supprimant les postes de travail fixes, le flex office contraint les collaborateurs à plus d’agilité et de collaboratif. Ces nouvelles habitudes de travail sont souvent aussi génératrices de gains de créativité… voire de productivité.

Un décloisonnement bénéfique

Ne plus bénéficier d’un espace personnel peut paraître frustrant, mais cela présente pourtant de nombreux avantages : en changeant fréquemment de site et de voisins de bureau, les salariés ouvrent leurs « chakras » ! Ils ont une vision moins restreinte de l’entreprise, et créent de nouveaux liens. La communication, la circulation de l’information et, globalement, l’engagement s’en trouvent améliorés.

Une réduction des charges immobilières

L’idée du flex office, c’est de mettre en adéquation la présence humaine et les mètres carrés utilisés. Ainsi, bien géré, il peut permettre aux entreprises de réduire la superficie de leurs locaux… et de faire des économies d’échelle.

Flex office : les limites du système

Assurer une logistique sans faille

Passer en mode « flex office » est un pari pour l’entreprise, qui peut se transformer en calvaire si l’organisation logistique ne suit pas. Maintenir les espaces de travail propres, et, en situation de bon fonctionnement, gérer les plannings afin d’assurer à chacun un poste de travail opérationnel est primordial. Il serait dommage de susciter chez le collaborateur, à cause d’une logistique défaillante, l’envie de rentrer chez lui, ou d’aller procrastiner en salle de pause !

Veiller à adapter le management

Tout comme pour le télétravail, le contrôle managérial du flex office doit reposer sur un principe de confiance, et s’appuyer sur des outils opérationnels efficaces. Un bon système de communication interne, notamment, est impératif. Les solutions digitales se sont multipliées ; il est important que tous les salariés concernés y soient formés et familiarisés - y compris les plus rétifs - tout en limitant le phénomène d’hyperconnexion.

Préserver le sentiment d’appartenance

Avec l’absence de bureaux attitrés, exit les photos et autres petites décos personnelles. Or, le manque de repères du salarié peut générer un sentiment d’interchangeabilité, source d’angoisse et de désengagement. La dépersonnalisation du poste de travail doit donc être compensée par la qualité du relationnel interne et le maintien de moments de convivialité entre les collaborateurs. Par ailleurs, rendre plus anonymes les espaces de travail n’empêche pas de les rendre également chaleureux, cosy et conviviaux !

Pour aller plus loin sur le sujet
Découvrez le nouvel épisode de « Sur un air de RH », le podcast dédié aux professionnels RH et aux dirigeants d'entreprise. Dans cet épisode « Flex Office : retour sur expérience ! », Elody Clariond se prête au jeu d’être interviewée, au côté de Caroline Acs, Directrice générale des Editions Tissot. Elles partagent avec vous leur retour d'expérience sur le télétravail, côté employeur et salarié.

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Valérie Macquet

Conceptrice- rédactrice, conseil en écriture, auteur, biographe, formatrice pour adultes

Après avoir été gérante d’une agence de communication, directrice déléguée d’un hebdomadaire, puis manager commerciale d’une équipe de commerciaux grands comptes, j’en ai eu assez de jongler avec les...