Formalités liées à l’arrêté des comptes : organisation de l’assemblée générale

Assemblée générale : approbation des comptes

Si vous êtes en société (SARL, SA, SAS, etc.), il vous faut convoquer l’assemblée générale (AG) pour approuver les comptes et définir la façon dont le résultat sera utilisé. Il pourra être laissé en réserve au sein de la société ou être distribué en dividendes, pour tout ou partie, aux associés.

L’assemblée générale ordinaire (AGO) d’approbation des comptes doit être réunie dans les 6 mois suivant la date de clôture de l’exercice comptable.

Les documents permettant aux associés de se prononcer sur les décisions comptables prises devront être mis à leur disposition au moins 15 jours avant la tenue de l’assemblée générale :

• documents comptables ;
• bilan ;
• compte de résultat ;
• annexe comptable ;
• projet de décision concernant l’affectation du résultat.

A ces documents, le rapport de gestion doit également être joint. Celui-ci comporte des mentions légales. Il retrace l’activité de la société pendant l’exercice passé et fait part des projets pour l’exercice à venir.

Assemblée générale : convocation dans associés

La convocation des associés se fait 15 jours minimum avant la date prévue pour l’assemblée générale ordinaire, par lettre recommandée avec accusé de réception.

Si vous avez un commissaire aux comptes, vous devez également le convoquer.

Assemblée générale : documents transmis au tribunal de commerce

Lors de l’assemblée générale, les associés votent pour chaque résolution, principalement pour l’affectation du résultat. A l’issue de celle-ci, les documents doivent être envoyés dans un délai d’un mois au greffe du tribunal de commerce.

A cette occasion seront donc envoyés en double exemplaire le bilan, le compte de résultat, l’annexe comptable, le rapport de gestion, l’extrait du procès-verbal d’assemblée générale concernant l’affectation du résultat.

Si la société a un commissaire aux comptes, son rapport doit être joint en double exemplaire. Un chèque concernant le traitement du dossier par le greffe du tribunal de commerce doit être joint à l’envoi. Les frais sont révisés chaque année ; pour 2011, ils s’élèvent à 46,33 euros.

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