Droit du travail & RH

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Formation des salariés : gérer au mieux la demande de DIF

Publié le par dans Formation professionnelle.

Si peu de salariés ont utilisé leur droit individuel à la formation (DIF), tous les autres ont acquis aujourd’hui près de 50 heures. Certains pourront vous solliciter pour les utiliser. Soyez prêt à gérer au mieux ces demandes.

Le droit individuel à la formation (DIF) permet aux salariés de bénéficier, à leur initiative, d’actions de formation en se constituant un crédit d’heures. Si l’utilisation des droits à la formation appartient aux salariés, c’est à vous, employeur, de donner votre accord sur l’action de formation.


Bénéficiaires

Peuvent bénéficier du DIF :

  • les salariés en CDI avec au moins 1 an d’ancienneté dans l’entreprise ;
  • les salariés en CDD avec au moins 4 mois d’ancienneté (consécutifs ou non) au cours des 12 derniers mois.


Heures de formation acquises 

Le nombre d’heures varie selon la nature du contrat de travail :
  • salariés en CDI travaillant à temps complet : 20 heures de formation par an (sauf dispositions conventionnelles plus favorables) ;
  • salariés à temps partiel ou en CDD : le nombre d’heures de formation est calculé au prorata de leur temps de travail.

Par exemple, un salarié en CDI travaillant à mi-temps acquerra 10 heures de formation par an, tout comme un salarié en CDD d’une durée de 6 mois à temps plein.

Notre conseil : Afin d’éviter tout litige, mentionnez le nombre d’heures acquises directement sur le bulletin de paie.


Information aux salariés

Tous les ans, vous devez informer vos salariés par écrit du total de leurs droits acquis au titre du dispositif DIF.

Les premières demandes de DIF pouvant être formulées depuis le 7 mai 2005 (soit 1 an après sa création officielle), il vous est possible de faire le décompte annuel des heures de formation acquises :
  • soit tous les 7 mai ;
  • soit de choisir l’année civile comme période de référence.


Cumul des heures de formation

Les heures de formation acquises peuvent se cumuler d’une année sur l’autre sans pouvoir dépasser 120 heures. Lorsque ce plafond est atteint, le salarié ne peut plus acquérir de droits à formation au titre du DIF (sauf dispositions conventionnelles plus favorables).

En revanche, si une partie des heures de formation a été utilisée, le salarié peut cumuler de nouvelles heures, toujours dans la limite de 120 heures.


Mise en œuvre

La mise en œuvre du DIF relève de l’initiative du salarié, mais nécessite votre accord.

Formations éligibles

Les actions de formation choisies par le salarié doivent tenir compte des priorités définies par les dispositions conventionnelles applicables dans l’entreprise. A défaut, elles doivent relever de l’une des catégories suivantes :
  • actions de promotion permettant d’acquérir une qualification plus élevée ;
  • actions d’acquisition, d’entretien ou de perfectionnement des connaissances ;
  • actions visant à l’obtention d’une nouvelle qualification.

Demande du salarié

Nous vous conseillons de solliciter du salarié qu’il effectue sa demande de formation par écrit en indiquant la formation souhaitée, la durée, le coût, le nom de l’organisme prestataire, etc.

Vous pouvez également prévoir une procédure interne qui précisera notamment les périodes pendant lesquelles ces demandes pourront être faites (par exemple, en dehors des périodes de vacances scolaires) et si les accords collectifs prévoient des délais de présentation.

Votre réponse

Vous devez répondre dans le délai d’un mois. Passé ce délai, une absence de réponse de votre part vaut acceptation.

Si vous acceptez :
Le choix de l’action de formation doit faire l’objet d’un accord écrit entre le salarié et vous. Elle sera financée sur le plan de formation (budget de 0,9 % de la masse salariale).

Si vous refusez :
Vous n’avez aucune obligation de motiver votre refus, sauf dispositions conventionnelles contraires, mais pour éviter tout litige et notamment toute accusation de discrimination, il est préférable de le faire.

Après 2 refus consécutifs (soit 2 exercices civils consécutifs), le salarié peut déposer sa demande dans le cadre du congé individuel de formation (CIF) auprès du FONGECIF pour un examen prioritaire.

En cas d’acceptation par cet organisme, vous serez alors tenu de lui verser :
une somme équivalant au montant de l’allocation de formation correspondant aux droits acquis par le salarié au titre du DIF ;
les frais de formation.
De plus, à l’issue de la formation, le salarié conservera l’intégralité de ses droits au DIF.

Avant de refuser pour la seconde fois une demande de DIF, analysez la situation, car, que ce soit d’un point de vue financier ou pour favoriser un bon climat social, il est souvent préférable de l’accorder.
Notre conseil : Pour éviter toute contestation sur les délais et/ou sur l’accord même de la formation, il est préférable de répondre au salarié par lettre recommandée avec AR.
les salariés en CDD avec au moins 4 mois d’ancienneté (consécutifs ou non) au cours des 12 derniers mois.
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