Frais d’entreprise : un séminaire peut être un avantage en nature

Frais d’entreprise : définition

Vous pouvez être amené à rembourser des dépenses engagées par les salariés ou à mettre à leur disposition des biens ou services, sans qu’il s’agisse pour autant d’un élément de rémunération, d’un avantage en nature ou d’une indemnisation de frais professionnels.

Ils correspondent à la prise en charge de frais relevant de l’activité de l’entreprise et non de frais liés à l’exercice normal de la profession du salarié. Ils sont exclus de l’assiette des cotisations. Ces charges d’exploitation doivent simultanément remplir 3 critères :

• caractère exceptionnel ;
• intérêt de l’entreprise ;
• frais exposés en dehors de l’exercice normal de l’activité du travailleur salarié ou assimilé.

Pour constituer des frais d’entreprise, les dépenses engagées par le salarié doivent être justifiées par :

• l’accomplissement des obligations légales ou conventionnelles de l’entreprise ;
• la mise en oeuvre des techniques de direction, d’organisation ou de gestion de l’entreprise ;
• le développement de la politique commerciale de l’entreprise.

Frais d’entreprise : séminaire, voyage de stimulation et voyage d’affaires

Les dépenses engagées par le salarié ou que vous prenez directement en charge à l’occasion de séminaires, voyages de stimulation, sont considérées comme des frais d’entreprise.

Ces voyages devront toutefois être caractérisés par l’organisation et la mise en oeuvre d’un programme de travail et l’existence de sujétions pour le salarié alors que sa participation à ces voyages ne correspond pas à l’exercice normal de sa profession.

Attention, si les conditions ne sont pas remplies, la prise en charge de voyage constituera un avantage en nature. Les frais engagés seront soumis à cotisations sociales.

C’est ce qui est arrivé à une entreprise qui avait organisé un voyage à Budapest. Sur un séjour de 4 jours, il était prévu une demi-journée de travail. Quelques conjoints ont également participé à ce séjour.

Pour la Cour de cassation, les frais de ce séminaire n’avaient pas été exposés à raison de charges inhérentes aux fonctions de ces salariés, exercées dans l’intérêt de l’entreprise, de sorte que leur prise en charge constituait des avantages en nature.

Pour plus de précision sur les avantages en nature, les Editions Tissot vous conseillent leur documentation « Responsable et Gestionnaire paie ».

Cour de cassation, chambre civile 2, 30 mars 2017, n° 16–12.132 (la prise en charge des frais d’un séminaire pris en charge par l’entreprise qui ne sont pas exposés à raison de charges inhérentes aux fonctions des salariés, exercées dans l’intérêt de l’entreprise, constituait des avantages en nature)