Frais de repas du personnel de chantier dans le BTP : les risques de redressement URSSAF

Frais de repas BTP : le cas du paiement direct ou du remboursement sur factures

Par principe, le salarié du BTP travaillant sur chantier en situation de petit déplacement doit se voir verser une indemnité journalière forfaitaire de panier dès lors qu’il ne rentre pas son domicile pour le repas du midi.

Pour faire face à cette obligation de financement des repas prévue dans les conventions collectives du BTP, l’employeur peut choisir de payer directement les frais de repas du midi du salarié. Il est ainsi possible de prévoir la réalisation de factures réglées par l’entreprise ou de remettre au salarié une carte de paiement au nom de l’entreprise. Ce paiement direct est par principe exonéré de cotisations sociales, peu importe son montant et peu importe que le salarié bénéficie ou non de la déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels.

Il est aussi possible pour l’employeur de rembourser sur factures le salarié des dépenses qu’il engage pour son repas du midi. Ce remboursement sur factures est exonéré de cotisations sociales sous réserve que le salarié puisse remettre à l’employeur des factures pour les repas remboursés et sous réserve que le salarié ne peut rentrer à son domicile pour manger le midi. A défaut, ce remboursement est soumis à cotisations sociales. Lorsque le salarié bénéficie de la déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels, le montant remboursé au salarié est intégralement soumise à cotisations sociales, peu important que des factures soient remises à l’employeur.

Certaines URSSAF redressent les entreprises ayant pris en charge les frais de repas du midi des salariés travaillant sur chantier en se fondant sur l’absence de déplacement professionnel. Ces URSSAF considèrent que le paiement direct ou le remboursement sur factures constitue un avantage en nature et non une prise en charge des frais professionnels si le lieu du repas est situé à proximité des bureaux de l’entreprise. Si l’employeur ne peut pas justifier que le salarié était contraint de ne pas rentrer à son domicile, un redressement est calculé sur la base des montants pris en charge par l’employeur au cours des trois dernières années.

Important : Les URSSAF concernées exigent le plus souvent que les repas soient pris au moins à 10 kilomètres du siège de l’entreprise pour que la qualification de frais professionnels soit reconnue. Cette condition de distance n’existe pas dans les textes de loi, ni dans les circulaires ACOSS. C’est donc l’interprétation de la notion de déplacement professionnel qui pose des difficultés et crée une incertitude juridique. Pour éviter un risque de redressement, l’employeur choisissant de rembourser sur factures ou choisissant le paiement direct a intérêt à interroger son URSSAF sur les conséquences en matière d’assujettissement social en utilisant la procédure du rescrit social.

Frais de repas BTP : le cas du versement d’une indemnité de panier

Si l’employeur n’opte pour le remboursement sur factures ou le paiement direct au restaurateur, il doit verser au salarié de chantier en petit déplacement une indemnité de panier. Le montant de l’indemnité de panier à verser est fixé par les accords régionaux ou départementaux négociés par les partenaires sociaux du Bâtiment et des Travaux Publics.
Pour l’ACOSS (organisme national central des URSSAF), une indemnité de panier forfaitaire est exonérée de charges sociales dès lors qu’un salarié est en déplacement et ne peut pas rentrer manger à son domicile pour le repas du midi. L’exonération est toutefois plafonnée à 9 euros par repas en 2017 (plafond passant à 18,40 euros par repas si le salarié est contraint de prendre son repas au restaurant).

L’employeur dans le BTP est donc contraint juridiquement à verser une indemnité de panier d’un montant égal au moins à celui prévu par les accords locaux. Si le montant versé ne dépasse pas les plafonds d’exonération, l’indemnité est intégralement exonérée de cotisations sociales. Si le montant versé dépasse les plafonds d’exonération, alors la fraction supérieure doit être soumise à charges sociales (sauf si le salarié remet à l’employeur des justificatifs de frais de repas d’un montant au moins égal à l’indemnité de panier versée).

Attention: Lorsque le salarié bénéficie de la déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels, l’indemnité de panier est intégralement soumise à cotisations sociales, peu importe son montant. Pour éviter cette soumission, la seule possibilité réside à verser une indemnité de panier sous forme de remise de titres restaurant plus une indemnité complémentaire de repas. La participation patronale des titres restaurant reste exonérée de cotisations sociales même en cas de pratique de la déduction forfaitaire spécifique.

Pour tout savoir sur la gestion des repas des salariés du Bâtiment, les Editions Tissot vous conseillent leur documentation « Social Bâtiment ».