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Frais professionnel : prouver l’utilisation conforme lorsque le montant remboursé excède l’allocation forfaitaire

Publié le par dans Rémunération.

Lorsque les frais professionnels sont remboursés sur la base d’allocations forfaitaires, ils sont exonérés de cotisations sociales. Si vous remboursez un montant supérieur, il vous reviendra notamment de prouver l’utilisation effective de ces allocations forfaitaires conformément à leur objet. A défaut, le montant litigieux sera soumis à cotisations sociales.

Frais professionnel : méthodes d’indemnisation

Les frais professionnels sont des dépenses effectuées par le salarié et qui sont liées à la fonction et à l’emploi.

Plusieurs méthodes de remboursement existent. Vous êtes libre de choisir la manière dont vous indemniserez les salariés de leurs frais professionnels, sous réserve de respecter les obligations légales et conventionnelles.

L’indemnisation des frais professionnels s’effectue en général :

  • soit par le remboursement des dépenses réelles. Le salarié est remboursé de la totalité des frais engagés. Il doit fournir des justificatifs de ses frais pour obtenir le remboursement ;
  • soit sous la forme d’allocations forfaitaires. Les montants sont fixés par l’URSSAF. Il faut justifier les circonstances à l’origine des frais engagés. Par exemple, le salarié ne peut pas regagner sa résidence du fait d’un déplacement professionnel.

Certains salariés règlent directement le montant des frais exposés en utilisant une carte de crédit de la société ou bénéficient de la mise à disposition d’un véhicule pour se déplacer.

Des professions bénéficient d’une déduction forfaitaire sur le salaire soumis à cotisation.

Attention
Il existe des dépenses qui ne sont indemnisées qu’au réel. C’est le cas, par exemple, des frais engagés par le salarié, pour le télétravail, l’utilisation des outils issus des nouvelles technologies de l’information et de la communication.

Frais professionnel : l’indemnisation sous la forme d’allocations forfaitaires

L’indemnisation des frais professionnels sous forme d’allocations forfaitaires concerne notamment les dépenses de :

  • nourriture ;
  • logement ;
  • frais liés à l’utilisation à titre professionnel d’un véhicule personnel ;
  • frais engagés par le salarié dans le cadre de la mobilité professionnelle à l’intérieur du territoire métropolitain.

Ces allocations forfaitaires sous exonérées de cotisations sociales si vous respectez notamment les seuils fixés par l’URSSAF.

Frais professionnels 2018

Si les remboursements sont supérieurs aux limites d’exonération, vous pouvez être exonérés de cotisations sociales si :

  • les circonstances de fait (déplacement professionnel, le salarié ne peut pas rentrer chez lui, etc.) sont établies ;
  • l’allocation a été utilisée conformément à son objet en produisant les justificatifs.

Il vous revient de rapporter la preuve que ces indemnités ont été utilisées conformément à leur objet.

Si vous n’établissez pas les circonstances de fait, les allocations constituent des compléments de rémunération versés à l’occasion du travail. Les sommes litigieuses seront intégrées dans l’assiette des cotisations sociales dès le premier euro.

Si les circonstances sont établies mais que vous ne prouvez pas que l’allocation a été utilisée conformément à son objet en produisant des justificatifs, la fraction qui excède le montant fixé par les textes sera soumis à cotisations sociales.


Cour de cassation, chambre civile 2, 15 février 2018, n° 17-11.121 (lorsque le remboursement de frais professionnels s’effectue sur la base d’allocations forfaitaires, le bénéfice de l’exonération de cotisations sociales de la fraction excédant la limite prévue est subordonnée à la preuve par l’employeur de l’utilisation effective de ces allocations forfaitaires conformément à leur objet)

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