Frais professionnels 2021
Publié le par dans Chiffres et données sociales.
Les frais professionnels 2021 d’un salarié peuvent être remboursés de différentes façons. Lorsque les frais professionnels de repas et de déplacement sont remboursés de manière forfaitaire, ils sont exonérés de cotisations sociales selon un barème revalorisé chaque année et s’appliquant à partir du mois de janvier.
Frais professionnels 2021 : connaître la méthode de calcul
Les frais professionnels sont des dépenses supplémentaires, effectuées par le salarié, qui sont liées à la fonction et à l’emploi.
Vous êtes libre de choisir la manière dont vous indemniserez les salariés de leurs frais professionnels, sous réserve de respecter les obligations légales et conventionnelles.
L’indemnisation des frais professionnels s’effectue en général :
- soit par le remboursement des dépenses réelles. Le salarié est ainsi remboursé de la totalité des frais engagés. Il doit alors fournir les justificatifs de ses frais pour obtenir le remboursement ;
- soit sous la forme d’allocations forfaitaires. Les montants sont fixés par l’URSSAF. Il faut justifier les circonstances à l’origine des frais engagés. Par exemple, le salarié ne peut pas regagner sa résidence du fait d’un déplacement professionnel ;
soit en payant directement le montant des frais exposés par le salarié, par exemple, en remettant une carte de crédit de la société à l’employé ou par la mise à disposition d’un véhicule au salarié pour se déplacer.
- des indemnités destinées à compenser les frais de déménagement exposés par le salarié en situation de mobilité professionnelle ;
- des indemnités destinées à compenser les frais exposés par certains salariés envoyés en mission temporaire ou mutés en France par les entreprises étrangères ;
- des indemnités destinées à compenser les frais exposés par les salariés en mobilité professionnelle de la métropole vers les territoires français situés en outre-mer et inversement ou de l’un de ces territoires vers un autre.
Frais professionnels 2021 : l’indemnisation sous la forme d’allocations forfaitaires
L’indemnisation des frais professionnels sous forme d’allocations forfaitaires concerne les dépenses de :
- nourriture ;
- logement ;
- frais liés à l’utilisation à titre professionnel d’un véhicule personnel ;
- frais engagés par le salarié dans le cadre de la mobilité professionnelle à l’intérieur du territoire métropolitain.
Les frais professionnels 2021 indemnisés sur la base d’allocations forfaitaires spécifiques ne sont pas soumis à cotisations sociales si leur montant est inférieur ou égal aux seuils qui sont fixés par l’URSSAF.
Vous n’avez pas à justifier ces dépenses mais vous devez pouvoir démontrer que l’application des allocations correspondent aux situations de fait.
Si le montant est supérieur, vous pouvez quand même être exonéré de cotisations sociales. Vous devez toutefois prouver que :
- les circonstances de fait (déplacement professionnel, le salarié ne peut pas rentrer chez lui, etc.) sont établies ;
- l’allocation a été utilisée conformément à son objet en produisant les justificatifs.
Pour plus de précisions sur le remboursement des frais professionnels, les Editions Tissot vous conseillent leur documentation « Gérer le personnel ».
Réseau des URSSAF, urssaf.fr