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Frais professionnels et nouvelles technologies : pas de choix possible pour la forme du remboursement !

Publié le par dans Rémunération.

Il existe plusieurs méthodes pour rembourser les frais professionnels d’un salarié : la méthode de l’indemnisation des frais réels et celle d’une allocation forfaitaire. Concernant les nouvelles technologies de l’information et de la communication, vous n’avez pas le choix. Une seule méthode s’impose où vous risquez un redressement URSSAF.

Frais professionnels : 2 méthodes de remboursement

L’indemnisation des frais professionnels s’effectue :

  • soit en application de la méthode de l’indemnisation des frais réels : vous remboursez les dépenses réellement engagées par le travailleur salarié ou assimilé. Vous êtes tenu de produire les justificatifs y afférents. Ces remboursements peuvent notamment porter sur les frais engagés par le salarié en situation de télétravail, par exemple ;
  • soit en application de la méthode de l’indemnisation des frais au forfait : c’est-à-dire sur la base d’allocations forfaitaires. Vous êtes autorisé à déduire leurs montants dans les limites fixées par l’URSSAF tous les ans, sous réserve de l’utilisation effective de ces allocations forfaitaires conformément à leur objet. Cette condition est réputée remplie lorsque les allocations sont inférieures ou égales aux montants fixés.
   
Les frais professionnels indemnisés sur la base d’allocations forfaitaires spécifiques ne sont pas soumis à cotisations sociales si leur montant est inférieur ou égal aux seuils qui seront fixés par l’URSSAF.

Voici un récapitulatif des montants forfaitaires 2014 publiés par l’URSSAF :

Frais professionnels 2014 : barèmes 
(pdf | 1 p. | 49 Ko)

Concernant les frais engagés par le salarié à des fins professionnelles pour l’utilisation des outils issus des nouvelles technologies de l’information et de la communication, vous n’avez pas le choix. Une seule méthode s’applique.

Frais professionnels et nouvelles technologies : l’indemnisation des frais réels s’impose

On entend par outils issus des « nouvelles technologies de l’information et de la communication (NTIC) », la téléphonie mobile, le micro-ordinateur portable ou non, les logiciels, les accès à un télécopieur, à l’ordinateur de l’entreprise, à Internet, etc.

Les frais engagés par le travailleur salarié ou assimilé à des fins professionnelles, pour l’utilisation des outils issus des NTIC qu’il possède, sont considérés comme des charges de caractère spécial inhérentes à la fonction ou à l’emploi conformément au contrat de travail. Ils sont exclus de l’assiette de cotisations de Sécurité sociale sur justification des dépenses engendrées.

Les remboursements effectués par l’employeur doivent être justifiés par la réalité des dépenses professionnelles supportées par le salarié.

En effet, la Cour de cassation a rappelé que l’indemnisation des frais engagés par le travailleur salarié ou assimilé à des fins professionnelles pour l’utilisation des outils issus des NTIC s’effectue uniquement sous la forme du remboursement des dépenses réellement engagées. L’indemnisation forfaitaire est exclue. Si vous appliquez cette dernière méthode, vous pouvez faire l’objet d’un redressement URSSAF.

Sachez également que si vous ne pouvez pas justifier la réalité des dépenses professionnelles supportées par le salarié, la part des frais professionnels est déterminée d’après la déclaration faite par le salarié évaluant le nombre d’heures à usage strictement professionnel, dans la limite de 50 % de l’usage total.



Cour de cassation, 2e chambre civile, 28 mai 2014, n° 13–18212 (l’indemnisation des frais engagés par le travailleur salarié ou assimilé à des fins professionnelles pour l’utilisation des outils issus des NTIC s’effectue uniquement sous la forme du remboursement des dépenses réelles)

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