Frais professionnels : le remboursement peut prendre la forme d’une indemnité kilométrique forfaitaire

Frais professionnels : la prise en charge par l’employeur

Vos salariés peuvent être amenés à engager des frais pour les besoins de leur activité professionnelle et dans votre intérêt. Vous avez l’obligation de prendre en charge ces frais.

Vous pouvez ainsi être amené à rembourser les frais de déplacements de vos salariés imposés par les missions inhérentes à leurs fonctions ou à leur emploi. Cela peut recouvrir des frais de carburant, de stationnement, ou encore l’utilisation du véhicule personnel à des fins professionnelles.

Vous pouvez procéder à une prise en charge directe (par ex. en remettant à vos salariés un véhicule pour se déplacer et une carte de crédit pour régler leurs dépenses professionnelles). Ou vous pouvez rembourser vos salariés des frais qu’ils ont engagés.

Le remboursement s’effectue alors au regard des dépenses réellement engagées par vos salariés. Ils devront dans ce cas justifier de ces dépenses en produisant des justificatifs.

Mais pouvez-vous également les rembourser de manière forfaitaire ? Un tel remboursement ne correspondrait pas aux frais réellement engagés par vos salariés. Ne constituerait-il pas alors plutôt un complément de salaire ? Telle est l’argumentation soutenue par une salariée à propos d’une indemnité kilométrique forfaitaire dans une affaire récemment soumise à la Cour de cassation.

Frais professionnels : le remboursement sous forme d’indemnités kilométriques forfaitaires

Dans l’affaire soumise à la Cour de cassation, un avenant conclu entre une salariée et son employeur contenait des stipulations relatives au remboursement de ses frais de déplacements. Il indiquait que la salariée percevrait :

• le remboursement de ses frais réels de déplacement engagés dans le cadre de ses fonctions sur justificatifs ;
• et une indemnité kilométrique payée mensuellement sur une base de 0,35 €/km limitée à un montant total annuel de 6 500 euros.

Un avenant conclu ultérieurement précisait que les frais professionnels quels qu'ils soient ne pourraient en aucun cas être inférieurs à 500 euros mensuels.

La salariée avait été placée en arrêt de travail à plusieurs reprises. Son employeur avait initialement continué à lui verser des indemnités kilométriques. Mais il avait fini par cesser. La salariée réclamait alors un rappel d’indemnités kilométriques.

Elle soutenait que constituent un complément de rémunération les primes qui ne correspondent pas à des frais réellement exposés par le salarié. Et qu’un employeur ne peut modifier le contrat de travail d’un salarié sans son accord, notamment pour supprimer une indemnité contractuelle.

La cour d’appel a refusé de lui accorder un rappel d’indemnités kilométriques. Elle a considéré que cette indemnité avait pour objet d'indemniser les frais de déplacement de la salariée et de compenser le surcoût des frais engagés pour l'exercice de ses fonctions. Elle constituait donc un remboursement de frais et non un complément de salaire. Et ce, malgré son caractère forfaitaire et le fait que son versement ne soit soumis à la production d'aucun justificatif. La simple information de sa suppression par l’employeur était donc suffisante.

La Cour de cassation a donné raison à la cour d’appel. L’employeur était donc bien fondé à cesser le versement de l’indemnité kilométrique durant les périodes de suspension du contrat de travail de la salariée. Et ce, sans que cela ne s’apparente à une modification de son contrat de travail.

Vous pouvez télécharger le barème ci-dessous.

Barèmes des indemnités kilométriques pour 2022

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Cour de cassation, chambre sociale, 9 mars 2022, n° 20-20.872 (une indemnité qui a pour objet d’indemniser les frais de déplacement d’un salarié et de compenser le coût des frais engagés pour l’exercice de ses fonctions constitue un remboursement de frais et non un complément de salaire. Et ce, en dépit de son caractère forfaitaire et du fait que son versement ne soit soumis à la production d’aucun justificatif. L’employeur peut donc en cesser le versement pendant les périodes de suspension du contrat de travail du salarié, sans que cela ne s’apparente à une modification du contrat)