Frais professionnels : peuvent-ils être pris en charge par le salarié ?

J’ai prévu, dans le contrat de travail de mon salarié, que les frais professionnels seraient exclusivement à sa charge. De ce fait, pendant des années, il ne m’a fait aucune demande de remboursement de frais. Aujourd’hui, il me reproche d’avoir manqué à mon obligation de rembourser les frais qu’il engage dans le cadre de son activité professionnelle. La clause du contrat est-elle valable ?

Frais professionnel : prise en charge par l’employeur

En tant qu’employeur, vous êtes tenu de rembourser les frais qu’engage votre salarié pour les besoins de son activité professionnelle et qu’il justifie (frais de restauration, de déplacement, d’hébergement, etc.).

Pouvez-vous vous exonérer d’un tel remboursement en prévoyant, par une clause dans le contrat de travail, que les frais professionnels seront exclusivement à la charge du salarié ?

Frais professionnel : clause contractuelle réputée non écrite

Selon la Cour de cassation, une telle clause est réputée non écrite. Vous ne pouvez donc pas vous exonérer du remboursement des frais professionnels, y compris par une clause insérée dans le contrat de travail.

Dans une affaire soumise à sa récente appréciation, le contrat de travail du salarié comportait une clause prévoyant que les frais professionnels étaient entièrement à la charge de ce dernier. Après plusieurs années, le salarié a saisi le conseil de prud’hommes d’une demande de résiliation judiciaire estimant ne pas avoir été remboursé des frais professionnels engagés pendant toutes ces années.

Arrêt de la Cour de cassation, chambre sociale, 27 mars 2019, n° 17-31.116

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La cour d’appel avait donné raison à l’employeur et débouté le salarié, retenant que ce dernier n’avait jamais fait de demande de remboursement ainsi que l’existence de la clause contractuelle.

La Cour de cassation n’a pas suivi le raisonnement des juges d’appel et a rappelé qu’une telle clause insérée dans le contrat de travail excluant tout remboursement des frais professionnels par l’employeur est réputée non écrite.

De plus, selon elle, l'absence de réclamation du salarié du remboursement des frais professionnels qu'il avait supportés n'était pas de nature à rendre le manquement de l’employeur inexistant et n’excluait donc pas son obligation de rembourser les frais engagés par le salarié dans le cadre de ses missions.

Vous ne pouvez donc pas contourner la règle qui prévoit qu’un employeur est tenu de dédommager les frais professionnels engagés par ses salariés. A ce titre, vous pouvez :

• rembourser les dépenses réelles sur la base des justificatifs fournis par votre salarié ;
• verser une allocation forfaitaire.

Cour de cassation, chambre sociale, 27 mars 2019, n° 17-31.116 (une clause contractuelle mettant à la charge d'un salarié les frais engagés par celui-ci pour les besoins de son activité professionnelle est réputée non écrite. L'absence de réclamation du salarié du remboursement des frais professionnels qu'il avait supportés n'était pas de nature à rendre le manquement inexistant)