Frais professionnels : une clause du contrat de travail peut-elle prévoir leur prise en charge par le salarié ?

Frais professionnels : une obligation de remboursement de l’employeur

Les tribunaux vous imposent de rembourser ses frais professionnels (repas, logement, déplacement, etc.) au salarié à partir du moment où ils sont engagés pour les besoins de l’activité et dans l’intérêt de l’entreprise.

Il vous est interdit de les soustraire de la rémunération du salarié.

Et il n’est pas possible non plus de prévoir une clause dans le contrat de travail les mettant à la charge du salarié.

La Cour de cassation considère en effet qu’une telle clause est réputée non écrite. Peu importe que le salarié ne se soit pas plaint de l’absence de remboursement de ses frais, il y a quand même un manquement de l’employeur.

Illustration : un salarié embauché comme VRP exclusif avait une clause dans son contrat de travail stipulant que les frais professionnels (déplacement, hébergement) exposés par lui seraient entièrement à sa charge. Pendant 8 ans, le salarié n’a donc réclamé aucun remboursement de frais. Pour la Cour de cassation, peu importe l’absence de réclamation du salarié, cette clause n’est pas valable.

Frais professionnels : le cas particulier de l’indemnité forfaitaire

Il existe un cas de figure dans lequel il est possible de laisser à la charge du salarié les frais professionnels : si une indemnité forfaitaire est prévue à l’avance.

Attention toutefois, la somme fixée ne doit pas être manifestement disproportionnée au regard du montant réel des frais engagés par le salarié. Et la rémunération proprement dite du travail doit rester au moins égale au SMIC ou au minimum conventionnel.

Vous vous posez des questions sur les options qui s’offrent à vous pour indemniser les frais professionnels ? Les Editions Tissot vous conseillent leur documentation « Gérer le personnel ».

Cour de cassation, chambre sociale, 27 mars 2019, n° 17-31.116 (le contrat de travail comporte une clause réputée non écrite comme mettant à la charge d'un salarié les frais engagés par celui-ci pour les besoins de son activité professionnelle ; l'absence de réclamation du salarié du remboursement des frais professionnels qu'il avait supportés n'est pas de nature à rendre le manquement inexistant)