Frais professionnels : valeurs forfaitaires au 1er janvier 2023

Les frais professionnels s’entendent des dépenses engagées par le salarié inhérentes à sa fonction ou à son emploi et que le salarié supporte au titre de l’accomplissement de ses missions pour l’entreprise.

L’indemnisation des frais professionnels s’effectue en général :

• soit par le remboursement des dépenses réelles ;

• soit sous la forme d’allocations forfaitaires ;

• soit en payant directement le montant des frais exposés par le salarié, par exemple, en remettant une carte de crédit de la société à l’employé ou par la mise à disposition d’un véhicule au salarié pour se déplacer.

L’indemnisation des frais professionnels sous forme d’allocations forfaitaires concerne notamment les dépenses de :

• nourriture ;

• logement ;

• frais liés à l’utilisation à titre professionnel d’un véhicule personnel ;

• frais engagés par le salarié dans le cadre de la mobilité professionnelle à l’intérieur du territoire métropolitain ;

• frais liés au télétravail.

Les frais professionnels indemnisés sur la base d’allocations forfaitaires spécifiques ne sont pas soumis à cotisations sociales si leur montant est inférieur ou égal aux seuils fixés. Ils sont aussi exclus de la base CSG-CRDS.

Vous n’avez pas à justifier l’indemnisation de ces dépenses mais vous devez pouvoir démontrer que l’application des allocations correspondent aux circonstances de fait.

Le Bulletin officiel de la Sécurité sociale a précisé, fin décembre, la définition de l’indemnité pour frais de repas au restaurant. Cette allocation est versée lorsque le travailleur est en déplacement professionnel et empêché de regagner sa résidence ou son lieu habituel de travail et :

• qu’il est contraint de prendre ses repas au restaurant ;

ou

• que les usages de la profession l’y conduisent.

Ainsi, lorsque vous établissez que les circonstances de fait ou les usages de la profession obligent les salariés en déplacement à prendre leurs repas au restaurant et que l’indemnité ne dépasse pas le plafond, vous n’avez pas à justifier que l’allocation a été utilisée conformément à son objet.

Le BOSS donne un exemple : un temps de parcours élevé entre le lieu habituel de travail et le chantier sur lequel travaille le salarié, compte tenu de la distance à parcourir, la fluidité du trafic, voire les conditions d’organisation de l’entreprise notamment lorsque les salariés utilisent ensemble le véhicule de l’entreprise pour se rendre sur le lieu de leur mission peuvent contraindre le salarié à engager des frais de repas au restaurant.

En principe, les indemnités forfaitaires sont revalorisées au 1er janvier suivant le taux prévisionnel d'évolution en moyenne annuelle des prix à la consommation de tous les ménages hors prix du tabac.

Mais en raison de la forte inflation, le Gouvernement a pris de nombreuses mesures afin d’améliorer le pouvoir d’achat des Français. Il a notamment anticipé l’augmentation des indemnités repas. Ainsi, leur montant a été revalorisé de 4 % le 1er septembre 2022.

Résultat, les indemnités forfaitaires sont revalorisées au 1er janvier 2023, à l’exception des indemnités repas.

Pour plus de précisions sur le remboursement des frais professionnels, les Editions Tissot vous conseillent leur documentation « Gérer le personnel ACTIV ».

Arrêté du 26 décembre 2022 modifiant l'arrêté du 24 octobre 2022 fixant la valeur du coefficient prévu au II de l'article 1er de la loi n° 2022-1157 du 16 août 2022 de finances rectificative pour 2022 et modifiant l'arrêté du 20 décembre 2002 relatif aux frais professionnels déductibles pour le calcul des cotisations de Sécurité sociale, Jo du 31
Bulletin officiel de la Sécurité sociale, frais professionnels, paragraphe 240, 21 décembre 2022