Gérer en paie les absences pour évènements familiaux

Déterminer les cas d’autorisation d’absence pour union

Pour son mariage, le salarié dispose de 4 jours d'autorisation d’absence rémunérée. Il en est de même en cas de conclusion d’un pacs.

Pour le mariage d’un enfant, le salarié dispose de 1 jour d’autorisation d’absence rémunérée. Aucune autorisation n’est prévue pour le pacs d’un enfant du salarié.

Déterminer les cas d’autorisation d’absence pour naissance

Pour la naissance ou l’adoption d’un enfant, le salarié dispose d’une autorisation d’absence rémunérée de 3 jours. Mais ce droit ne peut se cumuler avec ceux prévus dans le cadre du congé de maternité.

En conséquence, le père peut bénéficier des 3 jours d’absence rémunérée, cumulables avec le congé de paternité et d’accueil de l’enfant. Le congé de paternité et d’accueil de l’enfant et les 3 jours peuvent s’enchaîner dans le temps ou être séparés si le salarié choisit de prendre son congé de paternité et d’accueil de l’enfant plusieurs jours après la naissance, le délai maximal étant la fin du 6e mois suivant la naissance.

La mère ne peut bénéficier de cette autorisation d’absence qu’en cas d’adoption.

En cas d’annonce de la survenance d’un handicap chez un enfant, le salarié dispose d’une autorisation d’absence rémunérée de 2 jours. Il en est de même en cas d’annonce d’un cancer chez un enfant ou en cas d’annonce d’une pathologie chronique nécessitant un apprentissage thérapeutique (un décret devant venir préciser les pathologies concernées).

Déterminer les cas d’autorisation d’absence pour décès

Pour le décès d’un enfant d’au moins 25 ans n’étant pas lui-même parent, le salarié dispose d’une autorisation d’absence rémunérée de 5 jours ouvrables. Cette autorisation d’absence rémunérée passe à 7 jours ouvrés en cas de décès d’un enfant de moins de 25 ans, d’un enfant lui-même parent ou d’une personne à charge de moins de 25 ans. Un congé de deuil peut venir s’additionner à cette autorisation d’absence rémunérée.

Pour le décès, du conjoint marié, du partenaire de pacs, du concubin, des frères et sœurs, des beaux-parents (uniquement en cas de mariage), du père et de la mère, l’événement donne droit au salarié à une autorisation d’absence rémunérée de 3 jours.

Pour le décès des grands-parents, des beaux-frères et belles-sœurs et d'un petit-enfant, le salarié dispose d’une autorisation d’absence rémunérée de 1 jour.

Aucune autorisation d’absence n’est prévue pour le décès de l’enfant du conjoint ou du partenaire de pacs.

Déterminer les cas d’autorisation d’absence pour obligations militaires

Pour participer à la journée d'appel de préparation à la défense, les salariés ou apprentis âgés de 16 à 25 ans bénéficient d'une autorisation d'absence exceptionnelle rémunérée de 1 jour.

Rémunérer les absences

Ces absences sont rémunérées normalement et assimilées à un temps de travail effectif pour la détermination des droits aux congés payés et à l'ancienneté.

Les congés accordés doivent être pris au moment des événements qui les justifient, sans possibilité de report sauf accord de l'employeur. Ils doivent en principe être pris consécutivement et non découpés sur plusieurs périodes, sauf accord de l’employeur. Si le salarié n’utilise pas ses droits, l’employeur n’a aucune indemnisation particulière à lui verser.

De même, lorsqu’un salarié est en congés payés ou voit son contrat suspendu à la suite par exemple d’un arrêt maladie, il ne peut utiliser ses droits à absence pour événements familiaux et ne peut prétendre à une indemnité compensant cette impossibilité.

Ces absences sont rémunérées en tenant compte de la rémunération habituelle du salarié, prime liée à la présence comprise. Elles sont assimilées à du temps de travail effectif pour la détermination de l’ancienneté, le déclenchement des heures supplémentaires et le calcul des droits à congés payés.

Etablir le bulletin de paie

Pour assurer le respect de la règle de maintien de la rémunération habituelle, l’employeur peut choisir simplement de ne pas déduire la durée de l’absence du salaire mensuel. Il doit alors seulement ajouter un commentaire sur le bulletin pour préciser les jours d’absence.

L’employeur peut aussi procéder à une déduction des heures non travaillées pendant la durée de l’absence. La déduction apparaît sur une ligne distincte dans les rubriques de brut. L’employeur doit alors ajouter au bulletin, dans les rubriques du brut, une ligne de maintien de salaire au titre des jours d’absence. Le montant maintenu doit être égal au montant de la déduction.

L’indemnisation des jours d’autorisation d’absence pour événement familial suit le même régime social et fiscal que la rémunération des heures travaillées.

Ne pas cumuler les autorisations d’absence légales et conventionnelles

Pour un même événement, le salarié ne peut demander à bénéficier de l’autorisation d’absence prévue par la loi plus celle prévue par la convention collective. Il ne peut bénéficier que de celle la plus favorable pour lui.

Ne pas oublier d’informer de l’événement l’organisme en charge de la prévoyance

En cas de naissance ou de décès, le salarié peut parfois prétendre au versement d’une indemnité financière de la part de l’organisme en charge de la prévoyance, notamment de PRO BTP. L’employeur doit informer le salarié de cette possibilité et lui conseiller de prendre contact directement avec l’organisme pour déterminer ses droits.

Ne pas confondre jours ouvrables et jours ouvrés

Les autorisations d’absence rémunérées pour évènement familial sont, en principe, décomptées en jours ouvrables. Par exception, les 7 jours attribués en cas de décès d’un enfant de moins de 25 ans, d’un enfant lui-même parent ou d’une personne à charge de moins de 25 ans, sont décomptés en jours ouvrés.

Cet article est extrait de la documentation « Responsable et gestionnaire paie BTP » dans laquelle vous trouverez des bulletins de paie commentés illustrant une telle absence.