Gérer l’absence pour congés payés d’un salarié en cas de rattachement à la caisse des congés

La bonne méthode

♦ Vérifier l’obligation d’adhésion

Les entreprises du Bâtiment et des Travaux Publics sont tenues d’adhérer à une caisse de congés payés (caisse congés intempéries BTP), qui assure la gestion et l’indemnisation des congés payés de leurs salariés. Leur financement est assuré par une cotisation versée par les employeurs.

Tous les salariés, personnel administratif, de chantier ou d’atelier, sont concernés par cette gestion externalisée des congés payés, sauf cas particuliers. Ils doivent à ce titre être déclarés à la caisse dès leur embauche.

Peuvent ne pas être rattachés à la caisse des congés :

• les dirigeants d’entreprise ;
• les VRP ;
• les salariés en CDD de plus d’un an sous réserve d’un enregistrement administratif de leur contrat (y compris lorsque ces salariés sont en contrat d’apprentissage ou en contrat de professionnalisation).

Une entreprise entrant dans le champ de l’obligation d’adhésion ne peut en aucun cas s’y soustraire en versant volontairement elle-même des indemnités de congés à ses salariés.

♦ Déduire l’absence

Pour la durée de l’absence pour congés payés, le bulletin de paie doit faire apparaître une ligne venant en déduction du total brut.

La déduction doit être calculée selon la règle applicable aux autres absences du salarié, c’est-à-dire en tenant compte des heures non travaillées pendant l’absence et d’un taux de référence calculé au regard du nombre d’heures qui auraient dû être travaillées sur le mois concerné.

♦ Comprendre les opérations de paie gérées par la caisse et celles restant à effectuer par l’employeur

Les indemnités de congés payés sont calculées et réglées par la caisse de congés payés et versées directement au salarié. L’employeur n’a donc pas à mentionner ces indemnités dans les bulletins de paie.

L’indemnité correspondant aux 30 jours ouvrables est égale au 1/10 de la rémunération totale perçue au cours de la période de référence, sans pouvoir être inférieure au montant que le salarié aurait perçu s’il avait travaillé, ou à 1/25 du salaire horaire par 2,5 fois le nombre d’heures travaillées au cours de la période annuelle de référence si ce calcul se révèle plus favorable pour le salarié.

La caisse de congés payés assure la déclaration et le paiement de certaines charges sociales sur les indemnités versées. Sont visées la CSG-CRDS, la cotisation maladie, la cotisation allocations familiales, la cotisation vieillesse ou la cotisation pour le financement des organisations syndicales. La caisse verse aussi directement à PRO BTP les cotisations de prévoyance et retraite obligatoires pour les entreprises en mode direct. Pour les entreprises en mode déclaratif, c’est l’employeur qui assume le paiement de ces cotisations en intégrant dans les bulletins les indemnités de congés payés versées par la caisse.

En cas d’application du mode déclaratif, la caisse rembourse à l’entreprise les cotisations patronales versées au titre des indemnités de congés payés.

Pour les cotisations FNAL et formation professionnelle, la taxe d’apprentissage, la participation à la construction, la CSA, la cotisation CPF-CDD et le versement mobilité, c’est à l’employeur de majorer l’assiette des cotisations de 11,5 %. Cette majoration remplace fictivement l’insertion des indemnités de congés payés dans l’assiette.

Pour la cotisation OPPBTP, l’employeur doit majorer l’assiette de la cotisation de 13,14 %. Cette majoration remplace fictivement l’insertion des indemnités de congés payés dans l’assiette.

♦ Réduire le plafond

Certaines cotisations sociales sont calculées sur la base d’une assiette plafonnée, avec un plafond qui change selon la cotisation concernée.

Le plafond utilisé est réduit pour tenir compte des périodes d’absence pour congés payés lorsque les indemnités correspondantes sont versées par une caisse.

Le plafond à retenir en cas de mois incomplet est alors calculé par la formule suivante :

Valeur mensuelle du plafond de Sécurité sociale x nombre de jours calendaires de la période d’emploi/nombre de jours calendaires du mois concerné.

Seules les périodes de congés payés effectivement chômées permettent de réduire le plafond de la période considérée.

Le dimanche, qui constitue le point de départ ou le terme de la période d'absence, peut être neutralisé.

Evitez les erreurs

♦ Ne pas oublier de procéder aux déclarations

Pour permettre aux salariés de percevoir leurs indemnités de congés payés, l’employeur doit déclarer les dates de congés auprès de la caisse. Celle-ci verse les indemnités au salarié dans les 10 jours précédant la date de départ en congés, à condition que l’employeur ait adressé la demande au moins 30 jours avant cette date de départ.

Lorsque le salarié quitte l’entreprise sans avoir épuisé tous les droits à congés acquis, l’employeur doit procéder à des formalités auprès de la caisse. Le salarié se voit alors remettre un certificat de congés lui permettant de faire valoir ses droits dans une autre entreprise du BTP. Sinon, il peut obtenir le versement d’une indemnité compensatrice de congés payés.

♦ Attention au cas des activités distinctes

Lorsqu’une entreprise exerce plusieurs activités dont l’une au moins relève du BTP, l’adhésion à la caisse des congés payés peut ne pas être obligatoire.

Par dérogation, à condition que la majorité des salariés de l’entreprise n’exerce pas une activité du BTP, l’entreprise peut gérer elle-même les congés de ses salariés (un accord passé entre la caisse nationale de surcompensation et la branche professionnelle correspondante à l’activité principale de l’entreprise est nécessaire).

Au contraire, si la majorité des salariés exerce une activité de BTP, l’employeur doit alors adhérer à la caisse de congés payés pour tous les salariés, y compris ceux n’exerçant pas une activité de BTP.

Cet article est extrait d’une fiche conseil de la documentation des Editions Tissot « Responsable et gestionnaire paie BTP ». Vous trouverez également dans cette documentation les références aux principaux textes officiels et des questions-réponses telles que « comment sont décomptés les jours de congés payés ? ». Vous trouverez aussi des exemples de bulletins commentés de salariés en congés payés pour bien comprendre toutes les subtilités de la paie.