Grand déplacement : conséquences des suspensions de contrat de travail sur le montant des allocations forfaitaires

Grand déplacement : les modalités de prise en charge des frais

Un salarié est présumé être en grand déplacement lorsque celui-ci est empêché de regagner sa résidence habituelle du fait des deux conditions cumulatives suivantes, à savoir :

• la distance séparant le lieu de résidence du lieu de déplacement est au moins égale à 50 km (trajet aller) ;
• et les transports en commun ne permettent pas de parcourir cette distance dans un temps inférieur à 1 h 30 (trajet aller).

Vous devez dans ces conditions prendre en charge les dépenses supplémentaires de repas et de logement engagées par votre salarié, soit en ;

• remboursant les frais engagés sous couvert de présentation de justificatifs valables (tickets de restaurants et d’hôtels) ;
• en prenant en charge les frais en direct en payant directement les hébergeurs ou restaurateurs ou en mettant à la disposition du salarié un moyen de paiement au nom de l’entreprise ;
• versant une indemnité forfaitaire destinée à compenser les dépenses engagées par le salarié. Le montant de ces allocations est fixé par les URSSAF et n’est pas soumis à charges sociales. Ce type de prise en charge ne nécessite pas la production de justificatifs.

Grand déplacement : limite d’exonération des allocations forfaitaires

Chaque année l’URSSAF fixe le montant des allocations forfaitaires pour les salariés placés en grands déplacements. Il s’agit de montants limites en dessous desquels aucune cotisation sociale n’est due.

Ainsi pour l’année 2020, l'employeur est autorisé à déduire totalement de l'assiette des cotisations sociales, sans produire de justificatif :

• les frais liés au repas dont le montant est inférieur ou égal à 19,00 € (par repas)
• les frais de logement et du petit-déjeuner dont le montant est inférieur ou égal à :
  • 68,10 € par jour, pour le salarié en déplacement à Paris et dans les départements des Hauts-de-Seine, Seine-Saint-Denis et Val-de-Marne
  • 50,50 € par jour, pour le salarié en déplacement dans les autres départements de la France métropolitaine

Dans le cas où vous décideriez de verser une allocation supérieure au montant limité fixé par les URSSAF, la fraction qui excède les limites d'exonération susmentionnées est réintégrée dans l'assiette des cotisations sociales.

Nous vous proposons de télécharger tous les barèmes 2020 des frais professionnels :

Frais professionnels : montants des indemnités forfaitaires pour 2020 en BTP

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Grand déplacement : le décompte de la durée de l’affectation

Le montant de l’allocation forfaitaire varie en fonction de la durée d’affectation du salarié sur le chantier, que celui-ci soit présent de manière continue ou discontinue sur le chantier. En effet, une circulaire du 19 août 2005 est venue préciser que : « Le décompte de la durée du déplacement, qu’il soit effectué sur une période continue ou discontinue, doit se faire par chantier et à la date d’affectation sur chaque chantier ».

Aussi s’agissant des suspensions du contrat durant l’affectation du salarié sur chantier, une circulaire du 7 janvier 2003 a précisé que la durée d'affectation doit comprendre, le cas échéant, les périodes de suspension du contrat de travail avec ou sans versement de la rémunération.

Dans ces conditions les arrêts de travail qui sont suspensifs du contrat de travail tels que la maladie, l’accident du travail, les congés payés et même les périodes d’activité partielle, sont à intégrer dans le décompte du calcul de la durée d’affectation du salarié sur le chantier.

Vous vous posez des questions sur les frais professionnels ou les avantages en nature ? Les Editions Tissot vous conseillent leur documentation « Responsable et gestionnaire paie BTP »dans laquelle vous trouverez également des informations sur l’application de la déduction forfaitaire pour frais professionnels.

Circulaire DSS/SDFSS/5 B no 2005-389 du 19 août 2005 relative à la publication des quatre questions-réponses concernant la mise en œuvre de la réforme et de la réglementation des avantages en nature et des frais professionnels introduite par les arrêtés des 10 et 20 décembre 2002 modifiés et la circulaire du 7 janvier 2003 modifiée
Circulaire DSS/SDFSS/5B/Nº2003/07 du 7 janvier 2003 relative à l’évaluation des avantages en nature en vue du calcul des cotisations de sécurité sociale