Gratification des stagiaires : enfin une circulaire !

Gratification des stagiaires : calcul de la durée du stage

Une gratification est obligatoire pour les stages supérieurs à deux mois, consécutifs ou non, au cours de la même année civile ou universitaire, soit l’équivalent de 44 jours (sur la base de 7 heures par jour).

Ainsi la gratification est due au-delà de la 308e heure de stage.

En revanche, le calcul de l’indemnité doit être fait en fonction du nombre d’heures de présence effective par le stagiaire. A ce temps de présence, vous pouvez rajouter les périodes de congés payés que vous prévoyez d’octroyer au stagiaire.

Cette règle, clairement affirmée par l’administration, clos ainsi le débat sur les règles à suivre.

L’administration précise également que pour calculer la durée du stage, il faut assimiler au temps de présence les jours de congés et d’autorisations d’absence en cas de grossesse ou paternité, ainsi que les jours de congés et autorisations d’absence prévus dans la convention de stage.

L’administration précise également que lorsque le stage dure plus de 2 mois, la convention de stage doit prévoir la possibilité de congés et d’autorisations d’absence. La rémunération de ces congés est facultative.

Gratification des stagiaires : montant de la gratification

Le montant minimal de l’indemnité est de13,75 % du plafond horaire de Sécurité sociale (PHSS) pour les conventions signées depuis le 1er décembre 2014, sauf dispositions conventionnelles plus favorables.

Attention, il atteindra 15 % du PHSS pour les conventions de stages signées à compter du 1er septembre 2015.

Gratification des stagiaires : modalités de versement

La gratification est versée chaque mois. Deux possibilités s’offrent à vous :

• soit payer chaque fin de mois le nombre d’heures réalisées (paiement au réel) ;
• soit lisser l’ensemble des heures que le stagiaire doit effectuer sur sa période de stage et effectuer un paiement identique chaque mois. Pour cela, le nombre d’heures à effectuer au cours de la totalité du stage doit être indiqué dans la convention. Un réajustement ou une régularisation devant être opéré en cas d’interruption temporaire ou définitive du stage.

Franchise de cotisations sociales

Aucune cotisation sociale (patronale et salariale) n’est due sur le montant de l’indemnité de stage égale, pour les conventions signées à compter du 1er décembre 2014, au produit de 13,75 % du plafond horaire de la Sécurité sociale par le nombre d’heures de stage effectuées pendant le mois (Code de la Sécurité sociale, art. D. 242–2–1).

Ce taux passe à 15 % pour les conventions signées à compter du 1er septembre 2015.

Sont visés par cette franchise, les cotisations salariales et patronales de Sécurité sociale, la CSG et la CRDS, la contribution sociale autonomie, le versement transport et la cotisation FNAL.
Aucune cotisation n’est due tant que le montant de 13,75 % (15 % à partir du 1er septembre) n’est pas dépassé.

En revanche la circulaire précise que le stagiaire n’étant pas un salarié, les contributions d’assurance chômage et la nouvelle contribution patronale au financement des organisations syndicales ne sont pas dues même si la gratification versée dépasse le seuil de franchise.

Cantine, titre restaurant et frais de transport

Le stagiaire a accès au restaurant d’entreprise ou aux titres restaurant. Comme les autres salariés, il a aussi droit à la prise en charge d’une partie de ses frais de transport public.

La circulaire précise que la fourniture d’un repas à la cantine est un avantage en nature. Toutefois, une tolérance administrative, applicable au stagiaire, permet de négliger cet avantage lorsque la participation du salarié est au moins égale à la moitié de la valeur forfaitaire de l’avantage en nature nourriture (soit 2,32 euros en 2015).
De même, concernant les titres restaurant, la participation de l’employeur est exclue de l’assiette des cotisations dès lors qu’elle ne dépasse pas 5,36 euros en 2015.

Notez-le : Pour les stagiaires qui ne perçoivent pas de gratification (stages de moins de 2 mois) et qui ont droit à la cantine ou aux titres restaurant sans participation personnelle, la valeur de ces avantages est en principe assujettie aux cotisations sociales. Toutefois, en pratique cette valeur ne dépasse pas le montant de la franchise de cotisation donc rien n’est dû.

Vous pouvez télécharger l’intégralité de la circulaire ici :

Circulaire ACOSS du 2 juillet 2015 relative à la réforme du statut des stagiaires (pdf | 16 p. | 110 Ko)

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Pour toutes vos questions concernant la convention de stage ou le recrutement d’un stagiaire, nous vous conseillons notre documentation « Gérer le personnel ».

Anne-Lise Castell

Circulaire ACOSS n° 2015–0000042 du 2 juillet 2015 relative à la réforme du statut des stagiaires par la loi n° 2014–788 du 10 juillet 2014