Indemnités kilométriques pour le trajet domicile-lieu de travail : conditions d’exonération sociale

Trajet domicile-lieu de travail : prise en charge des frais de déplacement

Vous avez la possibilité ou l’obligation de participer à la prise en charge des frais de déplacement de vos salariés entre leur domicile et leur lieu de travail.

Ainsi, pour les salariés prenant les transports en commun, vous avez l’obligation de prendre en charge une partie des frais d’abonnement. Ce taux de prise en charge est fixé à 50 %. Pensez à consulter votre convention collective, elle peut prévoir des dispositions plus favorables. Cette prise en charge concerne les abonnements :

• à un service public de transports collectifs ;
• ou au service public de location de vélos.

Vous pouvez également prendre en charge une partie des frais de carburant ou d’alimentation du véhicule électrique de vos salariés pour leurs déplacements entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail. Mise en place par accord collectif ou décision unilatérale de l’employeur, cette prise en charge est exonérée de cotisations et de contributions sociales à hauteur de 200 euros par an et par salarié.

Les salariés se déplaçant en vélo peuvent également bénéficier d’une indemnité qui est fixée à 25 centimes du kilomètre, sous certaines conditions.

Trajet domicile-lieu de travail : conditions d’exonération de l’indemnité kilométrique

Vous avez également la possibilité de participer aux frais de déplacement domicile-lieu de travail en versant une indemnité kilométrique en application du barème fiscal.

Dans cette situation, l'indemnité forfaitaire kilométrique est réputée utilisée conformément à son objet dans les limites fixées par le barème fiscal.

Cette indemnité est exonérée de cotisations sociales. Mais cela est subordonné à la preuve que le salarié, bénéficiaire de l’indemnité, se trouve contraint d’utiliser son véhicule personnel à des fins professionnelles pour effectuer le trajet domicile-lieu de travail. Pour être exonérée, l’utilisation du véhicule du salarié ne doit pas relever de la convenance personnelle.

En cas de litige, vous devez justifier de la situation individuelle du salarié, ainsi que le calcul du montant de l’indemnité kilométrique du salarié pour bénéficier de l’exonération.

Cour de cassation, chambre civile 2, 19 septembre 2019, n° 18-12.179 (le bénéfice de la présomption d'utilisation conforme à son objet de l'indemnité forfaitaire kilométrique dont le montant n'excède pas les limites fixées par le barème fiscal est subordonné à la preuve par l'employeur que le salarié se trouve contraint d'utiliser son véhicule personnel à des fins professionnelles)