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Indemnités kilométriques : quelles règles de remboursement ?

Publié le 07/11/2022 à 10:22, modifié le 10/11/2022 à 09:58 dans Rémunération.

Temps de lecture : 2 min

Quelles sont les règles applicables au remboursement des dépenses engagées par le salarié soit pour se rendre sur son lieu de travail soit lorsqu’il effectue un déplacement professionnel ?

Je souhaite connaître les règles de versement des indemnités kilométriques. Quand mon salarié effectue des déplacements professionnels, dois-je lui verser des indemnités kilométriques ? Qu’en est-il des trajets domicile / lieu de travail ?

Utilisation du véhicule personnel pour effectuer un déplacement professionnel : quel remboursement ?

Lorsque votre salarié utilise son véhicule personnel à des fins professionnelles, l’indemnité forfaitaire kilométrique que vous lui versez en contrepartie est exonérée de cotisations et contributions sociales et ce, dans les limites fixées par les barèmes kilométriques publiés par l’administration fiscale.

Sachez qu’en cas d’utilisation par le salarié d’un véhicule électrique, le montant de l’indemnité kilométrique est majoré de 20 %.

La preuve de l’usage professionnel du véhicule personnel vous incombe et vous devez justifier de l’existence de déplacements professionnels et du nombre exact de kilomètres parcourus par le salarié.

Trajet domicile / lieu de travail : quand verser des indemnités kilométriques ?

Si le salarié utilise son véhicule personnel pour se rendre sur son lieu de travail, vous n'avez pas à l'indemniser.

Toutefois, en ce qui concerne le trajet domicile / travail, vous pouvez tout à fait décider de prendre en charge les frais engagés par vos salariés en leur versant des indemnités kilométriques. Cette prise en charge n’est aucunement obligatoire.

Si vous choisissez de mettre en place une telle prise en charge au sein de votre entreprise, ayez à l’esprit qu’elle doit profiter à l’ensemble des salariés et ce, dans les mêmes conditions.

Dans un tel cas, en principe, la prise en charge est soumise à cotisations sociales sauf si le salarié concerné est contraint d’utiliser sa voiture personnelle soit à cause de difficultés d’horaires, soit à cause de l’inexistence des transports en commun. L’exonération n’est en aucun cas admise lorsque l’éloignement du domicile du salarié et l’utilisation de son véhicule personnel résultent de convenances personnelles.

Les indemnités kilométriques sont réputées utilisées conformément à leur objet dans la limite du barème fiscal. Au-delà du barème, vous devez justifier de l’utilisation effective des indemnités conformément à leur objet. A défaut, la fraction excédentaire est assujettie à l’ensemble des charges sociales.

Notez le

La prise en charge peut se faire dans le cadre du forfait mobilités durables pour le salarié utilisant un mode de transport alternatif (covoiturage, véhicule électrique ou hybride, trottinette, vélo, etc.). Pour plus de précisions, vous pouvez consulter notre article : Forfait mobilités durables : questions-réponses du ministère de la Transition écologique.