Indemnités kilométriques : quelles règles de remboursement ?

Je souhaite connaître les règles de versement des indemnités kilométriques. Quand mon salarié effectue des déplacements professionnels, dois-je lui verser des indemnités kilométriques ? Qu’en est-il des trajets domicile / lieu de travail ?

Lorsque votre salarié utilise son véhicule personnel à des fins professionnelles, l’indemnité forfaitaire kilométrique que vous lui versez en contrepartie est exonérée de cotisations et contributions sociales et ce, dans les limites fixées par les barèmes kilométriques publiés par l’administration fiscale.

Sachez qu’en cas d’utilisation par le salarié d’un véhicule électrique, le montant de l’indemnité kilométrique est majoré de 20 %.

La preuve de l’usage professionnel du véhicule personnel vous incombe et vous devez justifier de l’existence de déplacements professionnels et du nombre exact de kilomètres parcourus par le salarié.

Si le salarié utilise son véhicule personnel pour se rendre sur son lieu de travail, vous n'avez pas à l'indemniser.

Toutefois, en ce qui concerne le trajet domicile / travail, vous pouvez tout à fait décider de prendre en charge les frais engagés par vos salariés en leur versant des indemnités kilométriques. Cette prise en charge n’est aucunement obligatoire.

Si vous choisissez de mettre en place une telle prise en charge au sein de votre entreprise, ayez à l’esprit qu’elle doit profiter à l’ensemble des salariés et ce, dans les mêmes conditions.

Dans un tel cas, en principe, la prise en charge est soumise à cotisations sociales sauf si le salarié concerné est contraint d’utiliser sa voiture personnelle soit à cause de difficultés d’horaires, soit à cause de l’inexistence des transports en commun. L’exonération n’est en aucun cas admise lorsque l’éloignement du domicile du salarié et l’utilisation de son véhicule personnel résultent de convenances personnelles.

Les indemnités kilométriques sont réputées utilisées conformément à leur objet dans la limite du barème fiscal. Au-delà du barème, vous devez justifier de l’utilisation effective des indemnités conformément à leur objet. A défaut, la fraction excédentaire est assujettie à l’ensemble des charges sociales.