Informations à fournir aux salariés sur la relation de travail : de nouvelles obligations à partir du 1er novembre 2023

Un décret fixe une liste de 14 informations qui doivent être remises à tous les salariés. Il s’agit de :

1. l'identité des parties à la relation de travail ;
2. le lieu ou les lieux de travail et, si elle est distincte, l'adresse de l'employeur ;
3. l'intitulé du poste, les fonctions, la catégorie socioprofessionnelle ou la catégorie d'emploi ;
4. la date d'embauche ;
5. dans le cas d'une relation de travail à durée déterminée, la date de fin ou la durée prévue de celle-ci ;
6. dans le cas du salarié temporaire, l'identité de l'entreprise utilisatrice, lorsqu'elle est connue et aussitôt qu'elle l'est ;
7. le cas échéant, la durée et les conditions de la période d'essai ;
8. le droit à la formation assuré par l'employeur ;
9. la durée du congé payé auquel le salarié a droit, ou les modalités de calcul de cette durée ;
10. la procédure à observer par l'employeur et le salarié en cas de cessation de leur relation de travail ;
11. les éléments constitutifs de la rémunération (salaire de base ou minimum et tous les autres avantages et accessoires payés, directement ou indirectement, en espèces ou en nature), indiqués séparément, y compris les majorations pour les heures supplémentaires, ainsi que la périodicité et les modalités de paiement de cette rémunération ;
12. la durée de travail quotidienne, hebdomadaire, mensuelle ou ses modalités d'aménagement sur une autre période de référence, les conditions dans lesquelles le salarié peut être conduit à effectuer des heures supplémentaires ou complémentaires, ainsi que, le cas échéant, toute modalité concernant les changements d'équipe en cas d'organisation du travail en équipes successives alternantes ;
13. les conventions et accords collectifs applicables au salarié dans l'entreprise ou l'établissement ;
14. les régimes obligatoires auxquels est affilié le salarié, la mention des contrats de protection sociale complémentaire dont les salariés bénéficient collectivement en application d'un accord collectif ou d'une décision unilatérale de l'employeur ainsi que, le cas échéant, les conditions d'ancienneté qui y sont attachées.

Attention, vous n’avez que 7 jours calendaires à compter de l’embauche pour communiquer les informations sur l’identité des parties, le lieu de travail, le poste, la date d’embauche, le CDD, la période d’essai, la rémunération et la durée de travail. Pour le reste le délai est de 1 mois.

D’autres informations concernent uniquement les salariés travaillant habituellement en France appelés à travailler à l’étranger plus de 4 semaines consécutives. Vous devez ainsi les informer sur :

• le ou les pays dans lesquels le travail à l'étranger est effectué et la durée prévue ;
• la devise servant au paiement de la rémunération ;
• le cas échéant, les avantages en espèces et en nature liés aux tâches concernées ;
• les renseignements indiquant si le rapatriement est organisé et, s'il l'est, les conditions de rapatriement du salarié.

S’il s’agit d’un détachement de travailleurs effectué dans le cadre d'une prestation de services, le salarié appelé à travailler dans un autre Etat membre de l'Union européenne ou de l'Espace économique européen, est en outre informé :

• de la rémunération à laquelle il a droit en vertu du droit applicable de l'Etat d'accueil ;
• le cas échéant, des allocations propres au détachement et des modalités de remboursement des dépenses de voyage, de logement et de nourriture ;
• de l'adresse du site internet national mis en place par l'Etat d'accueil.

Toutes ces informations (les 14 généralistes comme celles spécifiques au travail à l’étranger) doivent être communiquées au salarié avant son départ à l’étranger.

Un arrêté doit venir fixer des modèles de documents pour faciliter la mise en œuvre de l’obligation. Mais pour l’instant il n’existe aucun modèle et vous ne pouvez pas les attendre, l’obligation entrant en vigueur très rapidement. Ces modèles devraient ainsi distinguer les informations à remettre dans les 7 jours et celles à adresser sous 1 mois.

Les informations exigées doivent être adressées aux salariés :

• soit sous format papier, par tout moyen conférant date certaine ;
• soit sous format électronique à la triple condition que le salarié dispose d'un moyen d'accéder à une information sous format électronique, que les informations puissent être enregistrées et imprimées et que vous conserviez un justificatif de la transmission ou de la réception de ces informations.

Si certaines informations sont amenées à évoluer vous devez en informer vos salariés dans les plus brefs délais, et au plus tard à la date de prise d'effet de cette modification selon les mêmes modalités. Par exception, aucune obligation d’information ne s’impose si la modification est due exclusivement à un changement des dispositions législatives et réglementaires ou des stipulations conventionnelles en vigueur.

Cette nouvelle obligation d’information s’applique à partir du 1er novembre 2023.

L’obligation concerne les nouveaux embauchés. Pour les salariés déjà en poste au 31 octobre 2023, s’ils n’ont pas reçu certaines informations, ils peuvent vous en demander communication à tout moment et vous devez alors respecter un délai de 7 jours ou 1 mois, selon l’information concernée, pour leur répondre. Pour les salariés présents à l’étranger, vous devez répondre à toute demande de communication dans un délai de 7 jours.

Si vous ne communiquez pas à un salarié les informations dans les délais prévus, il peut agir devant le conseil de prud’hommes. Il doit toutefois d’abord vous avoir mis en demeure de lui communiquer et vous laisser un délai de 7 jours calendaires.

Décret n° 2023-1004 du 30 octobre 2023 portant transposition de la directive (UE) 2019/1152 du Parlement européen et du Conseil du 20 juin 2019 relative à des conditions de travail transparentes et prévisibles dans l'Union européenne, Jo du 31

Loi n° 2023-171 du 9 mars 2023 portant diverses dispositions d'adaptation au droit de l'Union européenne dans les domaines de l'économie, de la santé, du travail, des transports et de l'agriculture, Jo du 10