Informations contenues dans la base de données économiques et sociales : comment protéger leur caractère confidentiel ?

La BDES intègre désormais des données environnementales. Pour en savoir plus, consultez notre article « BDES transformée en BDESE : c’est fait ! ».

Le caractère confidentiel des informations : définition

Plusieurs décisions de justice ont été rendues sur le caractère confidentiel des informations.
En pratique, est considérée comme confidentielle une information :

• dont la divulgation peut nuire à l’intérêt de l’entreprise ;
• et qui n’est connue ni du grand public, ni des salariés.

Ainsi, une information qui a été divulguée antérieurement n’est pas considérée comme confidentielle.

Illustration d’informations non confidentielles :
La cour d’appel d’Aix-en-Provence (CA Aix-en-Provence, 9e ch. 3 nov. 1997, n° 94/7207) a précisé qu’une information donnée, à un comité d’entreprise, sur la part des rémunérations les plus importantes dans la masse salariale globale de la société ne pouvait être considérée comme revêtue du caractère confidentiel.
Cette information intéresse directement les salariés, tant au regard des négociations annuelles dans l’entreprise que compte tenu des termes d’une note de service déjà diffusée et qui envisageait une réduction de la masse salariale. La divulgation de cette information n’est donc pas de nature à compromettre gravement le devenir de l’entreprise, il s’agit de la seule répartition des salaires dans la société.

Récemment, la Cour de cassation a rappelé que pour se prévaloir de la confidentialité, l’employeur doit :

• non seulement déclarer l’information comme confidentielle ;
• mais aussi justifier, par des éléments objectifs, le caractère confidentiel des informations. C’est-à-dire prouver en quoi elles peuvent nuire aux intérêts légitimes de l’entreprise si elles sont divulguées.

Arrêt de la Cour de cassation, chambre sociale, 5 novembre 2014, n° 13–17270 (pdf | 10 p. | 66 Ko)

Télécharger gratuitement

Dans cette affaire, l’employeur avait, dans le cadre d’une procédure d’information-consultation liée à un projet de restructuration, remis un « projet de réorganisation et d’adaptation » intégralement classé comme confidentiel. Mais il n’avait pas justifié de la nécessité d’assurer la protection de l’ensemble des données contenues dans ces documents. Du coup, la Cour de cassation a jugé qu’il avait porté une atteinte illicite aux prérogatives des membres du comité d’entreprise et qu’il fallait reprendre depuis le début la procédure d’information-consultation.

Les garanties du respect de l’obligation de discrétion

Le Code du travail garantit le respect du devoir de discrétion des représentants du personnel :

• les membres du comité d’entreprise, les représentants syndicaux et les membres du comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail sont tenus à une obligation de discrétion à l’égard des informations revêtant un caractère confidentiel et présentées comme telles par l’employeur ;
• ils sont tous tenus au secret professionnel pour toutes les questions relatives aux procédés de fabrication.

Plusieurs solutions sont possibles pour s’assurer du respect de cette obligation de discrétion.

Déclarer le caractère confidentiel des informations

Comme nous venons de l’évoquer, l’obligation de discrétion ne vaut, en principe, que pour les informations qui ont été déclarées confidentielles.

Il est donc conseillé aux employeurs d’inscrire l’obligation de confidentialité au procès-verbal de chaque réunion où sont délivrées des informations sensibles. Celui-ci attestera, en cas de litige, que vous avez demandé expressément de garder le secret de telle information pour une période donnée.

La preuve d’une déclaration expresse et préalable de la confidentialité des informations peut découler d’autres éléments que le procès-verbal, puisque ce dernier ne fait foi que jusqu’à la preuve contraire.
Ainsi, la confidentialité clairement indiquée sur les documents vaut déclaration expresse et préalable.

S’agissant des documents qui sont ajoutés directement par l’employeur dans la BDES, la meilleure solution reste ainsi d’indiquer clairement sur le document qu’il est confidentiel.

Insérer une clause de confidentialité

Vous pouvez prévoir un avenant au contrat de travail du représentant du personnel qui a accès à la base de données économiques et sociales, prévoyant une clause de confidentialité.

Il faut toutefois obtenir l’accord de chaque salarié concerné et définir la durée du caractère confidentiel des informations à respecter.

Autre solution : prévoir une charte de confidentialité avant chaque usage de la BDES que vous faites signer à vos utilisateurs RP.

Mettre en place d’un système de traçabilité

Un système de traçabilité des connexions à la base de données économiques et sociales des représentants du personnel peut être installé. Ils se connectent via leurs identifiant et mot de passe, il est alors possible de connaître quel document est consulté et à quelle heure.

Quant à l’impression de certains documents, un logiciel faisant apparaître la date et le nom de la personne connectée peut être installé.

Les Editions Tissot proposent un outil pour créer sa BDES qui vous aide à garantir la confidentialité des informations de la BDES. Ainsi, pour éviter qu’un document confidentiel soit répandu, lorsque vos représentants du personnel l’imprimeront une mention confidentielle ainsi que le nom de la personne l’ayant téléchargé et la date apparaitront. Pour utiliser cet outil, il suffit de vous rendre sur le site www.bdes-online.fr.

Juliette Lorthoy

Cour de cassation, chambre sociale, 5 novembre 2014, n° 13–17270 (pour se prévaloir de la confidentialité, l’employeur doit déclarer l’information comme confidentielle et justifier par des éléments objectifs le caractère confidentiel des informations)