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Je mets en place ma base de données économiques et sociales

Publié le par dans Relations avec les représentants du personnel.

Votre comité d’entreprise vous demande quand la base de données économiques et sociales (BDES) sera mise en place dans l’entreprise. La loi l’impose déjà dans les entreprises d’au moins 300 salariés et la rend obligatoire à compter du 14 juin 2015 pour les entreprises d’au moins 50 salariés. Nous vous proposons ce mois-ci de relever le challenge suivant : réussir la création rapide et à moindre coût de cette base de données.

C’est la loi de sécurisation de l’emploi du 14 juin 2013 qui impose aux employeurs de prévoir une base de données regroupant toutes les informations remises de façon régulière aux représentants du personnel. Son absence peut entraîner la reconnaissance d’un délit d’entrave à l’encontre de l’employeur et remettre en cause la validité juridique des grands projets économiques de l’entreprise. La création de la BDES nécessite de s’interroger sur trois points : quoi, comment et qui ?

BDES : choisir la forme de la base de données

Vous disposez d’une grande liberté apparente sur la forme de cette BDES. Classeur papier, tableur, logiciel développé en interne ou interface externe accessible en ligne. Le choix appartient exclusivement à l’employeur. Néanmoins, pour des raisons pratiques, certaines solutions doivent être éliminées. Votre entreprise compte des représentants du personnel travaillant souvent en déplacement ou sur un site distinct du siège ? Le papier doit être abandonné car un accès à distance sera nécessaire. Vous ne souhaitez pas consacrer un budget important pour la conception d’un logiciel interne et ne disposez pas du temps et des compétences nécessaires en interne ? Il vous faudra vous tourner vers une solution externe. Notre site internet « BDES-online.fr » vous permet ainsi de concevoir gratuitement votre BDES très facilement et rapidement.

BDES : construire le plan de la base de données

Un décret en date du 27 décembre 2013 est venu imposer un plan à respecter pour la réalisation de la BDES. Toutes les informations à inclure dans la BDES doivent être réparties dans les différentes rubriques prévues. 8 grandes sous-parties sont décrites par le décret. Lors de la construction de votre BDES, vous ne devrez pas oublier que, pour chaque rubrique, vous devrez donner aux représentants du personnel les données de l’année en cours, des deux années précédentes (sauf au démarrage de la BDES) ainsi que des prévisions pour les 3 années à venir. Cela fait beaucoup d’informations à gérer et à intégrer dans votre base ! Il est important de prendre en compte les besoins de stockage, de confidentialité, de facilité de lecture et d’utilisation, ce que met à votre disposition notre outil en ligne « BDES-online.fr ».

BDES : prévoir les accès à la base de données

Il ne faut pas oublier que cette base de données est destinée à vos représentants du personnel. Si aucune obligation juridique ne l’impose, il reste conseillé d’échanger au préalable avec vos représentants du personnel sur le futur fonctionnement de votre BDES. Qui doit avoir accès à la BDES ? Tous vos représentants du personnel ou syndicaux présents dans l’entreprise à l’exception du responsable de section syndicale, du RSCHSCT et des délégués du personnel (lorsqu’un comité d’entreprise existe bien dans l’entreprise). Pour les autres, il vous faudra réfléchir aux accès à la BDES. Ouvre-t-on toute la base à chaque bénéficiaire ou limite-on l’accès aux informations concernant chaque mandat ? Le site internet « BDES-online.fr » vous permet de choisir très facilement d’ouvrir ou de restreindre les accès à chaque information déposée dans la BDES. Et une procédure d’alerte vous permet de notifier à chaque bénéficiaire toute nouvelle information mise à sa disposition.

Cette base de données économiques et sociales, élément central de la nouvelle organisation des échanges d’information entre employeur et représentant du personnel, reste complexe à créer et à entretenir au quotidien. Se poser les bonnes questions en amont permet d’éviter les mauvaises surprises.

Le site internet « BDES-online.fr » est la solution la plus simple pour répondre à votre obligation de mise en place de la base de données économiques et sociales. Offre évolutive, accompagnement technique, modèles de documents juridiques, tout est mis en œuvre pour faciliter son installation.

Pour vous aider dans la réussite du challenge de ce mois-ci, nous vous invitons à découvrir notre site internet « BDES-online.fr ». Accessible depuis le 20 octobre 2014, il vous permet de créer immédiatement et gratuitement votre BDES et de la faire évoluer selon les besoins de votre entreprise et le renouvellement de vos instances représentatives du personnel.

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