L’entretien préalable de licenciement : une étape-clé de la procédure

L’entretien préalable est obligatoire dans toutes les procédures de licenciement, quel qu’en soit le motif (personnel ou économique), exception faite des licenciements économiques d’au moins 10 salariés sur une période de 30 jours dans les entreprises dotées de représentants du personnel.

Le but de l’entretien préalable est d’organiser un face-à-face avec le salarié afin de lui exposer les raisons qui vous amènent à envisager un licenciement et pour qu’il tente de vous en dissuader.

Convocation du salarié à un entretien préalable de licenciement

L’employeur, ou son représentant, qui envisage de licencier un salarié pour motif personnel ou économique (sauf exception) doit, avant toute décision, convoquer l’intéressé à un entretien préalable de licenciement.

Cette convocation doit être faite par lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR) ou lettre remise en main propre contre décharge datée et contresignée par le salarié (Code du travail, art. L. 1232–2).

Il est également possible de faire appel à un transporteur de courrier si ce recours permet de justifier des dates d’expédition et de réception de la convocation à un entretien préalable.

Vous pouvez également faire appel à un huissier de justice pour transmettre la lettre de convocation à l’entretien préalable. Mais ce dernier ne peut pas assister à l’entretien préalable.

La lettre de convocation à entretien préalable doit obligatoirement comporter certaines mentions.

La lettre de convocation doit indiquer l’objet de l’entretien

L’employeur ne peut pas se contenter de faire référence à une sanction éventuelle. L’éventualité d’un licenciement doit être mentionnée sans équivoque (Code du travail, art. L. 1232–2). Il n’est en revanche pas nécessaire, à ce stade de la procédure, de rentrer davantage dans le détail.

La lettre doit indiquer la date et l’heure de l’entretien

Dans la plupart des cas, l’entretien préalable se déroule durant le temps de travail du salarié. Mais ce n’est pas une obligation.

Le salarié peut être convoqué en dehors de son temps de travail. Dans ce cas, il devra être indemnisé s’il prouve qu’il subit un dommage (par exemple, indemnisation du temps passé en entretien payé comme du temps de travail, problème de garde d’enfant, etc.).

La lettre de convocation doit indiquer le lieu de l’entretien

En principe, l’entretien préalable de licenciement se déroule sur le lieu de travail du salarié ou au siège social de l’entreprise. Vous ne pouvez déroger à ce principe que si vous justifiez de raisons qui rendent impossible la tenue de l’entretien au siège ou sur le lieu de travail. Sinon, la procédure est irrégulière.

Il a été jugé que l’employeur ne peut pas convoquer un salarié à un entretien préalable de licenciement dans les locaux d’une filiale située à 50 km du siège de l’entreprise sous le prétexte d’éviter au salarié que l’entretien se déroule sur le lieu de la concession où il était chef de site, devant les salariés travaillant sous ses ordres. Pour les juges, la raison invoquée par l’employeur n’était pas « suffisamment sérieuse » pour délocaliser l’entretien.

La lettre de convocation doit mentionner la possibilité offerte au salarié de se faire assister

Celui-ci peut, dans tous les cas, se faire assister par une personne de son choix appartenant à l’entreprise. La plupart du temps, il s’agit d’un salarié investi d’un mandat de représentant du personnel, mais cela n’est nullement obligatoire.

En l’absence d’institutions représentatives du personnel, le salarié peut se faire assister par un conseiller de son choix inscrit sur une liste tenue à sa disposition à la section de l’inspection du travail compétente pour l’établissement ou à la mairie de son domicile si le salarié réside dans le même département que l’établissement, sinon l’adresse de la mairie du lieu de travail (Code du travail, art. D. 1232–5).

Cette liste a un caractère départemental. Lorsque le salarié ne demeure pas dans le département où est situé l’établissement, la référence de la mairie du domicile du salarié est sans aucune utilité. La liste affichée dans cette mairie ne sera pas celle à laquelle pourra se référer le salarié pour choisir un conseiller. Dans cette situation, seule l’adresse de la mairie du lieu de travail présente un intérêt pour le salarié.

Précision, si l’entretien préalable a lieu dans un autre département que celui du lieu de travail du salarié, il convient d’indiquer :

• l’adresse de l’inspection du travail du département où a lieu l’entretien ;
• l’adresse de la mairie du domicile du salarié si le salarié est domicilié dans le même département que celui où a lieu l’entretien ou l’adresse de la mairie du lieu de l’entretien si le salarié est domicilié dans un autre département.

Pour vous aider dans la rédaction de cette lettre, nous mettons à votre disposition un modèle de convocation à un entretien préalable au licenciement qui est extrait de notre documentation « Modèles commentés pour la gestion du personnel ».

Licenciement non disciplinaire : convocation à entretien préalable

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Délai entre la convocation et l’entretien

L’entretien ne peut avoir lieu moins de 5 jours ouvrables après la présentation de la lettre de convocation à entretien préalable.

C’est-à-dire que l’entretien ne pourra se dérouler qu’à partir du 6e jour, puisque le point de départ de ce délai se situe au lendemain du jour de la 1e présentation de la lettre ou de sa remise en main propre.

Ce délai doit permettre au salarié de prendre éventuellement contact avec un conseiller extérieur à l’entreprise. Il est possible que le salarié et le conseiller se rencontrent avant l’entretien pour mettre au point leur ligne de défense, mais cela doit se faire à l’extérieur de l’entreprise.

Déroulement de l’entretien préalable

Qui mène l’entretien préalable ?

C’est à l’employeur que revient la tâche de mener à bien l’entretien.

Vous pouvez vous faire représenter par une personne appartenant à l’entreprise ayant le pouvoir d’embaucher et de licencier, telle que le DRH ou le chef d’établissement.

Il ne vous est pas possible de mandater une personne extérieure à l’entreprise (avocat ou expert-comptable par exemple).

Assistance de l’employeur

L’assistance de l’employeur lors de l’entretien préalable n’est pas envisagée par le Code du travail.

Pourtant, la jurisprudence autorise la présence, au côté de l’employeur, d’une personne appartenant obligatoirement à l’entreprise, pour autant que cette assistance ne porte pas atteinte aux intérêts du salarié, en raison d’une intimidation par exemple.

Ce sera notamment le cas si vous vous faites assister par un nombre trop important de personnes.

Il a ainsi été jugé que l’assistance de l’employeur par trois personnes détourne l’entretien de son objet et le transforme en enquête.

Que faire si le salarié ne se présente pas à l’entretien préalable ?

La loi ne vous fait peser qu’une obligation de convoquer le salarié à un entretien préalable de licenciement : elle n’impose pas que l’entretien ait obligatoirement lieu.

De même, il importe peu que le salarié refuse de signer la lettre de convocation à l’entretien préalable ou qu’il n’aille pas chercher la lettre de convocation à la poste si elle lui a été adressée en LRAR.

La formalité de l’entretien étant faite dans l’intérêt du salarié, il serait en effet trop facile que celui-ci puisse rallonger la procédure en différant sans cesse l’entretien.

Si le salarié ne se rend pas à l’entretien, la procédure se poursuit normalement.

Si vous avez régulièrement convoqué le salarié, vous n’êtes pas tenu de différer la date de l’audition si le salarié, indisponible, ne peut pas s’y rendre.

Dernières précisions…

L’entretien préalable est un face-à-face individuel qui ne peut être remplacé ni par une conversation téléphonique, ni par un entretien informel. Ce caractère strictement individuel signifie que l’employeur ne peut pas organiser des entretiens préalables collectifs, mêmes si les salariés dont le licenciement est envisagé ont commis les mêmes faits fautifs ou sont concernés par une même mesure de licenciement économique.