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L’interview du mois : l’indemnisation de frais professionnels liés à l’utilisation du véhicule personnel

Publié le par dans Rémunération BTP.

Marc Samson, responsable des ressources humaines dans une entreprise du BTP, revient pour nous sur la question de l’indemnisation de frais professionnels liés à l’utilisation du véhicule personnel.

Que faire lorsque le nombre de kilomètres réels dépasse le nombre escompté et fait basculer le remboursement au-delà des limites d’exonération ?

Marc Samson : Vous pouvez, dans ce cas, faire des régularisations en fin d’année. Deux méthodes sont à votre disposition. La première consiste à faire la régularisation directement sur la fiche de paie de décembre en déduisant du net à payer le montant perçu en trop par le salarié, en mentionnant clairement qu’il s’agit d’une régularisation. La seconde méthode est de déduire le trop-payé progressivement sur les remboursements suivants d’indemnités kilométriques (ce qui permet d’étaler le remboursement) et le mentionner sur le tableau récapitulatif des déplacements.

L’essentiel est ici de pouvoir prouver à l’administration sociale ou fiscale qu’il y a eu régularisation.

La réalité d’un déplacement peut-elle être remise en cause par l’administration sociale ou fiscale, notamment lorsqu’il n’y a pas d’autres justificatifs que l’indication d’un lieu de déplacement, d’une date et d’un (vague) motif ?

M.S. : Si l’indemnité versée correspond au barème fiscal, l’indication du véhicule, du lieu, du nombre de kilomètres effectués et de l’objet du déplacement suffit. Si elle est supérieure au barème, un justificatif est indispensable.

Le salarié peut-il obtenir une indemnité de transport ou le remboursement des frais kilométriques engagés pour effectuer le trajet domicile/travail ?

M.S. : L’indemnité de transport tel que spécifié dans la convention collective du Bâtiment, ne vous permet que de « dédommager » le salarié, lorsqu’il se rend sur les chantiers par ses propres moyens. Si vous payez cette indemnité alors qu’il se rend à son lieu de travail habituel (siège), il s’agit alors d’un avantage en nature soumis à cotisations sociales au même titre qu’une prime par exemple.

Par contre, il peut bénéficier d’une indemnité de transport lorsqu’il ne peut se rendre à son travail autrement qu’en voiture (endroit non desservi par les transports en commun, horaires de travail particuliers, éloignement du lieu de travail dû à des contraintes professionnelles ou familiales, et non pour convenance personnelle) et que vous le remboursez suivant les frais kilométriques.

Les conditions de remboursement sont, dans ce cas, similaires aux précédentes, sous réserve de présenter les justifications de la distance séparant le domicile du lieu de travail, de la puissance fiscale du véhicule, du nombre de trajets effectués chaque mois, et d’une attestation mentionnant qu’il ne transporte pas une autre personne de l’entreprise bénéficiant des mêmes indemnités.

Par ailleurs, ses frais de parking peuvent aussi lui être remboursés et déduits de l’assiette des cotisations, s’il est avéré qu’il ne peut garer son véhicule gratuitement sur le lieu de travail ou à proximité.

Comment indemniser un ouvrier qui se rend, la même journée, sur différents chantiers, situés dans des zones différentes ?

M.S. : Si le salarié intervient dans des zones différentes, vous devez l’indemniser en prenant le montant de la zone la plus éloignée. Par exemple, s’il est en zone 4 le matin et en zone 2 l’après-midi, vous lui appliquerez le barème de la zone 4.

En revanche, le temps passé pour atteindre les chantiers sera rémunéré en temps de travail normal.

Dois-je indemniser un salarié qui se rend à un chantier à 4 km du siège social ?

M.S. : C’est le cas si vous remboursez en indemnité de transport, mais l’Administration n’a pas prévu de limite d’exonération pour les distances aller/retour inférieures à 5 km. Par conséquent, pour les chantiers en zone 1a, il n’y a pas d’exonération, sauf à hauteur de 4 euros par mois.

Dois-je effectuer un suivi annuel du kilométrage effectué ?

M.S. : Le dépassement des limites d’exonération coûte cher. Il est primordial de contrôler le nombre de kilomètres effectués par chaque salarié, pour voir s’il ne faut pas changer de tranche. En effet, si le remboursement est supérieur aux limites d’exonération, vous devrez démontrer que les frais étaient bien de nature professionnelle.

Puis-je rembourser des frais en l’absence de justificatifs ?

M.S. : Le manque de rigueur dans les justificatifs est fréquent et conduit souvent à une réintégration des sommes correspondantes dans l’assiette soumise aux cotisations sociales et à l’impôt. Si un salarié vous demande un remboursement, alors qu’il manque des éléments sur le tableau récapitulatif, ne le remboursez pas tant qu’il n’aura pas rempli correctement le tableau.

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