L’interview du mois : les indemnités de déplacements dans le BTP

Comment rémunérer les frais de déplacement des ETAM et des cadres ?

Clara Vasseur : Concernant les ETAM et les cadres, il est prévu par les conventions collectives applicables un remboursement des frais de déplacement sur justificatifs, lorsqu’il s’agit d’un déplacement effectué à la demande de l’employeur.

Il est possible de prévoir au préalable des montants forfaitaires ou plafonds de remboursement afin de limiter le coût de ces déplacements.

Pour les indemnités kilométriques, l’indemnisation est également libre : fourniture d’une voiture payée par l’entreprise, remboursement sur la base du barème fiscal ou sur un montant fixe par kilomètre.

Les remboursements de frais de déplacement seront exonérés de charges sociales dans la limite des barèmes légaux en vigueur (revalorisés chaque année).

L’employeur peut-il participer aux frais de carburant pour trajets jusqu’au lieu de travail des salariés ?

C. V. : Contrairement à la participation de 50 % sur les abonnements de transports, aider les salariés à financer les frais de carburant pour leurs trajets domicile/travail quand ils ne peuvent prendre les transports en commun est facultatif.

Voici trois cas où les frais de carburant pour trajets domicile-lieu de travail ouvrent droit à cette participation :

• le salarié habite hors d’une zone couverte par les transports en commun ;
• ses horaires de travail ne lui permettent pas de prendre les transports en commun ;
• il utilise sa voiture personnelle pour les déplacements domicile/lieu de travail.

Les salariés ayant une voiture de l’entreprise à disposition ou pour lesquels l’entreprise organise gratuitement le transport ne sont donc pas concernés, ni ceux logés près de l’entreprise.

Cette mise en place doit se faire après consultation du comité d’entreprise ou des délégués du personnel.

L’employeur doit pouvoir justifier des modalités de la prise en charge en fonction du déplacement domicile/lieu de travail de chaque salarié et doit demander aux salariés de justifier les dépenses engagées.

La participation de l’employeur aux frais de carburant est exonérée de charges sociales et d’impôt sur le revenu dans la limite de 200€/an/salarié.

Une indemnité de trajet est-elle due, dans le cadre d’un contrat d’apprentissage, pour les jours passés en formation ?

C. V. : La question de l’indemnité de trajet dans le cadre d’un contrat d’apprentissage se pose régulièrement.

L’employeur n’est pas tenu de prendre en charge les déplacements ou de verser une indemnité de trajet à l’apprenti qui se rend en formation.

En effet, ces frais sont en principe à la charge du titulaire du contrat d’apprentissage. Il peut toutefois bénéficier d’indemnités de trajet ou de remboursement de frais de déplacement, sur présentation de justificatifs, par le centre de formation des apprentis (CFA) dont il dépend.

Par ailleurs, certaines régions prennent en charge tout ou partie des frais de transport de l’apprenti entre son domicile et le CFA.

Peut-on modifier le mode de calcul des indemnités de déplacement ?

C. V. : L’employeur qui souhaite modifier le mode de calcul des indemnités de déplacement doit d’abord déterminer si le fonctionnement actuel est un élément essentiel d’un ou plusieurs contrats de travail, s’il fait l’objet d’un accord collectif ou s’il fait partie des usages de l’entreprise.

Définir la source de cet avantage permettra de déterminer les possibilités de l’employeur et la procédure applicable.

Ainsi les indemnités de déplacement des ouvriers du Bâtiment, qui constituent une obligation conventionnelle, sont calculées en fonction d’un barème prévu par la Convention collective nationale. L’employeur doit donc utiliser au minimum le mode de calcul prévu en fonction de sa région.

Si le mode de calcul des indemnités de déplacement est prévu au contrat de travail, il faut appliquer la procédure de modification d’un élément essentiel du contrat de travail en déterminant au préalable s’il s’agit d’une modification pour motif économique ou non.

Si le mode de calcul des indemnités de déplacement fait l’objet d’un accord collectif d’entreprise ou d’établissement, il pourra être modifié en dénonçant ou en révisant cet accord collectif en respectant les procédures légales prévues.

Enfin, si le mode de calcul des indemnités de déplacement a été mis en place par un usage dans l’entreprise, il pourra être revu en dénonçant l’usage selon la procédure prévue.