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La check-list : un outil d’efficacité à valoriser

Publié le par dans Management.

Tous les métiers conduisent à réaliser la plupart des tâches de façon répétitive, d’autres seulement de temps à autre et enfin certaines très rarement. Le métier de manager n’échappe pas à cette règle. Les premières sont celles que vous réaliserez les « yeux fermés ». Vous en êtes un expert. Mais déjà pour les deuxièmes et surtout les troisièmes, vous aurez besoin d’un outil essentiel : la check-list !

La check-list : déjà une vieille histoire derrière elle

En 2006, l’Organisation mondiale de la santé met en place un groupe de travail pour répondre à une grande préoccupation : comment abaisser les risques de complication ou de mortalité postopératoires, qui, à cette époque, représentaient près de 17 % des opérations à travers le monde ? La réponse n’a été ni de créer de nouveaux outils opératoires particuliers, ni d’envoyer un rapport de 300 pages expliquant comment faire, ni d’accentuer la formation des chirurgiens sur « L’importance des risques postopératoires », mais juste de créer une… check-list. Celle-ci comportait 19 points à prendre en compte*. Elle a été créée par le chirurgien nord-américain Atul Gawande**. L’origine de sa proposition provenait de ses longues années d’expérience au sein de l’hôpital de Boston où il intervient, mais également de son contact avec le service des procédures au sein de l’avionneur Boeing. Ce service, créé dès la Seconde Guerre mondiale, est devenu un spécialiste mondial de la diffusion de check-lists pour les pilotes, répondant aux multiples aléas pouvant survenir en vol. Le résultat après seulement 3 mois d’utilisation de sa check-list, par un premier groupe d’équipes opératoires dans le monde, a montré un taux de complication qui a chuté de 36 % et de mortalité de 47 % !

Un outil pour vous et pour votre équipe

Dans votre environnement professionnel, vous avez beaucoup de tâches diverses à assurer. Certaines, par leur exécution quotidienne, sont faites systématiquement sous forme de réflexe. Celles plus rares, en revanche, peuvent demander un effort de mémoire qui peut laisser passer beaucoup d’erreurs ou d’oublis. Par exemple, en tant que manager, ce n’est pas tous les jours que vous devez accueillir un nouvel arrivant dans votre équipe ou recadrer un de vos collaborateurs. Il en va de même pour les actions réalisées par les membres de votre équipe, dans leur propre métier. Une check-list des points clés à aborder vous y aidera et les aidera. Cependant elle n’est pas simplement une quelconque liste de phrases ou d’expressions demandant à faire des choses. Son but est d’être rapidement lisible et de donner d’emblée, sans autre réflexion, une vision claire de ce qu’il faut faire.

Les erreurs à éviter

Un travail, quel qu’il soit, est complexe et relève de plusieurs domaines ou de différentes dimensions. La check-list doit être de son côté claire et illustrative. Il vous faut donc en limiter la précision aux aspects les plus pertinents pour son utilisation. Jusqu’à quel niveau de détail descendre ? Il n’y a pas de réponse absolue à cette question. C’est à vous-même de déterminer le moment où vous avez obtenu les informations que vous cherchiez à formaliser.

Il importe également que les points clés à prendre en compte soient décrits en termes précis. Utilisez les verbes d’action formulés à l’impératif. Par exemple préférez « Détecter les dimensions du coffret » à « Détection des dimensions du coffret ». De même, les détails à propos des outils ou des équipements utilisés, des conditions ou de certaines contraintes importantes dans lesquelles ont lieu les actions et les décisions, doivent être apportés.

Enfin, le rôle du collectif est important. Certes, vous-même, comme vos collaborateurs, pouvez établir une check-list qui vous concerne personnellement. Cependant, dès que cela concerne un aspect commun à l’équipe, alors il faut l’établir en commun pour assurer sa complète utilisation.
Votre valorisation des check-lists comme outil d’efficacité est un rôle clé en tant que manager, pour vous-même comme pour vos collaborateurs.

Pour vous aider dans vos missions, les Editions Tissot vous proposent leur documentation « Management : gérer son équipe au quotidien ».


*Sept points de vérification avant l’anesthésie, sept autres points après anesthésie et avant incision, enfin cinq points avant que le patient ne quitte le bloc opératoire.
**Atul Gawande, The Checklist Manifesto: How to Get Things Right, Edition Penguin Books India, 2014. A priori pas traduit à ce jour.

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