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La fiche de poste

Publié le par dans Embauche.

La fiche de poste est un outil de gestion qui a un triple but : la clarification des rôles et des responsabilités ; l’amélioration du déroulement du recrutement dans le cas d’un poste à pourvoir ou de la mutation dans le cas d’un poste existant ; la possibilité de vérifier la bonne adéquation des résultats obtenus en fonction des objectifs définis. Quelles mesures devez-vous prendre pour que la fiche de poste soit efficace ?

L’établissement d’une fiche de poste trouve son utilité dans le cadre :

  • d’un processus de recrutement ;
  • d’une réorganisation de l’entreprise ;
  • d’une démarche qualité.

Élaborer la fiche de poste en définissant les besoins de l’entreprise ou du service

La fiche de poste  doit découler des principaux besoins de l’entreprise ou du service. Une réflexion objective sur ces besoins (qu’ils soient immédiats, à moyen ou long terme) constitue donc la base de la construction d’une fiche de poste performante.

Vous pouvez les lister selon vos priorités et les classer en 3 catégories en fonction de leur impact sur le fonctionnement de l’entreprise ou du service :

  • besoins immédiats : dossiers urgents ou opérations en lien direct avec le fonctionnement de l’entreprise ou du service ;

Secrétariat courant, suivi administratif lié à la gestion du personnel et au suivi de la production.
  • besoins à moyen terme : dossiers non urgents ou opérations dont le report de traitement de plusieurs semaines ne perturbe pas le fonctionnement de l’entreprise ou du service ;

Gestion directe de certains dossiers (communication externe, contrats d’assurance, contrats de téléphonie et d’accès à Internet, etc.).
  • besoins à long terme : dossiers de fond dont le report de traitement de plusieurs mois ne perturbe pas le fonctionnement de l’entreprise ou du service.

Document unique, démarche qualité et environnementale.

Construire la fiche de poste

Une fois ces besoins identifiés, la fiche de poste peut être construite en se concentrant sur 4 éléments principaux :

  • la raison d’être du poste : elle exprime en quelques lignes le « pourquoi » du poste dans l’entreprise. Il s’agit de situer la nature du poste, son domaine, sa mission globale en définissant succinctement sa finalité et ses principales caractéristiques ;
  • la nature et l’étendue des activités : il est indispensable de préciser les missions inhérentes au poste, en distinguant éventuellement les missions « principales » des missions « secondaires » et leurs activités correspondantes ;
  • l’environnement de travail (interne/externe) : il est nécessaire de cadrer le poste dans son environnement :
    • la place du poste dans l’organigramme permet de définir son lien hiérarchique précis et de le situer plus globalement dans l’organisation de l’entreprise, en déterminant à quels autres postes il est éventuellement rattaché (postes collatéraux et subordonnés),
    • les contraintes, opportunités ou éléments favorables liés à l’environnement de travail sont aussi des facteurs importants à décrire (notamment les avantages liés au poste : compte épargne entreprise, intéressement, participation, titre restaurant, etc.),
    • la définition des relations internes et externes permet de cerner l’étendue des responsabilités et le degré d’autonomie du poste,
    • la définition des moyens éventuellement mis à disposition (moyens en personnel, techniques ou financiers, délégations de pouvoirs) est à prévoir ;
  • la finalité du poste :
    • quels sont les objectifs propres au poste lui-même ?
    • quelle est la contribution du poste aux objectifs de l’entreprise ou du service ?

L’entreprise ou le service doit améliorer son image. Le titulaire chargé des opérations de communication soumet l’idée d’un nouveau logo. Dans le cadre de ses attributions, le titulaire se charge de la création du logo.

L’atteinte ou non de ces objectifs permettra notamment de déterminer l’efficacité du titulaire du poste.
N’oubliez pas que le titulaire du poste se trouve généralement le mieux placé pour effectuer lui-même la fiche de poste qu’il occupe. Dans l’exemple, il serait tout à fait judicieux d’élaborer la fiche en collaboration avec votre assistante de direction.

Définir les compétences requises

Le poste doit ensuite être « spécifié », c’est-à-dire qu’à partir du descriptif, il faut se poser la question suivante : « Quels sont les savoirs et requis nécessaires pour tenir ce poste de manière satisfaisante ? ».

La réponse à cette question permet de dresser un profil de compétences générales, techniques et comportementales.

Ce profil se détermine au travers du « savoir », du « vouloir » et du « pouvoir » :

  • savoir : ensemble de connaissances théoriques, techniques et générales acquises ;
  • savoir-faire : ensemble de connaissances pratiques maîtrisées ;
  • savoir-faire faire : capacité à commander/déléguer ;
  • savoir être : ensemble des comportements et attitudes nécessaires ;
  • vouloir faire : motivation pour les différents aspects d’une fonction ;
  • pouvoir faire : capacités pour accomplir une mission.

Une fois mise en place, la fiche de poste permettra :

  • d’identifier clairement les domaines de compétences et les niveaux requis ;
  • de délimiter précisément le champ d’action du titulaire ;
  • de constituer un outil de base à l’entretien professionnel ;
  • d’identifier les besoins en formation nécessaires à toute évolution.

Cette fiche est extraite de notre documentation « Gérer le personnel ». Retrouvez les rubriques « Evitez les erreurs », « Questions/Réponses », « Notre conseil », en téléchargeant gratuitement l’intégralité de cette fiche :

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