La pratique de l’abattement pour frais professionnels : bien respecter les formalités

Pour disposer d'informations plus récentes, vous pouvez consulter notre article « Déduction forfaitaire spécifique BTP : une refonte annoncée du BOSS actant une disparition progressive ».

Déterminer les salariés qui peuvent bénéficier de l'abattement de 10 %

Pour pouvoir appliquer l'abattement de 10 %, votre entreprise doit appartenir au secteur du Bâtiment et des Travaux publics.

L'abattement de 10 % pour frais professionnels est un avantage accordé aux salariés sous 2 conditions :

• le salarié doit effectuer des déplacements et recevoir en contrepartie des indemnités : en effet, seuls les salariés exerçant une activité non-sédentaire peuvent bénéficier de l'abattement de 10 %. Si vous êtes menuisier par exemple, vous pouvez appliquer l'abattement pour votre salarié qui travaille en chantier, alors que vous ne pourrez pas le faire pour celui qui travaille en atelier. En effet, ces derniers n’ont pas à supporter de frais professionnels supplémentaires résultant des déplacements quotidiens sur chantier ;
• la base de calcul des cotisations ne doit pas être inférieure à une assiette minimale, qui correspond généralement au SMIC calculé proportionnellement à la durée de travail du salarié, à laquelle on ajoute l'ensemble des primes, majorations et indemnités d'origine légale ou conventionnelle, ainsi que les avantages en nature.

Il est nécessaire que le salarié supporte effectivement la charge des frais professionnels lors de son activité, et vous devez disposer des justificatifs le démontrant. En cas de contrôle relatif à cette obligation pour des périodes courant jusqu'au 31 décembre 2022, l'URSSAF procédera uniquement à une demande de mise en conformité pour l'avenir. À compter du 1er janvier 2023, vous pourrez faire l'objet d'un redressement.

Ainsi, un salarié ETAM dont l'activité essentielle s'exerce en quasi-permanence sur les chantiers a droit, au même titre que l'ouvrier du Bâtiment proprement dit, à l'abattement de 10 %.

À l'inverse, un ouvrier du Bâtiment exerçant des fonctions sédentaires au siège social et n'effectuant sur les chantiers que des tournées plus ou moins occasionnelles ne peut se prévaloir de la déduction forfaitaire.

Mettre en place l'abattement de 10 %

Le chef d'entreprise prend la décision d'appliquer ou non l'abattement de 10 % pour frais professionnels.

En premier lieu, la décision de mettre en place ou non l'abattement pour frais professionnels est prise au niveau de la Direction. Il n'y a pas d'obligation de mettre l'abattement en place et personne ne pourra vous y contraindre.

Vous pouvez donc opter ou non pour cet abattement.

Dans le cas où vous souhaitez mettre en place l'abattement de 10 % pour frais professionnels, deux solutions s'imposent suivant que l'entreprise ait des représentants du personnel ou non.

L'entreprise dispose de représentants du personnel

Vous consulterez d'abord le comité social et économique (CSE). Si vous obtenez son accord, vous pourrez opter pour la déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels.

Cette position devra faire l'objet d'un accord collectif et devra figurer dans le contrat de travail de chaque salarié ou dans un avenant. A défaut, vous devrez informer chaque salarié par lettre recommandée avec AR de ce dispositif.

Absence de représentants du personnel dans l'entreprise

Dans ce cas, vous consulterez directement chacun de vos salariés concernés par lettre recommandée avec accusé de réception, ou par une remise en main propre contre décharge. Votre courrier devra être suffisamment précis, exposant toutes les conséquences de la décision que prendra votre salarié. Il devra vous retourner ce courrier signé (voir les modèles à télécharger), car il vous appartient de prouver qu'il a été informé des conséquences de l'application de la déduction sur la validation de ses droits. À défaut, en cas de contrôle URSSAF, le montant de la déduction sera réintégré dans l'assiette sociale.

Vous pouvez également insérer une clause sur ce sujet dans le contrat de travail des nouveaux embauchés.

Si ultérieurement le salarié changeait d'avis, il lui appartiendrait de vous en informer par écrit. Vous devrez alors prendre en compte sa demande dès l'année suivante.

Avis de l'expert :
Lorsque la déduction forfaitaire spécifique n'est pas prévue par accord d'entreprise ou accord donné par le comité social et économique, l'employeur doit chaque année réinformer les salariés concernés des avantages et inconvénients du mécanisme et les consulter pour recueillir leur choix pour l'année à venir. Cette consultation peut être réalisée par tout moyen conférant date certaine. L'employeur doit détenir une réponse d'accord ou de refus provenant du salarié (une absence de réponse vaut acceptation). Cette règle s'applique à compter du 1er janvier 2023. À défaut d'une telle consultation régulière, l'employeur s'expose à une réintégration sociale du montant déduit de l'assiette. Entre le 1er avril 2021 et le 31 décembre 2022, seulement une mise en conformité pour l'avenir peut être exigée en cas de contrôle URSSAF.

Pour cela, nous vous proposons le modèle « Interrogation périodique sur l'application de la déduction forfaitaire spécifique » extrait de la documentation « Social Bâtiment » :

Interrogation périodique du salarié bénéficiant de la déduction forfaitaire spécifique

Télécharger gratuitement

Bien connaître les avantages et inconvénients de l'abattement de 10 %

Si votre salarié décide d'opter pour l'abattement de 10 %, la base de calcul des cotisations sera le plus souvent minorée de 10 %. Les cotisations salariales et patronales seront plus faibles ; le coût sera moindre pour vous et votre salarié percevra un salaire net plus important.

Cependant, les conséquences de cette option pour votre salarié ne sont pas sans importance :

• en cas de maladie ou d'accident du travail, les indemnités journalières seront calculées sur son salaire brut abattu, elles seront donc plus faibles ;
• en cas de licenciement, ses indemnités chômage seront, elles aussi minorées, puisque calculées sur 90 % de son salaire brut ;
• lors de son départ à la retraite, ses années de versement seront, elles aussi, validées avec le salaire brut abattu, ce qui aura pour conséquence une pension moins importante.