La prise en charge des frais de transport engagés par les personnels de chantier

Une prise en charge facultative

Les salariés qui exercent leur activité sur plusieurs sites ou lieux de travail au sein d’une même entreprise, peuvent bénéficier d’une prise en charge des frais de carburant ou d’alimentation électrique* de leur propre véhicule, frais consécutifs aux déplacements imposés par leur activité. Sont visés aussi bien les trajets entre leur domicile et leurs différents lieux de travail, qu’entre ces sites de travail.

Dans le bâtiment, cette prise en charge peut être notamment accordée aux salariés qui travaillent ou interviennent simultanément sur plusieurs chantiers ou sites, à condition toutefois que l’employeur n’assure pas leur transport depuis leur résidence habituelle et entre leurs différents lieux de travail. Sont bien sûr exclus du bénéfice de cette mesure, les personnels qui bénéficient à titre permanent d’un véhicule mis à leur disposition par l’entreprise et qui assure la prise en charge des frais de carburant.

Des modalités à définir

Les conditions de prise en charge de ces frais doivent être fixées :

• Obligatoirement par accord d’entreprise, pour les entreprises soumises à l’obligation annuelle de négocier,
• Par décision unilatérale de l’employeur, soumise au préalable au comité d’entreprise ou aux délégués du personnel, dans les autres cas.

Cette mesure n’ayant pas de caractère obligatoire, il est possible de convenir d’une prise en charge totale ou au partielle de ces dépenses de transport. L’accord conclu ou la décision de l’employeur fixant dans ce cas librement le taux de cette prise en charge.

Une « prime transport » exonérée

La prise en charge par votre entreprise des frais de carburant (ou d’alimentation électrique) de ces salariés sera exonérée de toute cotisation et contribution salariale et patronale rendue obligatoire par la loi, dans la limite de 200 euros par an et par bénéficiaire. Cette exonération s’étend ainsi au versement de transport, à la taxe d’apprentissage, à la cotisation « formation professionnelle continue » et « construction » ainsi qu’à la taxe sur les salaires.

Afin de pouvoir justifier l’exonération de la prise en charge de ces frais, vous devez obtenir de chaque bénéficiaire, la copie de la carte grise de son véhicule.

La « prime transport » peut en revanche se cumuler avec le versement d’indemnités kilométriques. A la condition toutefois que le montant exonéré de cotisations (prime transport + indemnités kilométriques) n’excède pas le montant total des frais réels de transport supportés par le salarié qui utilise son propre véhicule. En cas de contrôle, vous devez là encore pouvoir justifier que les sommes versées par votre entreprise correspondent bien aux frais réellement engagés.

Afin de ne pas faire d’erreur dans la prise en charge des frais de transport, les Editions Tissot vous recommandent leur ouvrage « Gestion pratique des rémunérations du BTP » .

* Ces frais peuvent être assumés en tout ou partie par l’entreprise, pour les véhicules électriques ou hybrides rechargeables.

Florence Labbé