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Le livret d’accueil : un outil clé pour intégrer les nouveaux arrivants

Publié le par dans Embauche BTP.

Premier document remis à tout nouvel embauché, le livret d’accueil constitue un outil clé du processus d’intégration. Véritable support d’information, il permet au salarié de se guider au travers de l’entreprise et d’obtenir des réponses à ses questions. D’où l’intérêt de soigner sa rédaction et de le diffuser largement.

Formaliser le livret d’accueil

Remettre un livret d’accueil à tout nouvel embauché permet de l’accueillir et de l’intégrer dans les meilleures conditions. Et ce, qu’il soit recruté à titre permanent, pour la durée d’un chantier, sous contrat à durée déterminée ou en qualité d’intérimaire.

Attention : Le livret d’accueil n’est pas un pseudo règlement intérieur. Il vise à informer les nouveaux arrivants, mais n’a pas de caractère réglementaire. Il ne peut donc être opposé aux salariés.

Elément clé d’intégration, ce document permet de présenter dans les grandes lignes votre entreprise et d’indiquer au salarié quel sera son statut et ses conditions de travail. Il doit être une boîte à outils dans laquelle tout nouveau membre du personnel peut se plonger pour trouver des réponses concrètes à ses questions.

Construire un livret d’accueil impose de cibler précisément les personnes embauchées à qui ce document sera remis. Son élaboration impose donc de prendre en compte :

  • les différences de statut des nouveaux arrivants, compte tenu des modalités d’embauche : CDI , contrat de chantier, CDD, apprentis, intérimaires, etc. ;
  • les différences de profil. Selon la qualification des nouveaux embauchés, leur niveau de responsabilités, le métier qu’ils exercent, le lieu et les conditions d’exercice de ce métier, les informations à traiter par le livret peuvent varier.

Ainsi, sauf à prévoir des livrets d’accueil tenant compte des spécifiques propres à chaque catégorie de personnels ou à chaque métier, vous devez prévoir un livret suffisamment général pour vous adresser à la population la plus large possible.

Veillez également à ne pas diffuser d’informations contradictoires. Ainsi, si le règlement intérieur de votre entreprise a été modifié et que le livret d’accueil en reprend quelques éléments, pensez à l’actualiser, même s’il n’a pas en soi pas de valeur juridique.

Définir le contenu

La réglementation n’impose ni règles d’élaboration, ni contenu pour le livret d’accueil. En fonction de l’importance que vous souhaitez lui donner, de la taille de l’entreprise et de l’existence d’un règlement intérieur, ce document comportera un nombre plus ou moins important de rubriques.

   
N’hésitez pas à associez les salariés à l’élaboration et l’actualisation du livret d’accueil. Si vous le souhaitez, vous pouvez également solliciter l’avis des délégués du personnel, même si ces derniers n’ont pas à être obligatoirement consultés.

Le contenu de ce document peut se découper en plusieurs grands chapitres parmi lesquels figurent la présentation de l’entreprise et de ses activités. La rubrique des informations pratiques doit y occuper une place importante afin d’apporter à tout nouvel arrivant des réponses aux questions qu’il se pose : quel est son statut, ses horaires de travail, les modalités de prise de ses congés, etc. ? Une rubrique est également consacrée aux modalités d’intégration du salarié et à ses obligations, notamment en cas d’absence. Le livret d’accueil comporte enfin des informations ayant trait l’hygiène et la sécurité dans l’entreprise.

Si le contenu de ce livret est important, sa présentation l’est tout autant. Elle doit attractive et propice à des mises à jour régulières afin d’optimiser les coûts de sa réactualisation.

   
Privilégiez un format court et n’hésitez pas à rendre cet outil attractif visuellement en y intégrant des photographies, des schémas et dessins explicatifs.

Optimiser le document d’origine

Si le contenu du livret d’accueil est important, sa mise à jour régulière est elle aussi essentielle. Diffuser un livret d’accueil obsolète fera en effet perdre à ce document de son attractivité, voire sera source de contentieux.

Afin d’optimiser le livret d’accueil, interrogez vos chefs d’équipes, vos ouvriers de chantier, et même vos sous-traitants sur les améliorations qui peuvent y être apportées. Renouvelez cette démarche lors de chaque mise à jour.

En pratique, il n’existe pas de périodicité optimale pour ces mises à jour : tout dépend de l’ampleur des changements intervenus dans l’entreprise, de la taille du livret et donc de l’investissement exigé pour sa modification. Dans l’idéal, Il est conseillé d’envisager une refonte de ce document au moins tous les deux ans.


Pour plus de précision sur l’accueil des salariés, les Editions Tissot vous conseillent leur ouvrage « Gestion pratique du personnel et des rémunérations du BTP ».


Florence Labbé

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